Managementondersteuner

Ben jij de organisator die rust brengt in een drukke omgeving? Kun jij zelfstandig plannen, overzicht bewaren en proactief schakelen voor verschillende managers? Kom dan werken bij ons 

Functie

Werk waar je trots op kunt zijn 

De gemeenten Woerden en Oudewater zijn een dynamische en uitdagende omgeving. Jij bent de rots in de branding van 3 tot 4 teammanagers in het fysieke domein. Er vinden in de gehele organisatie maar vooral ook in het fysieke domein, de komende periode allerlei ontwikkelingen plaats, en daar hebben wij jou bij nodig. Jij bent de solide basis van deze teammanagers en weet ze door jouw proactieve, ontzorgende houding telkens weer te verrassen! 

Dit ga je doen 

Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt. Je hebt een nuchtere en frisse blik, waarmee je proactief vooruitkijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt. 

Je hebt een afwisselend takenpakket: 

Agenda- en e-mailbeheer 

• Een groot deel van de werkzaamheden is het interne agendabeheer; niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook het organiseren van alle faciliteiten rondom de afspraak. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.
• Verbanden leggen tussen de e-mail van de teammanagers en de agenda’s en hier proactief naar handelen. 

Ondersteuning bij (personeels)administratie 

• Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).
• Aan- en afmelden van personeel.
• Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
• Ondersteunen bij aanvraag vrije dagen, declaraties, ziek-/betermeldingen.
• Maken van (vakantie)planningen.
• Facturen coderen.
• Abonnementenbeheer. 
   

Overige taken

• Notuleren (team)overleggen.
• Representatietaken bij jubilea, afscheid, e.d.
• Locaties in- en extern regelen voor overleggenen en trainingen en daarbij verzorgen van voorzieningen.
• Je exacte taken hangen af van de behoeften van de manager die je ondersteunt. 

Zo ziet jouw werkdag er ongeveer uit: 

Vandaag werk je vanuit het mooie gemeentehuis in Woerden. Je zoekt op de derde etage een plekje in de buurt van één van de managers waar je voor werkt. Na een kort praatje met een kop koffie, start je de computer op. Je scant je mail en prioriteert de zaken die je op moet pakken. Ondertussen krijg je twee ziekmeldingen binnen, je verwerkt deze in het systeem, informeert het team en checkt of er afspraken staan die verzet moeten worden.  

Je hebt overleg met een van de managers en neemt de agenda door. Er zijn wat spoedjes ontstaan waardoor een aantal afspraken verzet moeten worden, tijd voor jouw magie! Ondertussen bestel je een bloemetje voor een nieuwe collega die overmorgen start, dat is met een warm welkom beginnen! Tijd voor de lunch met het team, je bent meteen op de hoogte van alle nieuwtjes.  

Na de lunch, ga je verder met je werkzaamheden voor een van de andere managers die je ondersteunt, je zoekt hem/haar op. Jullie hebben gisteren overleg gehad en aan jou de taak om een teamdag te plannen voor haar team, dat wordt leuk! 's Middags drink je even een kopje thee met de andere managementondersteuners en bespreken jullie direct de verdeling van het werk in de vakantieperiode. Je scant je eigen mailbox op wat laatste zaken en sluit tevreden af. Voor vandaag zit je werkdag erop! 

In deze rol maak je echt impact: je bent zelfstandig, verantwoordelijk en zorgt dat alles op rolletjes loopt, van praktische zaken tot grotere organisatieklussen. 

Dit neem je mee 

Competenties  

• Organisatietalent - Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen e-mail en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken to-do lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving.
• Pro-actief - Je durft dingen naar je toe te trekken; “Kom maar op!” Met een frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen. Je denkt in oplossingen en verliest nooit het overzicht.
• Flexibel - Je kunt goed inspelen op ad-hoc situaties en onverwachte wijzigingen. Je houdt je hoofd koel, ook in drukke periodes.
• Communicatief vaardig – Je fungeert al eerste aanspreekpunt voor collega's. Met jouw luisterend oor en benaderbare houding weet je precies de juiste informatie te verzamelen om snel tot concrete acties te komen. Je hebt contact met veel verschillende mensen, je bent overtuigend met tact en weet wat je wel en soms ook niet kunt zeggen. 

Kennis en ervaring  

Wat jou verder onze nieuwe managementondersteuner maakt?  

• Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding, liefst op secretarieel gebied.
• Je hebt meerdere jaren werkervaring als managementondersteuner van meerdere managers. Extra enthousiast worden wij als je eerder bij een gemeente hebt gewerkt.
• Je bent 24 uur per week beschikbaar.
• Je bent zeer ervaren met Outlook en MS Office.
• Je beheerst de Nederland taal zowel in woord als geschrift. 

Team en Organisatie 

Sinds kort vormen alle managementondersteuners samen één team, samen met de collega’s van het bestuurs- en directiesecretariaat. Binnen het cluster managementondersteuning vervangen de verschillende collega’s elkaar bij afwezigheid en nemen werk van elkaar over als dat nodig is. De komende periode investeren we om van jullie echt één team te maken. 

Hoewel je onderdeel bent van een team, is deze functie sterk gericht op zelfstandig werken. We zoeken daarom iemand met aantoonbare secretariële ervaring die goed kan plannen, organiseren en prioriteiten kan stellen. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig impact te maken. 

Als management ondersteuner ben je een bekend gezicht en benaderbaar. Daarom werk je een groot deel van je tijd op kantoor. In overleg heb je de mogelijkheid een deel van je tijd thuis te werken.   

Arbeidsvoorwaarden  

• Wij bieden afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris tot maximaal € 3.980 (schaal 7). Afhankelijk van jouw kennis en ervaring word je ingeschaald, een aanloopschaal is bespreekbaar. Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij dat wilt. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem. Genoemd salaris is op basis van salaristabel 1 oktober 2025. Voor verdere loonstijgingen zie Cao Gemeenten 2025-2027 
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd. 
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Hier lees je meer over onderaan de vacature.  

Reageer nu 

Zin in deze baan bij de gemeenten Woerden en Oudewater?  

• Wij hanteren geen sluitingsdatum voor de vacature. Wij gaan met een passende kandidaat direct in gesprek. 
• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding. 
• Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega’s graag zelf.