Managementassistent Gebiedsteam Oost

De afdeling Programma- en Gebiedsmanagement bestaat uit zo'n 90 collega's en is verdeeld in drie teams: Strategie, Programmamanagement en Gebiedsmanagement. Deze teams werken aan beleid en projecten voor Haarlem en Zandvoort. We werken altijd in opdracht, meestal van de Directie en richten ons op belangrijke, vaak complexe opgaven van de stad. Deze maatschappelijke opgaven zijn domein breed en afdeling overstijgend en volgen het coalitieprogramma. We werken in de stad in zes gebieden. De zes gebiedsteams hebben hun voelsprieten in het gebied. Samen met collega's uit de organisatie en partners in de stad werken de gebiedsteams aan de opgaven in de wijken zodat goed wordt aangesloten op wat er nodig is.

• Je werkt voor het gebied Oost in het team Gebiedsmanagement. Je beheert de agenda van de Gebiedsmanager en verzorgt de agenda van het Kernteam. Je faciliteert en coördineert vergaderingen, zorgt voor correspondentie, zowel registratie, archivering als afhandeling.
• Je ondersteunt het team door een goede administratie, registraties van documenten in Verseon. Je beheert mede de gebiedspagina op intranet en bent betrokken bij wat er in het gebied speelt.
• Je bent aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders, waaronder burgers, wijkraden en belanggroeperingen met een brede taakopvatting. Je zorgt voor het secretariële relatiebeheer in- en extern.
• Je zorgt voor een actueel en kloppend contract- en factuurbeheer. Daarvoor maak je verplichtingen en inkooporders aan en leg je contracten vast in de contractenbank. Je bewaakt de termijnen, verzorgt de facturering, brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is.
• Je stelt zelfstandig (opdracht) brieven op en bewaakt de voortgang van acties en processen, waaronder de subsidieverlening aan wijkraden.
• Je bereidt overleggen voor en legt daarbij de afspraken vast en jaagt het nakomen van de afspraken na.
• Je organiseert in overeenstemming met het team in- en externe bijeenkomsten en vervult in voorkomende gevallen representatieve taken.

• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid die graag vanuit een netwerk opereert. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd. Je bent leergierig en je wilt je functie optimaal uitvoeren.
• Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt in het team en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
• Je bent hulpvaardig zowel naar je team toe als naar je collega's en je durft zelf ook om hulp te vragen als dat nodig is.
• Je hebt een MBO+ diploma op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Je bent uit de startblokken met minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn.
• Vanzelfsprekend ben je bekend met Sociale Media, ben je handig met Office-applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid de digitale systemen zoals Verseon, GFS, Qlikview en Insite eigen te maken.

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem'.
• Een arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.244 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega's.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.
• Bij de gemeenten Haarlem en Zandvoort willen wij de kracht aan diversiteit en verschillende talenten waarderen, omarmen en benutten. Een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Zodat wij op alle vlakken goede resultaten behalen voor onze inwoners.
• Onze organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.

Solliciteren kan tot en met 21-04-2024 via onderstaande button. Meer weten? Neem gerust contact op met Piet Haker via phaker@haarlem.nl of 06 46215181. Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!