Managementassistent

Wij zijn op zoek naar een

Managementassistent

Vaste vacature, 32-36 uur, schaal 8

Kom jij het managementteam (MT) van onze afdeling Toezicht, Veiligheid en Leefbaarheid (TVL) versterken als managementassistent? Dankzij jouw secretariële ondersteuning kloppen de agenda’s van de MT leden van A tot Z. Ben je een ervaren, breed inzetbare managementassistent en heb je zin in een nieuwe uitdaging binnen onze gemeentelijke organisatie? Solliciteer dan vooral, we maken graag met je kennis! 

Wat ga je doen?
Als Managementassistent ben je onderdeel van het managementteam (MT) Toezicht, Veiligheid en Leefbaarheid. Dit MT bestaat uit het Afdelingshoofd en 3 Teamleiders. In jouw rol als Managementassistent ga jij het Afdelingshoofd en de Teamleiders ondersteunen in alle voorkomende secretariële zaken. Je werkzaamheden zullen grotendeels bestaan uit de volgende taken:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van het Afdelingshoofd en de Teamleiders klopt van A tot Z.
• Zelfstandige behandeling e-mail van het Afdelingshoofd en Teamleiders.
• Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en hiernaar handelen.
• Het helpen bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige representatieve taken.
• Ondersteunen bij diverse projecten.
• Verwerken van In- door- en uitstroom van (nieuwe) medewerkers.
• Het bewaken van de werkvoorraad en anticipeert op potentiële knelpunten die de kwalitatieve inhoud en voortgang belemmeren.
• Het bewaken en verbeteren van de werkprocessen binnen het Secretariaat en afdeling.
• Ondersteuning boa-coördinator bij administratieve werkprocessen zoals registratie, aanvragen verlengingen boa-bevoegdheid, VOG-verklaringen, aanmeldingen examens.

Wat verwachten we van je?

• Een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval mbo-4 niveau.
• Je hebt tenminste enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
• Je hebt bij voorkeur ervaring in een gemeentelijke organisatie;
• De Nederlandse taal beheers je uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Jij weet als geen ander dat accuraat werken enorm belangrijk is. Met jouw werk vorm je een heel belangrijke schakel in het dagelijkse werk van het MT. Geen dag is hetzelfde, en dat maakt het werk uitdagend en interessant. Een portie flexibiliteit en stressbestendigheid is dan ook enorm handig. We zijn nieuwsgierig naar jouw inbreng hoe we zaken nog beter kunnen organiseren en/of inrichten. Neem dus vooral initiatief! Dit alles doe je met een goed organisatievermogen. Je begrijpt de gemeentelijke organisatie en kunt daarin effectief handelen. 

Jouw afdeling: Toezicht, Veiligheid en Leefbaarheid
De afdeling Toezicht, Veiligheid en Leefbaarheid (TVL) draagt binnen de gemeente bij aan het in stand houden en vergroten van de leefbaarheid en veiligheid van de stad voor bewoners, ondernemers en gebruikers. Door toezicht en aanwezigheid in de wijken dragen we bij aan het welbevinden van onze burgers. De afdeling kent een breed scala aan producten en een grote diversiteit in doelgroepen en werkprocessen. Hier vindt alle bestuursrechtelijk en strafrechtelijk toezicht en handhaving plaats voor uiteenlopende beleidsvelden.

De afdeling bestaat uit het team Omgevingstoezicht, Stadstoezicht, Juristen, Strategie en ondersteuning, Wijkcoördinatoren en Openbare Orde en Veiligheid.

Er werken ongeveer negentig mensen. 

Wat krijg je van ons?
Je gaat werken voor een veelzijdige stad. We zijn trots op onze historie, terwijl we de blik stevig op de toekomst richten. De organisatie staat open voor jouw ideeën en de lijnen zijn kort, ook richting de bestuurders. Dat zie je terug in ons moderne, open Stadshuis. Daar maken we graag een plek voor jou. Verder hebben we voor je:

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.052,00 (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto salaris dat je vrij kunt besteden aan de beschikbare doelen, passend bij jouw persoonlijke wensen.
• een laptop en telefoon van de zaak.
• een professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling.
• een warm welkom tijdens het introductieprogramma.
• de mogelijkheid om hybride te werken: vanuit huis, in ons Stadshuis of op één van onze andere locaties.

We hebben twee levendige personeelsverenigingen: de NieuweGeineratie en de Zandkruiers. Er worden regelmatig interessante activiteiten en gezellige borrels georganiseerd. Fijn om je netwerk uit te breiden én nieuwe inzichten op te doen.

Meer weten?
Wil je meer weten over deze functie bij de gemeente Nieuwegein? Neem dan contact op met Paulien de Jong, hoofd TVL (030-607 1372). 

Direct solliciteren?
Ben je een ervaren Managementassistent die breed inzetbaar is? Dan ontvangen we graag een motivatiebrief en cv via onze sollicitatiepagina. We kijken uit naar jouw sollicitatie!

Sollicitatieprocedure
De vacature staat open voor zolang de functie niet is vervuld.  Solliciteer wanneer het jou uitkomt, maar wacht niet te lang! We wachten niet tot een sluitingsdatum. We reageren direct op een ingestuurde sollicitatiebrief en willen graag snel afspreken voor een eerste kennismakingsgesprek.

De vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid krijgt de interne kandidaat voorrang. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.