Management Assistent Communicatie & Externe Betrekkingen (CEB)

Management Assistent Communicatie & Externe Betrekkingen (CEB)

Mbo | €2.545 - €3.612 | Schaal 7 | Tijdelijk met uitzicht op een vaste aanstelling | 24-32 uur

Werken als management assistent bij gemeente Haarlemmermeer betekent …  

• Dat je een belangrijke schakel bent in het mee-organiseren, agenderen en oplossen van uiteenlopende werkzaamheden
• Dat je zelfstandig kunt werken aan het ordenen en structureren van diverse informatie
• Dat je te maken hebt met verschillende teams en uiteenlopende externe contacten

De kern van jouw functie

Als Managementassistent hou je het overzicht over de afspraken die het management maakt en ben je de spin in het web wat betreft de agenda’s van de Mt-leden en de activiteiten en projecten van de afdeling. Je bent de constante factor voor het management van CEB en de vraagbaak voor andere afdelingen binnen Haarlemmermeer. Jij bent degene die de prioriteit geeft aan de werkzaamheden voor het secretariaat. Naast organisatorische werkzaamheden neem je ook actief deel aan de uitvoerende werkzaamheden bij de verschillende projecten van het cluster.

De werkzaamheden zijn divers en bestaan o.a. uit:

• Het actueel houden van alle informatie van en over CEB op intranet, agenda’s, clustersite en verschillende systemen.
• Beheren van de binnenkomende informatiemails en het zo specifiek mogelijk uitzetten hiervan bij collega’s.
• Beheren van overzichten, lijsten en roosters. Managementrapportages aanmaken.
• Proactief diverse opzoek- en uitzoekklussen oppakken, notuleren van verschillende overleggen, afspraken en bijeenkomsten organiseren,
• Verzorgen, archiveren en verzenden van brieven en contracten. Controle op openstaande brieven en facturen.
• Beheren en doorvoeren van personeelsmutaties en contractbeheer.
• Offertes maken en beheren voor urenverrekening.

We doen het samen!

Ontmoet meer collega’s

Maak het verschil

Bij gemeente Haarlemmermeer zet jij je dagelijks in voor ruim 160.000 inwoners. Met jouw expertise, ambitie en energie kun je dus écht het verschil maken. Dat doe je samen met circa 1.200 collega’s. Bij Haarlemmermeer vind je stedelijke dynamiek én een dorps karakter. Daartussen vind je prachtige natuur, rijke historie en landbouwgrond. Dat betekent dat je in je werk in aanraking komt met allerlei onderwerpen, belangen en uitdagingen. De komende jaren blijft Haarlemmermeer sterk groeien en ook onze maatschappij staat niet stil. Er is dus genoeg te doen waarbij we jouw kennis, daadkracht en visie goed kunnen gebruiken. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse blik?  

Dit krijg je van ons

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 2.545, - en € 3.612, - bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
• Het betreft een aanstelling van 24-32 uur per week voor de duur van één jaar met uitzicht op een vaste aanstelling.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Afhankelijk van je functie biedt gemeente Haarlemmermeer je ruimte om je werk en privé optimaal te combineren. Met flexibele werklocaties en oplossingen werk je net zo eenvoudig vanaf kantoor, huis of projectlocatie. Dit ondersteunen wij met een laptop en telefoon.
• Professionele groei met onze leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).

Dit zoeken we in jou

We vinden het belangrijk dat je vooruitkijkt welke werkzaamheden op je afkomen en dat je hier flexibel mee kunt omgaan. Je bent omgevingsbewust, een goede gesprekspartner, dienstverlenend en accuraat. Je houdt van organiseren en structureren en bent graag de spil van de afdeling. Ook beschik je over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

Verder heb je:

• Een afgeronde Mbo-opleiding aangevuld met vakgerichte cursussen;
• Een aantal jaren werkervaring hebt in een soortgelijke functie;
• Kennis en interesse in verschillende digitale systemen;
• Uitstekende kennis en vaardigheden hebt met Office;

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je

Upload je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv uiterlijk 30 september 2023 via het sollicitatieformulier.

Meer weten over deze vacature?

Neem contact op met Anouck Sijmons, cluster manager CEB, via 06-81912017 of anouck.sijmons@haarlemmermeer.nl. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Amber van Voorst, corporate recruiter, via 06-43196070 of via amber.van.voorst@haarlemmermeer.nl.

Procedure

• De sollicitatieprocedure bestaat uit 2 gespreksronden. De eerste ronde zal een gesprek zijn met Anouck Sijmons (Clustermanager CEB) en de 2e ronde met 2 Team Managers. Het streven is om de procedure binnen 2 weken af te ronden.
• Deze vacature staat open tot we een nieuwe collega hebben geselecteerd. Tot die tijd gaan we direct in gesprek met geschikte kandidaten.