Recordmanager

Trots op jouw werk
Wil jij ervoor zorgen dat documenten altijd makkelijk terug te vinden zijn? En werken met een methode die helpt om informatie goed te bewaren (Archive by Design)? Dit is jouw kans! Als Recordmanager bij gemeente Zaanstad zorg je ervoor dat we onze documenten nu én later goed kunnen bewaren. Je zorgt dat dit gebeurt volgens de regels van de wet. De afdeling DIV is volop in ontwikkeling! Voor jou als Recordmanager een mooie kans om toekomstbestendige processen in te richten.

Wat ga je doen?
Als Recordmanager zorg je voor de inrichting van een goed digitaal dossierbeheer, controles en werkafspraken. Je onderzoekt wensen, adviseert en ondersteunt de (vak)medewerkers bij de inrichting van hun informatiehuishouding. Gaat er iets niet goed in het proces of kan er iets efficiënter? Dan ga jij samen met de collega’s van de afdeling en functioneel beheer zoeken naar de oplossing! Je helpt collega’s om volgens de regels te werken. Ook regel je het bewaren of verwijderen van oude documenten. Verder signaleer je kansen en bedreigingen voor de digitale informatievoorzieningen en vertaal je deze naar praktische toepassingen.

Een aantal voorbeelden uit jouw werk:

• Je adviseert over belangrijke onderwerpen zoals wetgeving en zaaktypen, de omslag van fysiek naar digitaal werken en de archieffunctionaliteiten bij de aanschaf van systemen.
• Je neemt deel aan organisatiebrede projecten op het gebied van informatiebeheer.
• Je denkt mee over ontwikkelingen rondom informatiebeheer.
• Je richt kwaliteitscontroles en audits in en voert deze uit binnen het kwaliteitssysteem. De rapportages die je opstelt, worden behandeld in het Strategisch Informatieoverleg (SIO).
• Je bereidt de input voor het jaarlijkse toezichtrapport over niet‑overgebrachte archieven voor.
• Je blijft actief op de hoogte van ontwikkelingen binnen informatiebeheer en informatiemanagement.

Ook goed om te weten: de afdeling DIV is volop in ontwikkeling. We richten deze zo in dat het informatiebeheer van Zaanstad ook in de toekomst goed geregeld is. Jij levert daarin een belangrijke bijdrage en krijgt veel ruimte om je eigen ideeën in te brengen.

Jouw collega’s. Bij gemeente Zaanstad.
Als Recordmanager werk je binnen ons team DIV. De afdeling DIV is volop in ontwikkeling en richt zich op toekomstbestendige processen voor het beheren van het archief volgens wet- en regelgeving. Daar zetten wij ons iedere dag voor in. Je doet dit samen met zeven collega’s: vier medewerkers informatiebeheer en drie recordmanagers. Naast de intensieve samenwerking met de Recordmedewerkers heb je ondersteuning van adviseurs en de beleidsmedewerker informatiebeheer. Ook wordt er binnen de afdeling DIV gewerkt aan het opzetten van een Woo-informatieteam. De Woo-contactpersoon is al binnen het team gepositioneerd. We werken nauw samen met Functioneel beheer, ICT, Privacy en Informatiebeveiliging.

Jij bent het
Gewoon lekker jezelf. Met jouw communicatieve vaardigheden breng je feitelijke informatie zowel mondeling als schriftelijk begrijpelijk en helder over. In je werk ga je met resultaatgerichtheid op zoek naar hoe je collega’s kunt meenemen in vernieuwingen en veranderingen. Verder werk je nauwkeurig. Je let op kwaliteit en hebt oog voor details. Ook neem je verantwoordelijkheid door eigenaarschap te nemen over je werkzaamheden en zelfstandig de voortgang te bewaken. Samenwerken gaat je vanzelfsprekend goed af, maar je kunt ook zelfstandig opereren binnen afgesproken kaders.

Verder heb je:

• Minimaal een jaar werkervaring binnen het vakgebied archief- en informatiebeheer.
• Kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Selectielijst, de Algemene Verodering Gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo).

Wat jij krijgt
Zoek jij de ruimte om jouw unieke talent te ontwikkelen en in te zetten voor de samenleving? Gevonden! Bij gemeente Zaanstad, waar je 32 tot 36 uur per week kan werken als Recordmanager. Je gaat aan de slag met enthousiaste collega's. Samen maken we het verschil!

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden die hierbij horen (op basis van 36 uur per week):

• Tussen €3.777 en €5.554 bruto per maand (schaal 10). Hoeveel je precies verdient, hangt af van kennis en ervaring.
• 17,05% individueel keuzebudget (IKB). Dit is max. €946 bruto per maand incl. vakantiegeld. Hoe je dit inzet? Dat is aan jou. Kies bijvoorbeeld voor extra vakantiedagen, opleidingen, een fiets of extra salaris.
• Je kunt jaarlijks €150 netto uit je Individueel Keuzebudget (IKB) inzetten voor vitaliteit. Dit bedrag mag je gebruiken voor bijvoorbeeld sport, ontspanning of mentale gezondheid.
• Vrijheid om jouw werkdagen in te delen. Jouw werkplek? Vanuit ons unieke stadhuis, vlak naast het treinstation in Zaandam. Of voor een deel thuis.
• Reiskosten van €0,23 per kilometer. Het maakt niet uit hoe je reist.
• Werk je thuis? Dan krijg je een vergoeding van €3,25 per dag.
• Een pensioen bij het ABP, collectiviteitskorting op de zorgverzekering, (voor een deel) betaald ouderschapsverlof. Dat is goed geregeld in de CAO.
• Een vergoeding van €168 per jaar voor de kosten van je zorgverzekering.

Er is nog meer. Het hele overzicht vind je via: Arbeidsvoorwaarden – Werken bij Gemeente Zaanstad.

Gemeente Zaanstad. Werken met karakter
Wist je dat Zaanstad 1 van de 20 grootste gemeenten van Nederland is? In 2040 telt onze gemeente ruim 200.000 inwoners. Met 1.800 collega's maken we Zaanstad mooier en sterker. We willen een vitale en inclusieve organisatie zijn. Waar je jezelf kan zijn en je gewaardeerd voelt.

Zaanstad is altijd in ontwikkeling en kent een heel eigen uiterlijk, cultuur en smaak. Werken in zo'n omgeving vergt lef, pionieren en eigen regie. En daar zijn wij trots op! Samen bouwen we bruggen tussen culturen en leefomgevingen, erfgoed en toekomst, ambacht en industrie, mens en natuur.

Interesse?
Zie jij jezelf al werken als Recordmanager? Het begint bij jouw sollicitatie.

Solliciteren kan tot en met woensdag 8 april. En dan? Je ontvangt van ons altijd een reactie. Je mag deze verwachten na de sluitingsdatum.

Vragen?
Wij snappen dat je misschien nog vragen hebt. Die beantwoorden wij graag! Bel met Jaap de Vries via 06-21429645. Heb je vragen over de procedure? Bel of app met Obadja Arends, corporate recruiter via 06-31042369.