Recordbeheerder

Ben jij digitaal vaardig en wil je graag werken bij een gemeente als Recordbeheerder? Ben je communicatief vaardig en nauwkeurig? Ben jij op zoek naar een nieuwe baan waarin je samen met jouw collega’s het verschil kunt maken voor onze inwoners? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Je werkt samen met twee andere recordbeheerders op de postkamer. Dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het correct verwerken, registreren en digitaliseren van poststukken. Daarnaast is er een belangrijke rol voor je weggelegd in het op orde brengen van de informatiehuishouding door middel van zaakgericht werken. Durven en willen verbeteren is voor jou een natuurlijke houding en iets wat je graag doet naast de dagelijkse werkzaamheden. Je staat aan de basis van het goed beschikbaar en toegankelijk maken van digitale dossiers en van de processen die daar aan ten grondslag liggen. Hierbij geef je gevraagd en ongevraagd advies aan collega’s over de vorming van dossiers en de juiste afhandeling hiervan, rekening houdend met archieftermijnen. Daarnaast vervul je ook een van de teamrollen. Rollen die het zelforganiserende team draaiende houden.

Jouw team

Je maakt onderdeel uit van het team proces- en informatiemanagement (PIM), een team met verschillende vakgroepen. De taak van dit team: het verbeteren en draaiend houden van onze informatiestromen. De focus ligt op processen en de onderliggende informatievoorziening van onze gemeente, zowel fysiek als digitaal. Hierin trekken we zoveel mogelijk op met andere teams en waar mogelijk met onze buurgemeenten. We zijn nieuwsgierig en kiezen graag voor nieuwe wegen, ook met onze inwoners en kennisinstituten. Het team is constant in beweging en zoekt naar mogelijkheden om processen te kunnen optimaliseren en werken we naar een toekomstbestendige gemeente toe. Handig om te weten, we zijn een zelf organiserend team.

Wat neem je mee?

Je bent communicatief vaardig en werkt nauwkeurig. Daarnaast denk je oplossingsgericht en toon je initiatief. Je kan omgaan met stress en met feedback. Ook schroom je niet om collega’s van feedback te voorzien.

• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• Je bent flexibel in de omgang met werktijden van jezelf en van je collega’s.
• Je bent digitaal vaardig en kan ook anderen die vaardigheden bijbrengen.
• Ervaring met analoge dossiervorming en het vertalen van analoog naar digitaal is een pre.
• Kennis van een zaaksysteem (met name zaaksysteem.nl) is een pre.

Wat bieden we?

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. Je kunt werken waar en wanneer je wilt, maar uiteraard ontmoeten we elkaar regelmatig in ons goed bereikbare gemeentekantoor. Je krijgt 230 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch?

• Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 2.545 (schaal 7) tot maximaal € 4052 (schaal 8) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 2 januari 2023).
• We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
• Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.
• Een zakelijke telefoon en een laptop.
• Actieve personeelsvereniging.
• 194,4 vakantie-uren bij een 36-urige werkweek.
• Opleidingsmogelijkheden o.a. via ons eigen leerportaal.

Interesse?

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij gemeente De Bilt? Solliciteer dan meteen! Wij ontvangen jouw CV en/of motivatiebrief graag. Je kun je brief richten aan Jeroen Botman, Senior HRBP. Het eerste selectiegesprek voeren we in de tweede week van oktober. Als jij meegenomen wilt worden in deze eerste gespreksronde, reageer dan uiterlijk zondag 1 oktober 2023.

Heb je nog vragen? Die beantwoorden we graag! Neem hiervoor per e-mail contact op met Laura Sportel, Recordbeheerder, via l.sportel@debilt.nl. Voor vragen over het proces kan je contact opnemen met Jeroen Botman, Senior HRBP, via 06-39 36 06 30.

Je bent ook altijd welkom om een kopje koffie te komen drinken en kennis te maken.

Zó werkt het in De Bilt

Gemeente De Bilt heeft ruim 43.000 inwoners en bestaat uit zes kernen:  Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Wij werken aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Zin om hieraan bij te dragen? Kijk op ons YouTubekanaal om te zien wat gemeente De Bilt nog meer te bieden heeft.

De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavengestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht. Meer weten? Lees ons organisatieverhaal!

Deze vacature wordt zowel intern als extern tegelijkertijd uitgezet.

Delen? Ja graag! Acquisitie? Nee, bedankt.