Bestuurssecretaresse

Wij, het team secretariaat, zijn trots op Baarn, betrokken bij de inwoners, spin in het web, horen veel, zijn discreet & zorgvuldig, hebben aandacht voor elkaar en maken van chaos een geheel. Ben jij de enthousiaste, oplossingsgerichte, zelfstandige collega? Dan zijn wij op zoek naar jou! 

Bestuurssecretaresse 

28 uur per week

Wat ga je bij ons doen?

Als bestuurssecretaresse werk je voor de wethouders van de gemeente Baarn. Je vormt daarbij de spil tussen bestuur, organisatie en inwoners! Je bent dus naar buiten gericht en werkt eigenlijk indirect voor de inwoners van de gemeente Baarn om Baarn elke dag een beetje beter en mooier te maken. Op een werkdag kan jij bezig met: 

• de agenda’s beheren en afspraken maken;

• bijeenkomsten organiseren met meerdere (externe) partijen;

• vragen (telefoontjes/mails/correspondentie) zelfstandig beantwoorden;

• vergaderingen organiseren en proactief zorgen dat stukken op tijd worden aangeleverd;

• bezoek aanmelden en vergaderruimtes (zowel in- als extern) boeken;

• voortgang bewaakt van gemaakte afspraken en zorgdraagt voor opvolging van acties;

• je collega’s van het directiesecretariaatsteam vervangen bij het ondersteunen van burgemeester, wethouders en teammanagers en het ondersteunen van de gemeentesecretaris of bij werkzaamheden rond het collegeproces en bij kabinetswerkzaamheden.

Wat vragen we van je?

Natuurlijk vragen wij minimaal een MBO-4 of HBO opleiding. Daarnaast heb jij ervaring opgedaan in het ondersteunen van een bestuur of directie als secretaresse of managementassistent. Je hebt goede, betrouwbare dienstverlening hoog in het vaandel staan. En hebt – ook in hectische tijden - altijd overzicht. Je bent flexibel, sociaal en werkt met evenveel plezier zelfstandig als in teamverband. Je kunt hoofd- van bijzaken scheiden en werkt graag efficiënt. Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en bent initiatiefrijk. Je loopt makkelijk bij anderen naar binnen om een vraag te stellen en hebt de innerlijke drive om jezelf te blijven ontwikkelen. Het is handig als je al een beetje de structuur van de gemeentelijke besluitvorming kent! Jouw werkdagen zijn woensdag (hele dag), donderdagmiddag en vrijdag (hele dag).

Wie ben jij?

Jij laat je niet gek maken door de waan van de dag en weet hoofd- van bijzaken te scheiden. Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk. Je weet precies waar de d’s en de t’s thuishoren. Je bent flexibel, staat voor een ander klaar en zorgt dat de klus wordt geklaard. Het vervangen van collega’s bij afwezigheid of elkaar bijstaan in drukke tijden is hier onderdeel van. Jij staat bekend om jouw organisatietalent en kunt goed plannen. Verder ben jij digitaal vaardig. Je vindt het een sport om handig gebruik te maken van de verschillende digitale tools en het werk efficiënt te organiseren. Tenslotte ben jij ook nog energiek, alert, accuraat, betrouwbaar en discreet; kortom onze ideale kandidaat. 

Wat bieden we je?

Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden wij een passend salaris van maximaal € 3.612,- (Schaal 7) bruto per maand (bij een 36-urige werkweek) en goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de Cao Gemeenten. Zo krijg je een Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is een vrij besteedbaar budget van 17,05% van het bruto jaarsalaris. Je beslist zelf wanneer je dit budget (gedeeltelijk) wilt laten uitbetalen. Ook kun je verlof kopen en verkopen. Je start met een contract van 1 jaar. Functioneer je goed? Dan krijg je daarna een vast contract. Bij de gemeente Baarn werken we hybride: je hebt de vrijheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen en krijgt een thuiswerkvergoeding van € 3 netto per dag. Bij de gemeente Baarn vinden we het belangrijk om jou te blijven stimuleren en te laten ontwikkelen. Daarom bieden wij jou uitgebreide opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden aan.

Wat je verder kunt verwachten van werken bij de gemeente Baarn

Werken bij de lokale overheid is leuk; zeker bij de gemeente Baarn. Hier kun je je hart ophalen. Wij hebben ruim 155 medewerkers in dienst. Om onze ambities te verwezenlijken hebben we enthousiaste mensen nodig die bijdragen aan een transparante gemeente en die hun nek durven uit te steken voor inwoner en organisatie.

Onze organisatie is groot genoeg voor uitdagend werk en klein genoeg voor korte lijnen en veel eigen verantwoordelijkheid. Elke dag is anders met collega’s die graag voor elkaar klaar staan. Wij werken steeds meer in verbinding met de inwoners, maar ook intern met onze collega’s van verschillende vakgebieden. Een baan bij ons betekent veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om zaken zelf te regelen. De organisatie is flink in beweging; loopbaan, mobiliteit, ontwikkeling en opleidingen zijn bij ons net zo belangrijk als de koffie, een goed gesprek met je leidinggevende en een goede werkomgeving. Wie bij ons werkt kan rekenen op steun van collega’s, een leidinggevende die faciliteert, korte lijnen met het bestuur en management en een uitdagende werkomgeving. Wij zijn op zoek naar enthousiaste en talentvolle medewerkers die zich herkennen in onze kernwaarden: samenwerken, duidelijk en verbindend.

Enthousiast over de rol van Bestuurssecretaresse ?

Stuur je CV met een korte motivatiebrief. Zien wij een match in jou? Dan plannen we graag zo snel mogelijk een sollicitatiegesprek met je in. Na een positief 1e gesprek volgt een 2e sollicitatie gesprek en daarna bespreken we graag de arbeidsvoorwaarden met jou. Zo weet je snel waar je aan toe bent. Bij de gemeente Baarn houden we het graag simpel en duidelijk!

Heb je inhoudelijke vragen over de functie? Neem dan contact op met René de Jong, teammanager Informatie, via 06-34615985 of per e-mail: r.dejong@baarn.nl.

Wil je meer weten over de procedure of de organisatie? Neem contact op met onze recruiter Lotte Bijleveld via telefoonnummer 06-41193450 of stuur een e-mail naar l.bijleveld@baarn.nl.

Het opvragen van referenties kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.

Gemeente Baarn is een inclusieve werkgever. Wij streven naar een diverse organisatie en creëren een cultuur waar medewerkers zichzelf kunnen zijn. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. We komen liever direct in contact met onze toekomstige collega.