Managementondersteuner

De gemeente Haarlem heeft als centrumgemeente de regie op de samenwerking binnen de arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland & IJmond. Hierin wordt samengewerkt door meerdere partijen ter versterking van de dienstverlening aan werkgevers, werkenden en werkzoekenden. Er wordt samengewerkt op operationeel-, tactisch- en bestuurlijk niveau.

Binnen de arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland & IJmond werken de gemeenten Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Heemskerk, Heemstede, Velsen en Zandvoort, UWV, ROC Nova College, Hogeschool Inholland, SBB, FNV, CNV en VNO-NCW West samen aan dienstverlening en projecten. De samenwerkende partijen zetten zich in voor een inclusieve arbeidsmarkt waarin iedereen duurzaam mee kan doen. Zij dragen bij aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en streven naar een zo goed mogelijk aansluiting tussen de behoefte en mogelijkheden van werkgevers, werkenden en werkzoekenden.

Je werkbetrekking is bij de centrumgemeente Haarlem. Je wordt onderdeel van het regionale programmateam voor de Arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland & IJmond en valt functioneel onder de programmamanager. Voor je werk ben je regelmatig op andere locaties in de regio, waaronder de Koepel.

• Het bundelen van alle secretariële taken met betrekking tot regionale arbeidsmarkt biedt de mogelijkheid om als spin in het web overzicht te houden en vanuit deze ondersteunende rol de regionale activiteiten efficiënt in te richten.
• Je werkt voor de programmamanager en het programmateam dat bestaat uit twee adviseurs, meerdere projectleiders en procesregisseurs. Afhankelijk van wie je ondersteunt is de intensiteit en/of de politieke dynamiek tussen de taken verschillend.
• Je ondersteunt de programmamanager en de leden van het programmateam bij het inplannen van complexe afspraken. Dit zijn zowel interne afspraken als afspraken met externen binnen en buiten de arbeidsmarktregio.
• Je maakt een jaarplanning voor de bestuurlijke en tactische overleggen en verstuurt de uitnodigingen. Je bereidt de overleggen samen met de programmamanager en de adviseurs uit het programmateam voor. Je zorgt voor het op tijd en volledig versturen van de agenda en vergaderstukken, je regelt de locaties, catering en andere facilitaire zaken. Je notuleert de overleggen, zorgt voor tijdige verslaglegging, legt afspraken vast en zorgt voor opvolging van acties.
• Je organiseert de locaties, catering en andere facilitaire zaken voor de diverse overleggen en bijeenkomsten.
• Je organiseert regionale evenementen, bijv. een werkbezoek, opening of mini-symposium, waaronder contact met externe locaties, cateraars en opstellen van draaiboeken.
• Je houdt de mailbox van de regionale arbeidsmarkt bij, stelt zelfstandig e-mails op, bewaakt de voortgang van aanmeldingen, acties en processen.
• Je verricht administratieve en ondersteunende werkzaamheden voor het programmateam en je bent voor hen aanspreekpunt voor allerlei organisatorische, facilitaire en secretariële vragen, bijvoorbeeld het regelen van een attentie voor een collega, het maken van een inwerkprogramma en een nieuwe collega wegwijs maken.
• Je denkt mee over de ontwikkeling en inrichting van de processen die nodig zijn voor de regionale samenwerking en voert deze deels zelfstandig uit.
• Naast het werk voor de arbeidsmarktregio maak je ook onderdeel uit van het team van managementassistenten van de afdeling W&I. Je houdt een halve dag per week de mailbox bij en voert daaruit vloeiende acties uit, zoals WOB verzoeken uitzetten, vragen doorzetten naar de afdeling, sollicitatiegesprekken inplannen.

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding op secretarieel gebied en ten minste vijf jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Je hebt uitstekende organisatorische kwaliteiten.
• Je hebt uitstekende communicatievaardigheden.
• Je hebt veel ervaring in programma's als Word, Excel en Powerpoint
• Je bent proactief en opereert graag vanuit een netwerk.
• Je hebt ruime ervaring met notuleren en kunt kort en bondig formuleren.
• Je bent stressbestendig, flexibel en politiek sensitief.
• Je krijgt energie van het afwisselen van verschillende werkzaamheden.
• Je vindt het leuk om samen te werken met collega's in een team.

Wij waarderen, omarmen en benutten de verschillen en talenten van mensen. Wij bieden een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Daar maken wij ons hard voor. 

• Een afwisselende rol waarin je impact maakt op de arbeidsmarkt in onze regio, waarbij er veel ruimte is voor eigen initiatief en ideeën.
• Een groot netwerk van samenwerkende partners.
• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem' en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement.
• Een arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.499 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega's.
• Goede arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van de CAO Gemeenten.