Management Assistent

Ben jij die Management Assistent die een werkomgeving zoekt waar ontwikkeld en gebouwd wordt voor meerdere organisaties? Voel je je daarnaast prettig in een bedrijf dat inspeelt op de professionalisering van de dienstverlening aan inwoners en bedrijven? En vind je balans tussen werk en privé belangrijk? Dan komen we graag met jou in contact!

De RID Utrecht (Regionale ICT-dienst Utrecht) zoekt een:

Management Assistent

32 – 36 uur p/w

die enthousiast en betrokken met ons samenwerkt en fungeert als de welbekende, onmisbare, schakel in ons bedrijf.

Waar kom je te werken?

De RID Utrecht is de ICT-partner voor 7 organisaties; de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug. Deze organisaties vertegenwoordigen gezamenlijk ca. 220.000 inwoners. Vanuit het centrum van Doorn ondersteunen onze 50  RID’ers ruim 2.300 medewerkers in de provincie Utrecht. In onze jonge en informele organisatie werken we intensief samen aan verdere professionalisering en aan innovatie van de ICT-infrastructuur en - diensten. Bij ons neem je initiatief en ben je bewust bezig om de kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners en bedrijven naar een hoger plan te tillen.

Wat ga je doen?

Je de “spin in het web” en het visitekaartje van de RID. Je onderhoudt contacten met de 7 aangesloten organisaties. Op dagelijkse basis ondersteun jij de directeur en het MT van de RID, je beheert de agenda, notuleert de MT-  en bestuursvergaderingen, je helpt mee de actie- en besluitenlijst te bewaken  en ontzorgt het MT waar nodig. Jij bent de baas over ons kantoor en draagt hier zorg over. Je bent creatief in het bedenken van oplossingen, kan goed luisteren, houdt overzicht, bent discreet en werkt nauwkeurig. Maar er is meer! Je ondersteunt de HR afdeling en als je de ambitie hebt om nog een stapje verder te gaan, dan zijn onze projectleiders ook heel blij als jij hen ondersteunt. Eigenlijk is geen dag hetzelfde. Je kunt hem grotendeels zelf invullen al gelang je ambities. Dit vergt natuurlijk wel enige flexibiliteit om snel te kunnen schakelen op ad hoc situaties.

Tot je taken behoren:

• Agendabeheer directeur, voorbereiden en notulen van MT- en   bestuursvergaderingen en de uitwerking hiervan;
• Facilitair beheer – beheer kantoor- en kantinebenodigdheden, beheer vergaderruimtes;
• Preventiemedewerker: o.a. verantwoordelijk voor Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)
• Meedenken met werving nieuwe collega’s, in- en uitdienst proces begeleiden, onboarden van nieuwe collega’s;
• Vraagbaak, aanspreekpunt collega’s bij praktische zaken: regelen lunch, attenties;
• Onderhouden website;
• Creatief meedenken en organiseren van het jaarlijkse bedrijfsuitje
• Organiseren 4-wekelijkse personeelsbijeenkomst;
• Visitekaartje van de RID: samen met 2 collega’s presenteer je iedere maand de RID kennismakingssessie voor nieuwe collega’s.

Wie zoeken wij?

Je bent een enthousiaste en betrokken professional met politieke sensitiviteit en probleemoplossend vermogen. Je voelt je prettig in een team, maar bent ook prima in staat om zelfstandig te werken. Je schroomt niet om ongevraagd advies te geven. Verder communiceer je helder op alle niveaus, ben je service- en klantgericht en lever je daardoor een actieve bijdrage aan de realisatie van onze doelstellingen en plannen. Jij bent één van onze visitekaartjes!

Jouw ideale profiel

• Je kunt goed overweg met MS Office applicaties: Word – PowerPoint – Outlook – Teams – Excel en bij voorkeur met Wordpress
• Perfecte beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift

Daarnaast beschik je over deze competenties:

• Zelfstandig, initiatiefrijk en proactief
• Secuur, accuraat en punctueel
• Je kunt goed prioriteiten stellen, plannen en organiseren
• Je bent sociaalvaardig, je kan overtuigend schriftelijke en mondeling communiceren en je verbindt
• Je bent gezellig, je houdt wel van een geintje en staat stevig in je schoenen

Wat bieden wij jou?

Een uitdagende baan met veel verantwoordelijkheden in een dynamische omgeving. Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling met een goede balans tussen werk en privé. Wij hanteren het principe ‘werk waar je nodig bent’. Thuiswerken is mogelijk, afhankelijk van jouw dagindeling. Afhankelijk van opleiding en ervaring geldt een maximumsalaris van € 4.052 (functionele schaal 8) bruto per maand (salaristabel gemeenteambtenaren, peildatum 2 januari 2023). Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek. Boven op je salaris krijg je een individueel keuzebudget (17,05% van je salaris). Met dit budget mag je keuzes maken, passend bij jouw levensfase, persoonlijke wensen en doelen. Je bepaalt dus zelf wanneer en waarvoor je jouw budget gebruikt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het kopen van extra vakantie-uren, extra inkomen door uitbetaling van het budget, een opleiding/ fiets etc.

Interesse?

Spreekt de functie je aan en voldoe je aan de functie-eisen? Reageer dan online. Team HR van de gemeente De Bilt ondersteunt de RID-Utrecht bij deze werving- en selectieprocedure.

Meer weten?

Wil je meer weten over de inhoud van de functie? Stuur dan een bericht naar Brigitte Eek officemanagement@rid-utrecht.nl of neem contact op met de Daniëlle Govaerts, directeur RID, via 088-031 0400. Wil je eerst eens ongedwongen langskomen om de sfeer en onze koffie te proeven, laat het ons weten!

Meer informatie over onze organisatie kun je vinden op: www.rid-utrecht.nl.

Delen? Ja graag!

Acquisitie? Nee, dank je.