Management Assistent

Gemeente Hilversum is op zoek naar een

Management Assistent

Van agenda- en mailbox beheer, tot administratieve ondersteuning, tot het verzorgen van (online)bijeenkomsten: je kunt het allemaal en soms zelfs allemaal tegelijk! Houd jij je hoofd koel in een hectische en dynamische politieke omgeving? En ben jij degene die graag een extra stapje zet om alles in goede banen te leiden en daardoor de manager te ontzorgen? Dan past deze baan bij jou!

Wat houdt je functie in?
Je bent steeds in contact met je managers over hun wensen van ondersteuning. Je houdt nauwkeurig de digitale agenda en stukkenstroom van jouw managers bij en denkt altijd een stap vooruit. Heb jij versterking of kennis nodig, dan vraag je hierin hulp. En heeft een collega versterking nodig? Geen probleem! Door jouw flexibiliteit ben je breed inzetbaar. Je springt bij als dat nodig is, zonder de taken van jouw managers uit het oog te verliezen. Je bent verantwoordelijk voor de complexe agenda van de manager en voor de voorbereiding van verschillende vergaderingen. Je signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen. Je organiseert bijeenkomsten en activiteiten en zorgt voor de logistieke planning hiervan. Je zorgt ervoor dat afspraken goed op elkaar aansluiten en dat de manager alle documenten compleet heeft en je zorgt voor de (digitale) administratie en verwerking van de post.

Je bent een belangrijk onderdeel van de centrale managementassistentenpool.  In eerste instantie ga je in deze rol de manager van de afdeling Leefomgeving ondersteunen en een aantal teammanagers van deze afdeling. Een afdeling met grote maatschappelijke betrokkenheid. Het is een dynamische omgeving waarbij het van essentieel belang is dat je stressbestendig bent, stevig in je schoenen staat en het overzicht weet te bewaren.

Wat breng je mee? 

• Je hebt een afgeronde MBO-4 opleiding richting secretaresse of managementassistent(e).
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie opgedaan in een dynamische en complexe werkomgeving.
• Je beheersing van de Nederlandse taal is uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Office 365 heeft voor jou geen geheimen, je weet hoe Microsoft Teams werkt en je maakt je nieuwe computerprogramma’s snel eigen.

Wie ben je? 
Jij vindt het een leuke uitdaging om alles in goede banen te leiden. Je voelt je verantwoordelijk en zet graag dat extra stapje om alles goed te plannen en organiseren, daarmee ontzorg je de manager. Ook al is het nog zo hectisch jij blijft kalm, denkt in mogelijkheden en weet goed prioriteiten te stellen. Je bent in staat om problemen of belemmeringen te signaleren en draagt snel een oplossing aan. Aan een veranderende omgeving pas je, je gemakkelijk aan, je gaat goed om met verantwoordelijkheden en gedragingen van anderen. Als iets spoed heeft dan schroom je niet om dit eerst af te maken alvorens je, je werkdag afsluit. Je ziet kansen en signaleert verbetermogelijkheden. Je kunt goed luisteren, denkt graag mee en je spant je in om een gezamenlijk resultaat te bereiken. 

Hoe ziet je nieuwe team eruit?
Je komt te werken in het team bedrijfsondersteuning wat valt onder de afdeling interne dienstverlening. Je bent een belangrijk onderdeel van de centrale managementassistentenpool. Het team wordt aangestuurd door Teammanager Ingelou Nagel. 

Gemeente Hilversum, mediastad in het groen

                                                              Zorgen voor nu en werken aan morgen

Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Wat bieden wij je?

• Een contract tussen de 32 en 36 uur.
• In eerste instantie krijg je een jaarcontract met de intentie die na een jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.
• Jouw salaris valt in schaal 7, wat loopt van € 2.545 tot en met € 3.612 bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou schalen we je in, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Aanvullend krijg je iedere maand nog een Individueel Keuzebudget (IKB) tot je beschikking van 17,05%. Per maand is dit minimaal € 685,41 tot maximaal € 976,11 bruto bovenop je salaris. Dit budget kun je uit laten betalen of kun je inzetten voor verschillende doeleinden.
• Je krijgt van ons een telefoon en laptop tot je beschikking.
• Je bouwt een goed pensioen op bij ABP.
• Tevens heb je de mogelijkheid om deel te nemen aan een collectieve ziektekostenverzekering en voor diverse andere verzekeringen kun je korting krijgen.
• Hilversum biedt een NS business card aan met 100% vergoeding voor woon-werkverkeer met OV.
• Wij hebben een breed aanbod aan opleidingsmogelijkheden op vakgebied en persoonlijke ontwikkeling. De Hilversum Academie is een platform waar de gemeente Hilversum trainingen, workshops en e-learnings aanbiedt voor alle medewerkers. Vanaf je eerste werkdag kun je hier zelf gebruik van maken.
• Een gezonde werk- en privébalans vinden wij belangrijk! Afhankelijk van je functie kun je bij ons hybride werken. Omdat we onderlinge verbinding belangrijk vinden is ons uitgangspunt dat je de helft van je werktijd op een werklocatie werkt.

Wil je meer informatie?
Stuur gerust een Whatsapp bericht of bel naar Marc Lesschen, Recruiter, 06-41174827

Interesse?
Dat snappen we heel goed! Laat jouw CV en motivatie uiterlijk 08 oktober achter via onze sollicitatiepagina. Gesprekken zullen worden gepland in de week van 16 t/m 29 oktober.

Nieuwsgierig geworden? Wil je weten wat er speelt bij gemeente Hilversum en wil je een indruk van je toekomstige collega’s krijgen? Kijk of volg ons dan op LinkedIn, Twitter, Instagram of Facebook.

Hilversum wil een leefbare en veilige stad zijn  waar iedereen zich thuis voelt, ongeacht waar jij of je familie vandaan komt, hoe je er uit ziet en van wie je houdt. Dit geldt ook voor de gemeentelijke organisatie.

Een VOG is onderdeel van deze procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Nee hoor, dank je wel.