Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer

Leg jij gemakkelijk contact en weet jij met jouw analytisch talent en jouw drive voor kwaliteit het juiste advies te geven om de kwaliteit van de informatiehuishouding naar een hoger plan te trekken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Informatie
Leg jij gemakkelijk contact en weet jij met jouw analytisch talent en jouw drive voor kwaliteit het juiste advies te geven om de kwaliteit van de informatiehuishouding naar een hoger plan te trekken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?
Als kwaliteitsmedewerker werk je mee aan een toekomstgerichte informatievoorziening die de basis is voor de doorontwikkeling van de dienstverlening aan de inwoners en ondernemers van de Drechtsteden. Meer specifiek draag je zorg voor een kwalitatief hoogwaardige uitvoering van digitaal zaakgericht werken en archiveren in het zaaksysteem en in enkele archiefwaardige procesapplicaties.

In deze brede en afwisselende rol houd je je met het volgende bezig:

• je ondersteunt en adviseert gebruikers bij het opslaan van informatie in het zaaksysteem;
• je adviseert en ziet toe op juist gebruik en inrichting van het zaaksysteem en de zaaktypen;
• je verbetert en coördineert de uitvoering van systematische kwaliteitscontroles;
• je voert (steekproefsgewijs) kwaliteitscontroles uit in systemen;
• je signaleert en analyseert afwijkingen t.a.v. zaakgericht archiveren, koppelt terug aan gebruikers en doet verbetervoorstellen;
• je informeert periodiek de organisaties over het gebruik van zaaksysteem aan de hand van managementinformatie;
• je vernietigt informatie in het zaaksysteem en enkele procesapplicaties (en op termijn breng je informatie over naar het e-depot);
• je schrijft en actualiseert werkinstructies voor het registreren, controleren en archiveren van informatie voor het eigen team;
• je begeleidt collega's in het zaakgericht registeren en archiveren van informatie met als doel het verhogen van de kwaliteit van onze dienstverlening;
• je levert een bijdrage aan het ontwikkelen, beheren en verbeteren van het kwaliteitssysteem, inclusief het handboek.

Wat neem je mee?
Je hebt een passie voor je vak en vindt het leuk om collega's in de organisatie te helpen bij het goed en rechtmatig beheren van hun informatie. Je leert anderen hoe informatie voor ze kan werken, monitort of het goed gaat en springt zo nodig bij.

Verder heb je nodig:

• Het vermogen om goed te kunnen communiceren: mondeling en schriftelijk uitstekend op verschillende niveaus. Je stelt je open en actief op bij gesprekken en weet mensen mee te nemen in jouw opgave. Je uitleg is helder en je maakt je vakkennis begrijpelijk voor anderen die niet in het vak zitten;
• Analytisch vermogen: je ordent informatie en stelt gerichte vragen om situaties en problemen helder te krijgen. Hoofd- en bijzaken weet je moeiteloos van elkaar te scheiden. Je bent goed in het onderzoeken van problemen in processen, in het gedrag van mensen en in IT. Problemen kun je goed afbakenen en daarnaast zie je verbanden tussen diverse werkgebieden en herken je risico’s en mogelijke gevolgen;
• Overwicht: als kwaliteitsmedewerker moet je erop sturen dat kwaliteitsnormen worden nageleefd. Daarvoor is overwicht nodig. Maar wellicht nog belangrijker, het vermogen om anderen te inspireren. Bijvoorbeeld met je kennis van zaken en je professionele houding.
• Representatieve uitstraling: je maakt een goede indruk. Je presenteert je professioneel en je hebt een servicegerichte instelling.

Tot slot beschik jij over:

• mbo+/hbo- werk- en denkniveau;
• aantoonbare werkervaring in het vakgebied;
• kennis van zaakgericht werken, zaaksystemen, informatiebeheerplan, metadatering en archiefwetgeving;
• kennis van MS 365 als samenwerkomgeving is mooi meegenomen;
• afgeronde beroepsopleiding of bereid deze te volgen binnen het werkveld, zoals SOD II, HMDI-Ad, LARM of vergelijkbaar.

Waar kom je te werken?
De Servicegemeente Dordrecht (SGD) verleent binnen de Drechtstedenregio diensten aan zeven gemeenten, inclusief de gemeente Dordrecht en een Gemeenschappelijke Regeling. De klanten doen een beroep op ons omdat wij niet alleen superspecialisten zijn, maar ook omdat wij durven te ontwikkelen, leren en experimenteren. Daarnaast staan plezier in het werk en de ontplooiing van de mensen centraal. Iedere uitdaging binnen de regio is een kans om jouw talent verder te ontwikkelen. Kernwaarden professioneel, empathisch, lef en eigenaarschap spelen een grote rol.

Je gaat werken met een team van 30 enthousiaste collega's die met veel inzet en betrokkenheid actief zijn in de informatievoorziening. Het team voert de volgende werkzaamheden uit: informatieadvies, beleid en recordmanagement, postontvangst, -distributie en -verzending, registratie en kwaliteitsbewaking, beheer, vernietiging en overbrenging archief.

Het team adviseert en ondersteunt de Drechtsteden-organisaties bij een toegankelijke informatiehuishouding. Een informatiehuishouding waar je grip op hebt, die meebeweegt met ambities en ontwikkelingen. Het hogere doel is informatie juist en volledig op te slaan zodat het eenvoudig is terug te vinden. Zo kan informatie gebruikt worden voor bedrijfsvoering en verantwoording naar burgers en (publieke) organisaties. Het vakgebied is altijd in ontwikkeling. Dit vraagt om aanpassingsvermogen en creativiteit van het team. We zijn aanpakkers met vakkennis, die oog hebben voor detail. Het motto van het team: Bij DIV begint het proces!

Wat bieden we jou?
Jouw werk is meer dan alleen een salaris. Je draagt bij aan het realiseren van de ambities van de servicegemeente Dordrecht. Daar zetten wij graag goede arbeidsvoorwaarden tegenover, zoals:

• In eerste instantie een dienstverband voor één jaar voor 32-36 uur per week. Bevalt het van beide kanten? Dan bieden we je daarna een vast dienstverband aan.
• Een salaris van maximaal € 4.052 bruto per maand (salarisschaal 8, gemeente Cao) op basis van een 36-urige werkweek. Tijdens de sollicitatieprocedure kijken we naar je talenten, kwaliteiten en werkervaring en doen we je een passend voorstel.
• Een laptop en telefoon in bruikleen.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarsalaris. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je jouw IKB budget (inclusief vakantietoelage en eindejaarsuitkering) besteedt.
• Woon-werk reiskostenvergoeding. Reis je met het openbaar vervoer? Dan krijg je deze kosten 100% vergoed.
• Flexibel werken met de mogelijkheid om thuis te werken.
• Ouderschapsverlof.
• Opbouw keuzepensioen via ABP.
• Mooie, complexe en afwisselende werkzaamheden en een plek in een collegiaal, divers team waarbinnen iedereen zijn identiteit en eigenheid behoudt.

Wij investeren in opleiding en ontwikkeling van onze medewerkers. Wij zorgen samen met jou ervoor dat jouw talent optimaal benut wordt. Wij zorgen er samen voor dat je het beste uit jezelf gaat halen!

Solliciteren of meer weten?
Fijn dat je de tijd hebt genomen om deze vacaturetekst helemaal te lezen. Wil je meer weten over de functie of heb je vragen? Neem dan contact op met Hanna Tutupoly, Teamleider Digitale informatievoorziening, via 078-7708008.

Wil je solliciteren? Vul het digitale formulier in en solliciteer met een motivatiebrief en recent cv. Verwachten wij dat we een goede match kunnen zijn, dan nodigen we jou uit voor een gesprek. Wij zien je sollicitatie met interesse tegemoet!