Secretaresse

Heb jij een positieve en enthousiaste persoonlijkheid? Heb jij al een aantal jaar ervaring als assistent/ secretaresse voor directie, management of bestuur? Kijk jij verder dan jouw neus lang is en vind het leuk om mee te helpen bouwen aan een compleet nieuwe afdeling? Ben jij tevens op zoek naar een nieuwe baan waarin je samen met jouw collega’s het verschil kunt maken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?  

Samen met je collega ondersteuners zorg je ervoor dat de agenda’s van onze Strategisch Managers gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgd en ondersteunt verschillende teams waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team, directe collega’s die het bestuur ondersteunen (Bestuurssecretariaat), Team Coaches en met de vakinhoudelijke teams in de organisatie.

Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van de Strategisch Managers. Het betreft een complex agendabeheer: het monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden organiseer je bijeenkomsten, laat je de Portefeuillehoudersoverleggen (PHO’s) vlekkeloos verlopen en regel je waar nodig facilitaire zaken.

Jouw team

In De Bilt werken we in zelforganiserende teams. Jij gaat deel uitmaken van het team Bestuurs- en managementondersteuning (BMO). Dit team bestaat uit het bestuurssecretariaat, bestuursadviseurs, juridisch medewerkers en juridisch controller, functionaris gegevensbescherming en ambtelijk secretaris ondernemingsraad en dus het nieuwe Centraal Secretariaat.

Dit subteam is eigenlijk nog maar net van start gegaan, is vanuit een grote organisatie brede behoefte ontstaan en zal vanuit hier alleen maar groeien. Het is verantwoordelijk voor de ondersteuning van zo goed als de gehele organisatie en het takenpakket zal in de loop der tijd dan ook uit gaan breiden. Eigenlijk creëer je min of meer jouw eigen functieprofiel naar gelang de tijd verstrijkt. Het is nu al een enthousiast team waarin hard gewerkt, maar ook graag gelachen wordt. Met elkaar steeds beter worden en wezenlijke stappen zetten. Daarom is structuur krijgen en behouden belangrijk zodat iedereen zijn/haar taak kan uitvoeren. Samenwerken als team vinden wij heel belangrijk. We helpen en vervangen elkaar waar nodig. Jouw inbreng vanuit jouw ervaring is van harte welkom!

Wat neem je mee? 

Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk en stelt je flexibel en open op, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denkt proactief mee en vooral vooruit. Je helpt meebouwen vanuit de inhoud en kunt zowel in de breedte als in de diepte kijken. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team en de rest van de organisatie te vinden. 

• Je hebt al een aantal jaar ervaring als ondersteuner/ assistent/ secretaresse voor management en/of teams op MBO+ niveau.
• Ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een pré.
• Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid wanneer nodig om langer door te werken (geen 9 tot 5 mentaliteit).
• Je kunt de juiste prioriteiten stellen om jezelf, de manager en de omgeving te managen.
• Je hebt ervaring met werken in een dynamische omgeving.
• Natuurlijk ben je zeer digitaal-vaardig en bij voorkeur al bekend met de systemen die gebruikt worden (Outlook, Teams, Zaaksysteem, Ibabs).

 Wat bieden wij jou?

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in het groene hart van Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. Je kunt in overleg werken waar en wanneer je wilt, maar uiteraard ontmoeten we elkaar wekelijks in ons goed bereikbare gemeentekantoor. Je krijgt 230 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch?

• Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 2.878 (schaal 8) tot maximaal € 4.052 (schaal 8) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 2 januari 2023).
• We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
• Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.
• Een zakelijke telefoon en een laptop.
• Actieve personeelsverenging.
• 194,4 vakantie-uren bij een 36-urige werkweek.
• Opleidingsmogelijkheden o.a. via ons eigen leerportaal.

Interesse?

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij gemeente De Bilt? Solliciteer dan meteen! Wij ontvangen jouw CV en/of motivatiebrief graag. Je kun je brief richten aan Alexe Hartman, projectleider. De vacature sluit op zondag 10 december 2023. De gesprekken zullen in de weken erna worden gepland.

Heb je nog vragen? Die beantwoorden we graag! Stuur een mail aan Alexe Hartman, Projectleider uitrol Centraal Secretariaat a.hartman@debilt.nl. Heb je vragen over de procedure dan kun je contact opnemen met Sandra Blaz, via HR@debilt.nl.

Zó werkt het in De Bilt

Gemeente De Bilt heeft ruim 43.000 inwoners en bestaat uit zes kernen: Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Wij werken aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Zin om hieraan bij te dragen? Kijk op ons  om te zien wat gemeente De Bilt nog meer te bieden heeft.

De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavengestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht. Meer weten? Lees ons organisatieverhaal!

Tenslotte

We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt in onze organisatie. Daarom verwelkomen we diversiteit in onze organisatie. Of dat nu gaat om verschil in achtergrond, leeftijd, geaardheid, arbeidsbeperking of anderszins. Verschillen tussen collega’s geven variatie in bijvoorbeeld kennis, ervaring en kwaliteiten. Zo kunnen we het werk in, met én voor onze gemeente nog beter doen.

Deze vacature wordt zowel intern als extern tegelijkertijd uitgezet.

Delen? Ja graag! Acquisitie? Nee, bedankt.