Secretaresse Bedrijfsvoering

Schouwen-Duiveland is een levendige toeristisch Zeeuwse gemeente die het hele jaar door mensen inspireert en verbindt met de dynamiek van water, land, natuur en cultuur. Samen streven we naar een prettige omgeving om te werken, recreëren en leven. Bij onze bedrijfsvoering afdelingen hebben wij twee vacatures voor secretaresse in Zierikzee voor 24 uur in de week. In jouw rol als secretaresse ondersteun je het afdelingshoofd en de teammanagers op secretarieel, organisatorisch en inhoudelijk gebied. Jouw positieve en flexibele instelling gekoppeld met jouw proactiviteit en ervaring als secretaresse, maken jou succesvol in deze functie. Samen met jouw collega’s draag jij zo bij aan optimale dienstverlening naar onze inwoners en een mooi en krachtig Schouwen-Duiveland.

Waarom wil je bij ons werken?

• Een uitdagende functie van 24 uur met enthousiaste collega’s.
• Hybride werken en flexibele werktijden zijn bij onze organisatie vanzelfsprekend. Wel wordt er verwacht dat je voldoende aanwezig bent op kantoor voor een optimale en persoonlijke samenwerking.
• Afhankelijk van je ervaring ontvang je een bruto salaris tot maximaal € 3.784 bij een 36-urige werkweek (functieschaal 7, peildatum 1 januari 2024).
• Je bouwt een Individueel Keuzebudget op van 17,05%, dat je kunt gebruiken voor extra inkomen, extra verlof, een fiets of een fitnessabonnement.
• We streven naar een cultuur waarin we voortdurend werken aan de professionalisering van onze organisatie om bij te blijven met de laatste ontwikkelingen of deze indien mogelijk voor te zijn.
• Daarnaast biedt de gemeente Schouwen-Duiveland uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een reiskostenvergoeding, opname in het ABP-pensioenfonds, een laptop en telefoon en uitgebreide verlofmogelijkheden.

Wat ga je doen?
De secretaresse valt organisatorisch onder het afdelingshoofd van bedrijfsvoering 1. Functioneel wordt de secretaresse aangestuurd door afdelingshoofd en teammanagers van Bedrijfsvoering 1 en Bedrijfsvoering 2. De afdeling Bedrijfsvoering 1 bestaat o.a. uit de teams Facilitair, P&O, Juridische Zaken, en Communicatie. Bedrijfsvoering 2 bestaat o.a. uit de teams Financiën, Helpdesk, IT, en Inkoop.

In jouw functie, heb je een hoop verschillende verantwoordelijkheden zoals:

• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen, inclusief het bewaken van deadlines en actiepunten. Jij sluit zelf aan waar jij denkt dat het nodig is.
• Agendabeheer van het afdelingshoofd en de teammanagers. Dit betekent het zorgen dat alle agenda’s up to date zijn, maar ook proactief nadenken over de inhoud van vergaderingen en wie daarbij betrokken moeten zijn.
• Verzorging van de nieuwsbrief van de afdeling. Je denkt na over de inhoud en stelt stukken op.
• Het bijhouden van het opleidingsplan van de afdeling en het overzicht op de bijbehorende budgetten.
• Ondersteunen, organiseren en voorbereiden van jubilea van medewerkers op de afdeling.
• Het eerste aanspreekpunt zijn voor tal van zaken op de afdeling, Hierbij heb je een nauwe samenwerking met je collega's.
• Ondersteunen in het recruitmentproces in het plannen van gesprekken en, waar nodig, in het bijhouden van ons recruitment systeem.
• Je bent proceseigenaar van één of meerdere secretaresseprocessen.

Wie ben jij?
Je kunt het best worden omschreven als volgt:

• Een enthousiaste, communicatieve en flexibele collega met een aantoonbaar MBO werk- en denkniveau. Je hebt een relevante opleiding zoals Schoevers of MBO Office & management support specialist en je hebt werkervaring als bijvoorbeeld secretaresse bij een andere gemeente.
• Je bent in staat om vanuit die ervaring een gedegen bijdrage te leveren aan de verdere opbouw van het secretaressen- team.
• Je hebt ervaring op administratief/secretarieel gebied en je bent uitgebreid bekend met Microsoft Office/M365 en het werken in Teams.
• Daarnaast beschik je over een positieve instelling, flexibiliteit, leer je snel de organisatie kennen en heb je belangstelling voor organisatorische vraagstukken.
• Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en het vermogen om goed om te gaan met tegengestelde belangen. Daarnaast ben je integriteit en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Nauwkeurigheid en gestructureerde werkmethoden zijn jou eigen. Je weet je eigen werkzaamheden te organiseren, je bent ondernemend, initiatiefrijk en beweegt je makkelijk door de organisatie.

Contact
Heb jij na het lezen van deze vacature nog vragen over de procedure of over de functie? Stel ze zeker! Dit kan aan Lily van ‘t Westende, Teammanager Secretaresses, 0111-452 468 of aan Hellen de Rijke, P&O adviseur, 0111-452 341.

De sollicitatieprocedure bestaat uit een beoordeling van motivatie & CV, en een eerste en een tweede (verdiepende) gespreksronde mocht dat nodig zijn. Wij hopen de gesprekken te plannen op korte termijn.

Voor deze vacature hebben we geen vastgestelde einddatum om te solliciteren. Als je geïnteresseerd bent, nodigen we je uit om zo snel mogelijk te reageren. Zodra we geschikte kandidaten vinden, zullen we hen direct uitnodigen voor een gesprek. Als we denken dat we een geschikte match hebben gevonden, wordt de vacature van de website gehaald. Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!