Managementassistent

Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail en vind je het leuk om een spilfunctie te vervullen in een gemeentelijke omgeving? Tijd om jouw ervaring in te zetten in Hilversum, dus kom langs voor een kennismaking!

🌱 Wat ga je doen?

Als managementassistente ben je verantwoordelijk voor de complexe agenda van jouw managers en voor de voorbereiding van verschillende vergaderingen. Daarnaast help je tevens bij alle processen rondom werving, aanmelding en het inwerken van nieuwe medewerkers. Ook bied je administratieve ondersteuning bij de inkoopprocedure met betrekking tot inhuur. Het plannen en organiseren van (team- en afdelings-) bijeenkomsten en zaken regelen voor het afscheid en jubilea van medewerkers is ook onderdeel van jouw brede takenpakket. Van agenda- en mailbox beheer, tot administratieve ondersteuning van het bestuurlijke besluitvormingsproces en verzorgen van (online)bijeenkomsten.

Je hebt regelmatig contact met jouw managers over hun wensen qua ondersteuning (hoe jij hen het beste kunt ondersteunen en ontzorgen). Je houdt nauwkeurig de agenda en stukkenstroom van jouw managers bij en denkt altijd een stap vooruit. Je vervult de rol van sparringpartner voor jouw managers en weet ze op een integere manier te adviseren.

Kortom we bieden je een veelzijdig en uitdagend pakket aan werkzaamheden.

Kom jij in tijdnood bij klussen of is er extra kennis nodig, dan vraag je jouw collega’s of teammanager om hulp. En heeft een collega versterking nodig? Geen probleem! Je springt bij als dat nodig is.

Het is in deze functie belangrijk dat je helder en goed communiceert en het leuk vindt om met verschillende type mensen samen te werken. Verder vraagt de positie om een accuraat, flexibel en proactief persoon.

Je bent een belangrijk onderdeel van de centrale managementassistentenpool. In overleg wordt met jou afgestemd welke managers je gaat ondersteunen. De gemeente Hilversum is een dynamische omgeving waarbij het van essentieel belang is dat je stressbestendig en flexibel bent, een gezonde dosis assertiviteit hebt, stevig in je schoenen staat en het overzicht weet te bewaren.

🎓 Wat breng je mee en welke competenties zijn belangrijk?

• Je hebt een afgeronde MBO-4 opleiding richting secretaresse of managementassistent(e);
• Je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie opgedaan, binnen een dynamische en complexe werkomgeving;
• Je beheersing van de Nederlandse taal is uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Office 365 heeft voor jou geen geheimen, je weet hoe Microsoft Teams werkt en je maakt je nieuwe computerprogramma’s zoals Ibabs of Zaaksysteem snel eigen.

Competenties:

• Goede gesprekspartner
• Initiatief
• Oplossingsgericht
• Prioriteiten stellen

📍 Wie ben je?

Jij vindt het een leuke uitdaging om alles in goede banen te leiden. Je voelt je verantwoordelijk en zet graag dat extra stapje om alles goed te plannen en organiseren, daarmee ontzorg je de manager. Ook al is het nog zo hectisch jij blijft kalm, denkt in mogelijkheden in plaats van problemen en weet goed prioriteiten te stellen. Je bent in staat om problemen of belemmeringen te signaleren en draagt snel een oplossing aan. Je past je gemakkelijk bij veranderingen aan en je hebt oog voor jouw omgeving en de taken en verantwoordelijkheden van jouw managers. Als iets spoed heeft dan ben je bereid om dit eerst af te maken alvorens je jouw werkdag afsluit. Je kunt goed luisteren, denkt graag mee en spant je in om een gezamenlijk resultaat te bereiken.

🤝 Wat kun je van ons verwachten?

✔ Werkweek: 36 uur (32 uur bespreekbaar).
✔ Contract: Jaarcontract met intentie tot vast dienstverband.
✔ Salaris: Schaal 7 van de CAO Gemeenten (€2.840 - €4.015 bruto p/m bij 36 uur), afhankelijk van ervaring.
✔ Voorzieningen: Uitstekende pensioenopbouw bij ABP (werkgever betaalt 70% premie) en een extra vangnet bij overlijden/arbeidsongeschiktheid.
✔ Extra's: Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per jaar.
✔ Vergoeding OV: Rondom onze locaties geldt betaald parkeren. Wij zetten ons actief in voor duurzame mobiliteit en vergoeden daarom het openbaar vervoer (2e klas) volledig.
✔ Ontwikkeling: Opleidingsmogelijkheden via de Hilversum Academie, met toegang tot trainingen vanaf dag één.
✔ Werk-privébalans: Hybride werken is mogelijk; Maar we verwachten je minimaal de helft van je tijd op locatie voor verbinding met collega's.

💪🏽 Samen sterker!

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

📞 Enthousiast?

We komen graag met jou in contact! Laat onderaan deze pagina je cv en motivatie achter en wij zullen contact met je opnemen. De sluitingsdatum van deze vacature is zondag 12 april 2026. De eerste gesprekken vinden plaats op woensdagochtend 15 april 2025.

Heb je nog inhoudelijke vragen? Neem dan contact op met Margreet Plantinga, teammanager managementondersteuning, 06-34 56 12 52. Heb je nog vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan nu contact op met onze recruiter Marc Lesschen op 06-41 17 48 27 of werving@hilversum.nl

Een VOG maakt onderdeel uit van de procedure.

Met deze vacature werven we een nieuwe ‘vaste’ collega. Onze inhuuropdrachten worden gepubliceerd op www.flextender.nl. Acquisitie is dus niet nodig. Dank je wel.