Bestuurssecretaresse

Ga jij graag open en zorgvuldig te werk, bouw jij makkelijk betekenisvolle relaties op, en sta je bekend om jouw uitstekende planning?

Als Bestuurssecretaresse bij gemeente Gooise Meren ondersteun jij de burgemeester en wethouders en ben jij de schakel tussen de bestuurders, interne collega’s, inwoners en ondernemers. In deze veelzijdige functie is geen dag hetzelfde. Ben jij die gedreven, zelfstandige persoon die op zoek is naar een uitdagende, parttime functie én sta je stevig in je schoenen? Bekijk dan snel deze vacature!

Wie jij bent

• Je bent open en transparant: what you see is what you get
• Je bent communicatief sterk en komt je afspraken na
• Je werkt graag nauw samen in een klein, betrokken team
• Je bent flexibel, punctueel en houdt het overzicht
• Je bent een ster in plannen en organiseren
• Je bent proactief, je kijkt ver vooruit en denkt graag mee in oplossingen
• Je bent integer, met een sterk gevoel voor politieke verhoudingen en gevoeligheden
• Je weet op een plezierige manier goed om te gaan met (hoge) eisen die mensen kunnen stellen
• Je bent energiek en straalt plezier en enthousiasme uit

Zo ziet jouw werkdag er uit
Na je eerste kop koffie en het begroeten van je collega’s en de bestuurders, begin je met het opstarten van je mailbox. Je vraagt je af wat deze nieuwe dag je zal gaan brengen.

Na het doornemen van de mail, beantwoord je tussendoor een paar telefoontjes van inwoners of collega’s die graag in contact komen met de burgemeester of wethouders. Je plant een aantal afspraken in, en houdt de agenda van je bestuurders nauwgezet in de gaten en controleert of alles soepel verloopt. Met gevoel voor de verschillende belangen organiseer en stroomlijn je de gebeurtenissen van de dag en creëer je overzicht in wat er moet gebeuren zowel voor jezelf als de bestuurders.

Tussendoor loopt er een collega van onze beleidsafdeling langs die graag met je overlegt hoe hij / zij iets bij de wethouder onder de aandacht kan brengen. Je helpt hem / haar op weg en denkt graag mee in het proces. De wethouder heeft ook representatieve verplichtingen en je regelt nog snel een bos bloemen of een relatiegeschenk.

Na je lunchpauze neem je de agenda’s van de komende week door om alle ontbrekende vergaderstukken op te vragen bij de organisator. Altijd fijn als de bestuurder zich op tijd kan voorbereiden op een overleg.
De vergaderstukken stuur je door naar de beleidsafdeling, zodat zij de wethouder van een gedegen advies kunnen voorzien.

Daarna word je gebeld door de receptie. Er staat een bezoeker aan de balie voor een afspraak met de wethouder. Je loopt naar de ontvangstruimte, heet de bezoeker van harte welkom en begeleidt hem/ haar naar de door jou gereserveerde spreekruimte. Het persoonlijke contact met inwoners is iets wat je waardeert. Zo hoor je allerlei verhalen en wat de inwoners beweegt om naar de gemeente te komen.

Voordat je naar huis gaat kijk je of alle openstaande taken voor deze dag zijn weggewerkt en loop je met een tevreden gevoel het gemeentehuis uit.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je voert complex agendabeheer uit van de bestuurders
• Je plant en bewaakt de afspraken en zorgt voor de juiste prioriteitstelling
• Je coördineert en bewaakt representatieve activiteiten
• Je verwerkt en bewaakt binnenkomende e-mails, telefoon en binnengekomen post
• Je ondersteunt de bestuurders bij de voorbereiding van overleggen. Jij zorgt ervoor dat stukken op tijd worden aangeleverd en plant en organiseert bijeenkomsten
• Je bent een verbindende schakel tussen de bestuurders en de collega’s binnen de organisatie

Wat wij van je vragen

• Je hebt minimaal mbo denk- en werkniveau
• Heb je al de nodige werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke werkomgeving, zoals een gemeente, provincie of het Rijk, dan is dit een pluspunt
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling
• Je bent digitaal vaardig. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen en weet anderen hierin mee te nemen
• Je bent sociaal vaardig en kunt goed schakelen tussen mensen met een verschillende achtergrond
• Je bent flexibel in je ureninzet, in drukke perioden ben je bereid om je extra in te zetten

Wat wij je bieden

Salaris en voorwaarden

• Een jaarcontract voor 18 uur per week. Zijn we blij met elkaar? Dan krijg je na dit jaar een vast contract
• Afhankelijk van je opleiding en werkervaring is je salaris maximaal € 3.612 per maand bij een 36-urige werkweek (schaal 7, conform de CAO Gemeenten)
• Een Individueel Keuze Budget (IKB) van in totaal 18,65% (inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering) dat je naar eigen keuze kunt inzetten. Zo kun je dit budget maandelijks laten uitbetalen of inzetten voor extra verlof, een sportabonnement of een nieuwe fiets

Nog meer pluspunten

• Een sociale werkomgeving met betrokken en hartelijke collega’s
• Je krijgt veel vrijheid en verantwoordelijkheid om je eigen vorm te geven
• Uitgebreide opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden via onze Gooise Meren Academie en onze interne coaches, want we vinden het belangrijk om jou te blijven stimuleren en te laten ontwikkelen
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals betaald ouderschapsverlof, een goede reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding
• Hybride werken wordt binnen onze gemeente goed gefaciliteerd. De organisatie zorgt ervoor dat jij goed, flexibel en met plezier je werk vanuit huis en/of kantoor kunt doen

Over het bestuurssecretariaat
Als Bestuurssecretaresse kom je te werken binnen het fijne team van Ondersteuning Bedrijfsvoering.
Dit team bestaat uit bestuurssecretaresses, een directiesecretaresse, medewerkers bestuurlijke besluitvorming / representatie, afdelingsondersteuners en medewerkers bedrijfsvoering en beslaat in totaal 12 personen. Jullie staan voor elkaar klaar en kunnen ook zeker met elkaar lachen!

Ja, ik wil solliciteren!
Ben je enthousiast geworden? Stuur dan uiterlijk 6 december 2023 je cv met een korte motivatiebrief naar ons toe via het online sollicitatieformulier. De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdag 12 december 2023.

Het aanvragen van een verklaring van gedrag (VOG) is een vast onderdeel van de selectieprocedure. Het opvragen van een referentie of LinkedIn-check kan onderdeel zijn van de procedure.

Deze vacature staat tegelijk intern en extern uit. Interne kandidaten krijgen bij gelijke geschiktheid voorrang.

Vragen
Stel je vragen over deze functie aan Willeke Simoons (bestuurssecretaresse & Kabinetszaken). Telefoon: 035 207 04 66 of mail w.simoons@gooisemeren.nl