Bestuursassistent

Heb jij organisatietalent en politiek-bestuurlijke voelsprieten? Grijp dan nu je kans om als bestuursassistent het verschil te maken in het hart van onze gemeentelijke organisatie!

Informatie
Binnen het bestuurssecretariaat zoeken we een collega die het team komt versterken: een bestuursassistent voor 24-36 uur per week, waarbij dinsdag en vrijdag in ieder geval kantoordagen zijn.

Wat ga je doen?
Samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder ondersteun je jouw bestuurder over de hele breedte van de portefeuille. Je bent verantwoordelijk voor de agenda, de bijbehorende stukkenstroom en neemt hierin de regie. Je plant en organiseert aanvullend bijeenkomsten voor de burgemeester en wethouders en leidt de wekelijkse stafbijeenkomst waardoor je nauw betrokken bent bij de inhoudelijke aspecten van het werk.

• Als bestuursassistent blink je uit in e-mail- en complex agendabeheer waardoor je een gestroomlijnde werkomgeving creëert;
• Je beheert alle inkomende e-mails en verzoeken en beslist snel over de juiste vervolgstappen;
• Je fungeert als de 'oren en ogen' van B&W waarbij je leest, meedenkt, participeert en adequaat reageert op ontwikkelingen;
• Je stelt duidelijke agenda's op, verzamelt en distribueert documenten en houdt actiepunten en besluiten bij;
• Je zorgt voor de feilloze organisatie van vergaderingen zowel online, fysiek als hybride;
• En niet te vergeten maak je planningen en speel je een cruciale rol bij het organiseren van speciale bijeenkomsten zoals evenementen, bezoeken in de stad en bezoeken van relaties.

Waar kom je te werken?
Je maakt onderdeel uit van de afdeling Bestuurszaken. Alle collega’s binnen deze afdeling ondersteunen het bestuur en de directie in het dagelijks werk en bij besluitvorming. Je werkt nauw samen met de andere bestuursassistenten en collega’s van Bestuurszaken. Het cluster bestuursassistenten vormt een hecht en divers team. Binnen dit team heerst een sterke onderlinge verbondenheid. Collega’s weten elkaar te vinden, kunnen op elkaar bouwen en rekenen op elkaars support. Je werkt minimaal twee dagen op kantoor (mag natuurlijk vaker!) in het moderne Stadhuis, daarnaast heb jij de vrijheid om thuis te werken.

Benieuwd wat onze eigen medewerkers vertellen? Lees hier hun verhalen #ikwerkvoortilburg - Werken voor Tilburg

Wat breng je mee?
Als bestuursassistent ben je integer en neem je verantwoordelijkheid. Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal en hanteert een open, vriendelijke maar directe communicatiestijl. De werkzaamheden vereisen een systematische aanpak om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. In een dynamische omgeving kunnen prioriteiten snel veranderen. Jouw flexibiliteit stelt je in staat soepel te schakelen tussen verschillende taken en om te gaan met onverwachte uitdagingen. Je hebt te maken met strakke deadlines en hoge verantwoordelijkheden, maar jij weet kalm te blijven en de focus te bewaren in stressvolle situaties. Verder vragen wij:

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding bijvoorbeeld op het gebied van (management)ondersteuning, administratieve ondersteuning of secretarieel medewerker, MBO+ werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 dagen fysieke aanwezigheid in overleg met je staf in het moderne Stadhuis;
• Je bent bedreven in het gebruik van computers en programma’s zoals iBabs, MS Teams en Outlook (of weet je dit snel eigen te maken);

Wat krijg je ervoor terug?
De Gemeente Tilburg biedt een inspirerende werkomgeving waar diversiteit gewaardeerd wordt en authenticiteit gestimuleerd. Als onderdeel van een vooraanstaande overheidsorganisatie krijg je de kans om niet alleen bij te dragen aan Tilburg, maar ook aan je eigen groei dankzij ons uitgebreide aanbod aan trainingen via het Tilburgs Leerhuis.

Verder bieden wij je:

• De functie is ingeschaald in salarisschaal 8 met aanloopschaal 7. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.840,- en maximaal € 4.499,- bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte.
• 201,6 verlofuren en de mogelijkheid om max. 187 verlofuren bij te kopen (o.b.v. een fulltime dienstverband);
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Dat je het gehele jaar door kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, een extra uitbetaling, studie, vakantiegeld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarvan de werkgever 70% betaalt, inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid;
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
• Korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis;
• Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract;
• Een goede werk-privébalans met een werkweek van max. 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden;
• Een sta/zit bureau, bureaustoel en toebehoren om je thuiswerkplek volledig en goed in te richten;
• Werk je thuis? Dan ontvang je een thuiswerkvergoeding van €3,25 netto per thuiswerkdag;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

Vragen?
De vacature staat open t/m 8 mei. De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op 13 mei en de tweede gesprekken op 20 mei in de middag.

Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Neem dan contact op met Angelique Matab, teammanager Bestuurszaken, via tel nr. 06 - 187 97 353 of Stella Leijten, Afdelingshoofd Bestuurszaken, via tel nr. 06-20982356. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar recruitment@tilburg.nl

Overige info
Gemeente Tilburg wil een betrouwbare partner (werkgever) zijn voor inwoners en medewerkers. Daarom vragen we je om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen als onderdeel van het proces om bij ons te komen werken.

Wil je meer weten over het speelveld van deze vacature? Kijk dan eens op onderstaande websites:

Werken bij Gemeente Tilburg
Onze arbeidsvoorwaarden
Meer over CAO-gemeenten