Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente UtrechtManagementassistent Bestuurs- en Concernstaf

Managementassistent Bestuurs- en Concernstaf

Vacature

Managementassistent van de Concernmanager Strategie en Public Affairs en Hoofd Bestuursondersteuning

In deze functie ondersteun je twee managers; de concernmanager Strategie en Public Affairs (2 dagen) en het hoofd Bestuursondersteuning (2 dagen). De afdeling Strategie en Public Affairs draagt bij aan de integrale sturing op de strategische agenda Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen. Utrecht bouwt verder aan een stevig bestuurlijk relatiebeheer bij partners binnen en buiten de organisatie. We versterken de internationale samenwerking en de Utrechtse lobby in Den Haag en Brussel. De afdeling Bestuursondersteuning (BO) zorgt voor de ondersteuning en advisering van het college van B&W voor het bestuurlijke besluitvormingsproces en representatieve zaken. Ook verzorgt BO de secretariële ondersteuning van het college als geheel en de individuele bestuurders. Bestuursondersteuning vormt een belangrijke schakelfunctie tussen het college van B&W en de rest van de organisatie, waar de verantwoordelijkheid voor integrale adviezen aan het college ligt.

Dit is je werk

We zoeken een managementassistent pur sang. Voor deze klus ben je de rechterhand van twee managers. Voor het hoofd BO ben je met name met interne contacten bezig, en de ondersteuning van kabinetswerkzaamheden, zoals bij koninklijke onderscheidingen en bijdragen vanuit het representatiebudget. Voor de Concernmanager Strategie en Public Affairs fungeer je als visitekaartje voor onze in- en externe gasten waaronder o.a. Kamerleden en Europarlementariërs. Als ervaren management assistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord. Je maakt onderdeel uit van het Office Management van de Bestuurs- en Concernstaf. Dit betekent dat je:
  • Directie en managers ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied;

  • Samen met je collega's een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning;

  • Volledige ondersteuning biedt bij het organiseren van (internationale) 'evenementen' en werkbezoeken;

  • Met plezier een complexe agenda's en volle mailboxen beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agenda's en mailboxen en daarover helder communiceert;

  • Dat je er voor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;

  • De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;

  • Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je manager;

  • Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;

  • Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
  • Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.
Jij en je collega's zijn lid van het team van assistenten van de bestuurs-en concernstaf (BCS) die werken als een zelfregelend team. Jullie dragen met elkaar de verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van het management als geheel, waarbij ieder ook een eigen vast team vormt met de eigen directeur/manager. Je regelt met de collega's van het team de planning en de bezetting van het team Officemanagement. Je werkt als team samen aan de doorontwikkeling van het Office Management team.

Dit bieden we je
We willen dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Dit bieden wij jou:
  • Een 32- urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.040 en € 2.986 op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het IKB is 17,05% van je salaris.
  • Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding klik dan hier.
Dit vragen wij van je

Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig dit gecombineerd met een flinke dosis politieke sensitiviteit. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:
  • Je bent in het bezit van een afgeronde relevante opleiding op tenminste MBO plus niveau;

  • Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementassistent van een directeur;

  • Je beheerst de Engelse taal, gezien het internationale karakter van de functie is dit een vereiste;

  • Je hebt recente ervaring met de werkwijze van een grote gemeentelijke organisatie, het lokale bestuur en/of in een andere politiek georiënteerde omgeving;

  • Je bent bekend met de systemen die gebruikt worden of kunt deze je snel eigen maken (zoals Office, Ibabs, Zaaksysteem, Digiplaza).
Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan? Solliciteer direct en uiterlijk 23 juni. Heb je vragen over de inhoud van de vacature? Neem dan contact op met Gulizar Unlu, 030-286 15 15. Bij vragen over de organisatie kan je contact opnemen met Jessica Waaijers, 030-286 40 56.

Voor deze opdracht zoeken wij een managementassistent voor de duur van een half jaar, startdatum 1 juli 2019 tot in ieder geval eind december 2019.

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek. Wij behouden ons het recht voor om de vacature eerder te sluiten bij voldoende geschikte reacties.

Vakantieverlof dien je zoveel mogelijk tijdens de recesperioden op te nemen.

Binnen het team is een weekbezetting afgesproken die er vanuit gaat dat je bij voorkeur op vrijdag komt werken. Jij en je collega stemmen je vaste vrije dag af met het zelfregelend team, zodat een goede weekbezetting op het assistentenblok kan worden gegarandeerd.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

Utrecht maken we samen met jou!

Wil je werken voor één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland? Dat is ervoor zorgen dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten.

Utrecht groeit. Dat vraagt om nieuwe innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, onder andere op gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid en gezondheid. Wij zoeken mensen met een brede blik om met lef en ambitie te investeren in onze gezonde en aantrekkelijke stad, wijk en buurt van vandaag en morgen. Samen met bewoners, ondernemers en partners bouwen we aan een stad waar mensen oog hebben voor elkaar. Daarbij handelen we naar onze kernwaarden: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar.

Wat in Utrecht nodig is, staat centraal in ons werk. Hierbij gaat onze aandacht naar oplossingen in het belang van bewoners, ondernemers en bezoekers. Dat betekent weten wat er gebeurt, zien wat er nodig is en wie we binnen en buiten onze organisatie nodig hebben om oplossingen te realiseren. Dit vraagt transparante en scherpe afspraken, oog voor de voortgang en focus op resultaat. Er is veel ruimte voor innovatie, experimenten, vernieuwende ideeën en eigen initiatief. Met als doel om de opgaven in de stad te realiseren.

Ons opvallende en moderne stadskantoor staat direct naast station Utrecht Centraal. Dit is de centrale plek waar inwoners snel geholpen worden én het is de plek waar jij lekker kunt werken en collega's kunt ontmoeten. Veel van onze collega's zijn dagelijks zichtbaar in de stad. Daarnaast werken er collega's op verschillende locaties door de hele stad, zoals bij de zwembaden en op de wijkbureaus.

Met ruim 4.000 collega's beschikt onze organisatie over een groot netwerk, zowel in de organisatie en in de stad als op nationaal en internationaal niveau. Die omvang maakt het mogelijk om écht verschil te maken in Utrecht.

We bieden ruimte aan iedereen, met talent als basis en diversiteit als kracht. Je krijgt de ruimte om je talent in te zetten en verder te ontwikkelen. Er zijn volop kansen. Het is aan jou om ze te pakken.
avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met mevr. Linda Horst-Malaihollo van Gemeente Utrecht ()

Foto's van de organisatie

Over de organisatie

Gemeente Utrecht is een aantrekkelijke werkgever. Jouw vak oefen je uit vanuit ons moderne Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Het Stadskantoor is gericht op ontmoeten, kennis delen en flexibel werken voor jou en je 4.000 collega’s. Samen maken we ons hard voor de stad. Dit doen we door vernieuwende initiatieven, een scherpe en open blik, door buiten met binnen te verbinden, door wendbaar en betrouwbaar te zijn en zelf verantwoordelijkheid te nemen.

meer over Gemeente Utrecht

Adres

Stadsplateau 1
3521 AZ Utrecht

030 2860000