Ondernemende Afdelingsondersteuner

Ben jij die energieke duizendpoot op zoek naar een uitdaging binnen een geweldige organisatie? Voor onze afdelingen Burgerzaken en Frontoffice & Vergunning, Toezicht en Handhaving (VTH) zoeken wij een ondernemende en flexibele afdelingsondersteuner. Een aanpakker die houdt van diversiteit en energie krijgt van samenwerken. Ben jij iemand die dankzij je positieve uitstraling en ervaring makkelijk dingen kan regelen en organiseren en ben jij goed in het bedenken van praktische oplossingen? Lees dan snel verder!



Jouw werkdag
Je begint je ochtend met het doornemen van de werkvoorraad/ mailbox en handelt deze af. Je plant een aantal afspraken in voor het management. Je zoekt op verzoek van collega’s naar een moment voor een overleg met het team en zorgt dat de voorzieningen daarvoor geregeld zijn. Daarna wijs je vanuit het zaaksysteem de ingekomen terugbelverzoeken en vragen aan de gemeente toe aan verschillende collega’s van de afdeling, die dan aan de slag kunnen met de afhandeling daarvan.

In de middag maak je een aantal stukken gereed voor ondertekening door één van de managers, plan je overleggen in of notuleer je bij een vergadering. Aan het eind van de dag verwerk je digitaal het vertrek van een collega en meld je de komst van twee nieuwe collega’s aan, zodat alles voor hen in orde gemaakt kan worden en zij een goede start kunnen maken bij onze gemeente en stem je nog kort met je manager af wat nog speciale aandacht vraagt de komende dagen. Het zit er weer op voor vandaag, met een tevreden gevoel sluit je af. Morgen weer een nieuwe dag.

Wat je gaat doen
Als afdelingsondersteuner/ secretarieel medewerker voer je administratieve en/of organisatorische taken uit voor het management van de afdelingen Burgerzaken en Frontoffice en VTH van de gemeente Gooise Meren. Er werken zo’n 80 collega’s voor deze afdelingen. Dat geeft veel afwisseling in het werk. Het ene moment ben je betrokken bij werk voor de Frontoffice of Vergunningen, het volgende moment controleer je de termijnen voor de afhandeling van raadsvragen.

De werkzaamheden voer je zelfstandig uit. Het werk is afwisselend en veelzijdig. Denk daarbij aan:

• Je organiseert de logistieke planning en beheert afspraken en de agenda’s van het management van de 2 afdelingen;
• Je bent verantwoordelijk voor correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden;
• Je zet zaken uit in het zaaksysteem, zodat collega’s vragen van inwoners/instanties kunnen afhandelen en terugbelverzoeken kunnen oppakken;
• Samen met het management van de afdeling denk je mee over en geef je vorm aan de ondersteuning op bedrijfsvoering, zoals het overzicht van personeelsbudget, vacatures en de afhandeling van contracten voor externe inhuur.
• Je bent voor ondersteunende werkzaamheden beschikbaar voor collega’s op de afdeling, bijvoorbeeld bij het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten (soms inzet in de avonduren).

Wie je bent

• Je hebt een spontane, open en ondernemende persoonlijkheid
• Je staat stevig in je rol en bent nieuwsgierig
• Je houdt het overzicht, ziet waar er kansen liggen en denkt in oplossingen
• Je bent klantgericht en collegiaal
• Je bent flexibel en kunt snel schakelen tussen verschillende opdrachten
• Je werkt zelfstandig en samen en kunt goed plannen en organiseren
• Je bent leergierig, communicatief vaardig en pakt nieuwe (online) ontwikkelingen snel op
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed uit de voeten met o.a. MS Office pakket

Wat wij van je vragen

• Een afgeronde MBO-opleiding secretarieel/ administratief
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Je hebt affiniteit met het werkveld Dienstverlening en Vergunning, Toezicht en Handhaving.
• Je hebt aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker/ administratief ondersteuner.
• Ervaring bij een gemeente of andere overheidsorganisatie is niet noodzakelijk maar wel een pré
• Flexibiliteit in je inzet, in ieder geval maandag en dinsdag als werkdag

Wat wij je bieden
Salaris en voorwaarden

• Een jaarcontract voor 24 uur per week. Zijn we blij met elkaar? Dan krijg je na dit jaar een vast contract.
• Afhankelijk van je opleiding en werkervaring is je salaris maximaal € 3.612 bruto per maand bij een 36-urige werkweek (schaal 7, conform de CAO Gemeenten).
• Het salaris wordt aangevuld met een Individueel Keuze Budget van 18,65%. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je jouw IKB-budget (inclusief vakantietoelage en eindejaarsuitkering) besteedt. Je kunt het laten uitbetalen of inzetten voor bijvoorbeeld een fiets, extra verlof of een sportabonnement.

Nog meer pluspunten

• Uitgebreide opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden via onze Gooise Meren Academie, want we vinden het belangrijk om jou te blijven stimuleren en te laten ontwikkelen
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals betaald ouderschapsverlof, een goede reiskostenvergoeding, aantrekkelijke interne en externe opleidingsmogelijkheden
• Je hebt de mogelijkheid om je uren flexibel in te delen en gedeeltelijk thuis te werken, dit combineer je met het ontmoeten van je collega’s in ons gemeentehuis, centraal gelegen vlak bij het station in Bussum
• Andere extra’s, zoals een tegemoetkoming in de ziektekosten van € 168,- bruto per jaar (vanaf schaal 7) of € 296 (tot en met schaal 6)
• Bij Gooise Meren werken we hybride: je hebt de vrijheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen en krijgt een thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag

Ja, ik wil solliciteren!
Ben je enthousiast geworden? Stuur dan voor 30 mei je cv met een korte motivatiebrief naar ons via het online sollicitatieformulier.

Het opvragen van referenties kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Het opvragen van een VOG is een vast onderdeel van de selectieprocedure.

­­­­­­Gemeente Gooise Meren is een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor onze gemeente. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Daarom nodigen wij jou graag uit, als jij je herkent in deze vacature, om te solliciteren.

Vragen
Heb je inhoudelijke vragen over deze functie? Stel deze dan aan Mark Jager (manager bij de afdeling BZ&FO via m.jager@gooisemeren.nl of 06-25769235.