Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente UtrechtManagementassistent bestuurs-en concernstaf

Managementassistent bestuurs-en concernstaf

Vacature

Dit doe je UtrECHT
Je ondersteunt één van de 3 directieleden van de bestuurs-en concernstaf (BCS) van de gemeente Utrecht op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied. De BCS is de stafdienst van de gemeente die de algemeen directeur, de (thema-)directeuren en het college van burgemeester & wethouders voorziet van ondersteuning en strategisch advies. Bij de directie ligt het accent op het verbinden van de inhoudelijke opgaven in de stad. Directieraadleden sturen ieder op een eigen thema of worden door het college of de algemeen directeur gevraagd sector overstijgende projecten te trekken. Daarnaast zijn de directieleden deel van het netwerk van integraal resultaatverantwoordelijk managers (IRM).

Concreet houdt dit in dat jij
  • Op secretarieel en organisatorisch gebied ondersteunt, in de breedste zin van het woord
  • Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen
  • Met plezier een complexe agenda en mailbox beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en niet belangrijk is in de agenda en mailbox en daarover helder communiceert
  • Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je manager
  • Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is
  • Een visitekaartje bent en optreedt als intermediair, je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties
  • Toegang hebt tot veel vertrouwelijke informatie en daar discreet mee omgaat
  • Samen met de andere assistenten een professionele ondersteuning aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning
  • Open staat voor vernieuwingen, en in staat bent om met verfrissende verbeteringen te komen
Dit is jouw werkplek
De assistenten maken onderdeel uit van de afdeling Staf-Office Management. Deze afdeling bestaat uit 25 bedrijfsvoering professionals en assistenten die met elkaar het management van de bestuurs- en concernstaf (BCS) ondersteunen.
De assistenten (momenteel 10, deels parttime, collega's) werken als een zelf organiserend team dat met elkaar de verantwoordelijkheid draagt voor de ondersteuning van het management als geheel. Je regelt met jouw collega's de planning en de bezetting op de secretariaten en werkt samen aan de doorontwikkeling van het secretariaat. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers.

Utrecht maken we samen met jou!
Wil je werken voor de snelst groeiende stad van Nederland? Dat is doen waar jij goed in bent en ervoor zorgen dat álle inwoners in Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en leven.

Utrecht groeit. Dat vraagt om nieuwe oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, onder andere op gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid en gezondheid. Wat in Utrecht nodig is, staat centraal in ons werk. Daarbij gaat onze aandacht naar oplossingen in het belang van inwoners, ondernemers en bezoekers. Dat doen we in de stad of vanuit ons opvallende en moderne stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal.

Dit breng je mee
  • Je bent in het bezit van een afgeronde secretaresse opleiding, minimaal MBO 4 /MBO plus niveau
  • Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring op dat niveau
  • Je bent bekend met de systemen die gebruikt worden of kunt deze je snel eigen maken (zoals Office, Ibabs, Zaaksysteem, Digiplaza)
  • Je hebt interesse in de werkwijze van een grote gemeentelijke organisatie, het lokale bestuur en een politiek georiënteerde omgeving en bij voorkeur ervaring hierin
  • Je krijgt energie van je werk en je beschikt over een groot inlevingsvermogen/sensitiviteit
  • Je bent leergierig en staat open voor ontwikkeling,
  • Competenties: dienstverlenend, accuraat, een teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld
Dit verdien jij
De gemeente Utrecht werkt het best als haar medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Dit bieden wij jou aan:
  • Een 32-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2335,- en
    € 3376,- (bedragen gebaseerd op 36 uur). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
  • Een jaaraanstelling op proef met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. We monitoren je vooruitgang regelmatig zodat je voldoende kansen hebt om je vaste aanstelling binnen te halen.
  • Inpassing in de aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
  • Een tegemoetkoming in de reiskosten voor de afstand woon-werk verkeer bij gebruik van het openbaar vervoer of fiets.
  • De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 16,8% van je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren.
  • Het verlof bij een fulltime dienstverband is 162 uur per jaar. Afhankelijk van je leeftijd krijg je misschien extra verlofuren.
  • Een collectieve zorgverzekering voor je gezin waarbij je keuze hebt uit drie zorgverzekeraars: CZ , IZA en Menzis. Je krijgt korting op de premie en je hebt mogelijk ook recht op een werkgeversbijdrage (afhankelijk van het gekozen pakket).
  • Korting op diverse verzekeringen van AON, VNG en Loyalis. Je kunt onder andere een auto-, inboedel-, woonhuis-, aansprakelijkheid-, rechtsbijstand-, nabestaandenpensioen- en arbeidsongeschiktheidsverzekering afsluiten.
  • Korting bij de Utrechtse zwembaden en sportscholen.
  • Een pensioenvoorziening bij het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP).
Is dit jouw baan? Solliciteer direct!
Enthousiast geworden om als assistent bij de BCS aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer direct online onder aan deze pagina- maar uiterlijk 15 januari.
Heb je vragen over de vacature, de organisatie of de procedure? Neem dan contact op met Jessica Waaijers, Hoofd Staf en OM, 06-444 567 71

Goed om te weten
Vakantieverlof dient zoveel mogelijk tijdens de recesperioden te worden opgenomen.
Binnen het team is een weekbezetting afgesproken die er in eerste instantie vanuit gaat dat je op vrijdag komt werken.

Reageren met motivatiebrief en cv uiterlijk 15 januari.
We laten je uiterlijk 18 januari weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek.
Gesprekken vinden plaats op donderdag 25 januari 2018.

Sollicitanten met een voorrangsstatus bij de gemeente Utrecht worden eerst gesproken. Wil je als her- en overplaatsbare kandidaat gebruik maken van je voorrangsstatus? Mail dan je sollicitatie naar het Loopbaancentrum.

De gemeente Utrecht wil een diverse en inclusieve organisatie zijn. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht.
Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. En die verwelkomen we.

Over Gemeente Utrecht
Utrecht is een van de grootste steden van Nederland. Met ongeveer 4.000 medewerkers zetten we ons in voor de stad en de mensen die er wonen, werken en op bezoek komen.

Mensen maken de organisatie

De gemeente Utrecht wil in direct contact staan met de bewoners van de stad. We werken voor en samen met hen aan een gezonde, slimme en inclusieve stad. Voor een inclusieve stad hebben we ook een inclusieve organisatie nodig. We willen dan ook graag dat de samenstelling van onze organisatie een afspiegeling van de stad is.

We letten op het geven van gelijke kansen bij vacatures. Kwaliteiten en talenten bij mensen zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, handicap, etnische afkomst of nationaliteit.
avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met mevr. Ellen Middeldorp van Gemeente Utrecht ( +31 30 286 1051)

Foto's van de organisatie

Over de organisatie

Gemeente Utrecht is een aantrekkelijke werkgever. Jouw vak oefen je uit vanuit ons moderne Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Het Stadskantoor is gericht op ontmoeten, kennis delen en flexibel werken voor jou en je 4.000 collega’s. Samen maken we ons hard voor de stad. Dit doen we door vernieuwende initiatieven, een scherpe en open blik, door buiten met binnen te verbinden, door wendbaar en betrouwbaar te zijn en zelf verantwoordelijkheid te nemen.

meer over Gemeente Utrecht

Adres

Stadsplateau 1
3521 AZ Utrecht

030 2860000