Managementassistent (m/v/x)

Gemeente Tilburg is een levendige en dynamische stad met een rijke geschiedenis en een veelbelovende toekomst. Als één van de grootste gemeenten in Nederland streven we ernaar om onze stad te ontwikkelen en te laten groeien door middel van diversiteit, inclusie, duurzaamheid en gemeenschapsgerichte dienstverlening. Dit doen we met meer dan 2.500 medewerkers, verdeeld over 19 afdelingen met 120 leidinggevenden.

Als Managementassistent bij Gemeente Tilburg speel je een cruciale rol bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten, waardoor het managementteam zich kan concentreren op het leiding en sturing geven aan een team. Jij bent van onschatbare waarde voor een effectieve en efficiënte werking van Gemeente Tilburg. Wij zijn op zoek naar drie collega's die ons komen versterken op drie verschillende afdelingen. Vind je het leuk om in een informele sfeer te werken, waar aandacht is voor jouw persoonlijke ontwikkeling en wil je deel uitmaken van een hecht team van managementassistenten voor de hele gemeente? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen
Jij bent de rechterhand van één of meerdere leidinggevenden bij een uitvoerende of ondersteunende afdeling binnen Gemeente Tilburg. Je coördineert en voltooit administratieve taken met nauwkeurigheid, wat ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. In deze cruciale rol fungeer je als de schakel die ervoor zorgt dat alle onderdelen goed op elkaar aansluiten. Jouw belangrijkste functie-taken:

• Jij zorgt ervoor dat de agenda's van de leidinggevende(n) die jij ondersteunt, goed worden beheerd en bewaakt. Dit is belangrijk omdat het om ingewikkeld agendabeheer gaat;
• Je houdt de correspondentie van de leidinggevende bij, zowel op papier als digitaal. Je schrijft, controleert en zorgt dat uitgaande post de juiste handtekeningen hebben. Ook hou je de (gedeelde) mailboxen in de gaten;
• Jij doet de voorbereiden van vergaderingen op een gestructureerde manier, inclusief het maken van agenda's, het kiezen van de tijd en hoe vaak, het verzamelen en sturen van documenten, en het opstellen van lijsten met acties en besluiten. Je zorgt ervoor dat alles goed verloopt, ook online, op kantoor of een mix van beide;
• Je maakt planningen en helpt bij het organiseren van speciale bijeenkomsten zoals jubilea en evenementen;
• Je ondersteunt met administratieve taken, zoals het ordenen van documenten, omgaan met ziekmeldingen, regelen van relatiegeschenken, ondersteuning bij de in- en uitstroom van medewerkers, en het beheren van inkoop.

Waar kom je te werken
Jij wordt onderdeel van het team Managementassistenten binnen de afdeling Faciliteiten. Dit team bestaat uit ongeveer 56 managementassistenten die één of meerdere leidinggevende ondersteunen. De twee teamleiders zorgen voor de dagelijkse coördinatie en de teammanager geeft sturing en leiding aan het complete team. Het is een hechte club collega’s waar samenwerking (clusterverband) voorop staat. Elke twee maanden wordt het kenniscafé georganiseerd met een afsluitende borrel.

Ook zal je nauw samenwerken met de leidinggevende(n) die je ondersteunt. Je werkplek bevindt zich op een van onze vier gemeentelijke locaties, waaronder het moderne stadhuis en de nieuwe stadswinkel. Hier komen we samen in onze gedeelde kernwaarden van verbondenheid, daadkracht en vernieuwing. Collega’s staan echt voor elkaar klaar.

Binnen deze functie heb jij de vrijheid om je tijd in overleg net de teamleider in te delen. Zo heb je de mogelijkheid om vanuit huis te werken of op kantoor. Het accent bij de BAT ligt op de fysieke aanwezigheid, waarbij de verdeling doorgaans 70% op kantoor en 30% thuiswerken bedraagt. In samenspraak met de teamleider en de afdeling worden je werkdagen bepaald.

We zijn momenteel op zoek naar een managementassistent voor:

Afdeling Sportbedrijf (ca. 350 medewerkers):

• Locatie: Sportbedrijf Tilburg, Stappegoorweg 1
• Werkuren: 24 uur
• Vrijdag verplichte dag op kantoor

Afdeling Ruimtelijke Uitvoering (ca. 110 medewerkers):

• Locatie: Stadhuis, Stadhuisplein 130
• Werkuren: 32 uur

BAT (ca. 150 medewerkers):

• Locatie: BAT, Ceramstraat 6
• Werkuren: 30 uur
• Aanwezig: 70% op kantoor, 30% thuis

Wat breng je mee
Wij kunnen rekenen op jouw vriendelijke en gastvrije persoonlijkheid. Jij bent leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief. Jij begrijpt de dynamiek, belangen en verhoudingen die kenmerkend zijn voor een organisatie op bestuurlijk niveau. Integriteit en verantwoordelijkheid staan hoog op jouw lijst en je begrijpt dat alertheid en snel schakelen van groot belang zijn. Met deze eigenschappen ben je klaar om een waardevolle bijdrage te leveren aan ons team.
Je beschikt over minimaal een mbo-opleiding (afgerond) die raakvlakken heeft met het managementassistenten vak;

• Heb je net je opleiding afgerond? Ook dan ontvangen we graag jouw sollicitatie!
• Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer; Het MS-Office pakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen;
• Je bent 24 uur per week inzetbaar bij afdeling Sportbedrijf. Bij BAT ben je minimaal 30 uur beschikbaar. Bij Ruimtelijke Uitvoering minimaal 32 uur beschikbaar.

Wat krijg je ervoor terug
Gemeente Tilburg biedt een inspirerende werkomgeving waar diversiteit gewaardeerd wordt en authenticiteit gestimuleerd. Als onderdeel van een vooraanstaande overheidsorganisatie krijg je de kans om niet alleen bij te dragen aan Tilburg, maar ook aan je eigen groei dankzij ons uitgebreide aanbod aan trainingen via het Tilburgs Leerhuis.

Verder bieden wij je:

• De functie is ingeschaald in salarisschaal 7 met aanloopschaal 6. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal €2.404,- en maximaal €3.784,- bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte;
• 194 verlofuren en de mogelijkheid om max. 187 verlofuren bij te kopen (o.b.v. een fulltime dienstverband);
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Dat je het gehele jaar door kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, een extra uitbetaling, studie, vakantiegeld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
• Een goede pensioenregeling bij ABP en korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis;
• Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract. Indien je momenteel in vaste dienst bent bij Gemeente Tilburg, blijf je in vaste dienst;
• Een goede werk-privébalans met een werkweek van 24 uur, gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden;
• Een sta/zit bureau, bureaustoel en toebehoren om je thuiswerkplek volledig en goed in te richten;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

Wil jij jouw ondersteunende kwaliteiten inzetten voor een effectieve en efficiënte werking van Gemeente Tilburg? Solliciteer dan via onderstaande button!

Vragen?
De vacature staat open t/m 5 mei 2024. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdag 7 mei en woensdag 8 mei. Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Karin Magielse, Teammanager Managementassistenten, via tel. nr 06-31980348. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar personeel@tilburg.nl onder vermelding van: vacaturenummer: FAC24-04

Gemeente Tilburg wil een betrouwbare partner (werkgever) zijn voor burgers en medewerkers. Daarom vragen we je om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen als onderdeel van het proces om bij ons te komen werken.

Delen van de vacature mag, graag zelfs! Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Meer over Gemeente Tilburg: https://www.werkenvoortilburg.nl/pagina/afdelingen
Meer over onze arbeidsvoorwaarden: https://www.werkenvoortilburg.nl/pagina/arbeidsvoorwaarden
Meer over CAO gemeenten: https://www.caogemeenten.nl/