Bestuurssecretaresse (met extra taak het verwerken van collegevergaderingen)

Bestuurssecretaresse (met extra taak het verwerken van collegevergaderingen)
Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, structureren en administratief ondersteunen? Vind jij het leuk om agenda’s strak te beheren, deadlines te bewaken en bestuurlijke processen tot in detail goed te regelen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga jij doen?
Wij zoeken twee bestuurssecretaresses die samen de ondersteuning verzorgen van de burgemeester en wethouders van gemeente Rhenen. Onderling verdelen jullie de werkzaamheden. Daarbij richt één collega zich meer op de administratieve verwerking van collegevergaderingen en het werken in het vergadersysteem. De andere collega richt zich meer op agendabeheer en algemene bestuursondersteuning. Uiteraard werken jullie nauw samen en vervangen jullie elkaar waar nodig.

Als bestuurssecretaresse ben jij samen met je collega de onmisbare ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Agendabeheer en administratieve ondersteuning vormen een belangrijk deel van je werk. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Een belangrijk onderdeel van de functie is de administratieve voorbereiding en verwerking van collegevergaderingen. Je werkt hiervoor in het vergadersysteem en zorgt dat alles correct, volledig en op tijd wordt verwerkt. Dit vraagt om iemand die zeer nauwkeurig werkt, technisch vaardig is en plezier haalt uit gestructureerd administratief werk.

Je hebt veel contact met bestuurders, collega’s en bezoekers. Daarnaast ondersteun je waar nodig bij bijeenkomsten, representatieve werkzaamheden en kabinetszaken.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• beheren van de agenda’s van burgemeester en wethouders;
• plannen en organiseren van afspraken en bijeenkomsten;
• administratief voorbereiden van collegevergaderingen in het vergadersysteem;
• zorgen dat vergaderstukken compleet en tijdig worden aangeleverd aan de griffie;
• verwerken van besluiten van collegevergaderingen;
• bewaken van deadlines en actiepunten;
• ontvangen van bezoekers;
• organiseren van recepties en bijeenkomsten;
• notuleren tijdens gesprekken en vergaderingen;
• ondersteunen van de kabinetschef bij onder andere herdenkingen en representatieve werkzaamheden.

Voor de werkzaamheden rondom de collegevergaderingen zoeken we iemand die:

• plezier haalt uit administratief en organisatorisch werk;
• zeer nauwkeurig en zorgvuldig werkt;
• handig is met systemen en digitale verwerking;
• kritisch is op details en graag foutloos werkt.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig en integer omgaat met vertrouwelijke informatie en gevoel hebt voor bestuurlijke verhoudingen.

Wat neem jij mee?
Je houdt van structuur en overzicht. Je wordt blij van een goed georganiseerde agenda en een administratie die klopt tot in detail. Je werkt secuur, schakelt snel en houdt het hoofd koel wanneer meerdere zaken tegelijk spelen.

Verder:

• heb je een secretariële opleiding op minimaal mbo-niveau;
• heb je minimaal 3 jaar relevante werkervaring;
• heb je bij voorkeur inzicht in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen binnen een gemeente;
• beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• ben je sociaal, proactief en dienstverlenend;
• kun je goed plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• ben je zeer vaardig met Microsoft Office en digitale systemen;
• werk je nauwkeurig en gestructureerd;
• ben je beschikbaar op kantoor wanneer de bestuurders aanwezig zijn.

Wie zijn wij?
De gemeente Rhenen heeft meer dan 20.000 inwoners en is prachtig gelegen op de Utrechtse Heuvelrug, tussen de Grebbeberg en de Rijn. Bij de gemeente werken circa 200 medewerkers.

Werken bij onze gemeente betekent werken in een ambitieuze organisatie, waar werkplezier hoog in het vaandel staat. Er is veel ruimte voor jouw eigen inbreng, verantwoordelijkheid, flexibel werken en groei. De lijnen binnen onze gemeente zijn kort. Dat geldt zowel voor de organisatie als op bestuurlijk niveau.

Je gaat samen met ons ‘werken vanuit de bedoeling’. De kernvraag bij ons werk is daarom steeds: wat kan ik voor Rhenen betekenen? We noemen dit 'werken vanuit de bedoeling'. Wij vinden het logisch dat we ook persoonlijk aan onze eigen ontwikkeling blijven werken. Jouw inzet gaat daarom iets betekenen voor jezelf, je collega’s en de samenleving.

Wat bieden wij jou?

• Een bruto maandsalaris in schaal 7 van minimaal € 2.875,- tot maximaal € 4.065,- bruto per maand op basis van 36 uur;
• 144 wettelijke vakantie-uren en 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren per kalenderjaar op basis van een 36-urige werkweek;
• 17,05% financieel keuzebudget dat tot je beschikking staat. Dit budget kun je laten uitbetalen of inzetten voor verschillende doelen;
• Een overeenkomst voor een periode van 1 jaar met zicht op een vast dienstverband;
• Een goed pensioen dat je opbouwt bij het ABP;
• Hybride werken: je hebt de vrijheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen, in deze functie zul je wel veel vanuit kantoor werken;
• Ook vinden we een goede werk en privé balans belangrijk, in overleg maak je afspraken over je werkplek en werktijden.

Waar kom je terecht?
Je wordt onderdeel van het team Integrale Ondersteuning. Financieel beheer en de administraties van juridische zaken en P&O maken onderdeel uit van dit team.

Gemeente Rhenen is een kleine gemeente met grote ambities. We werken vanuit de bedoeling: met focus op wat mogelijk is en hoe we het verschil kunnen maken voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners.

Heb je nog vragen?
Neem gerust contact op met het bestuurssecretariaat via telefoonnummer (0317) 681 606. Een van de collega’s vertelt je graag meer over de functie.

Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Victoria de Geest, adviseur werving & selectie, via 06 - 25 32 48 84.

De gesprekken staan ingepland op vrijdag 19 juni van 09:30-12:30 en dinsdagochtend 23 juni van 09.30-12.30. Wij verzoeken je vriendelijk om hier rekening mee te houden.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.