Medewerker Secretariaat

12 - 20 uur per week

Wij, het Secretariaat, zijn trots op Baarn, betrokken bij de inwoners, spin in het web, horen veel, zijn discreet & zorgvuldig, hebben aandacht voor elkaar, zijn zorgzaam naar elkaar, en maken van chaos een geheel. Pas jij hierin, ben jij daarnaast de enthousiaste medewerker die op een zakelijke wijze resultaten wil boeken? Heb jij een handen-uit-de-mouwen mentaliteit? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je bij ons doen?
Een goede dienstverlening en het zien waar je toegevoegde waarde kunt leveren staan hoog in het vaandel. Je hebt, ook in hectische tijden, altijd overzicht. Je bent flexibel, sociaal en werkt met evenveel plezier zelfstandig, als in teamverband. Je kunt hoofd- van bijzaken scheiden en werkt graag efficiënt. Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en bent initiatiefrijk.

Je ondersteunt het management van de gemeente Baarn. Dat betekent dat je:

• agenda’s beheert en afspraken maakt;
• bijeenkomsten organiseert met meerdere (externe) partijen;
• zoveel mogelijk vragen/telefoontjes/mails/correspondentie zelf afhandelt;
• bezoek aanmeldt;
• vergaderruimtes (zowel in- als extern) boekt;

Daarnaast ondersteun je de Ondernemingsraad door bijvoorbeeld te notuleren tijdens de OR-vergaderingen.

Incidentele werkzaamheden zijn:

• notuleren van en ondersteunen bij de MT-vergadering;
• zorgen dat de (vergader)stukken tijdig en op de juiste manier digitaal worden aangeboden (via zaaksysteem);
• bij vervanging; ondersteunen bij het proces rondom college- of MT-vergaderingen;
• ondersteunen bij projecten door bijvoorbeeld te notuleren bij vergaderingen, actielijsten te beheren en voortgang te bewaken of word je gevraagd om bepaalde zaken voor het project te organiseren.

Wat vragen we van je?

• Je hebt mbo 4 of vergelijkbaar, richting secretaresse/managementassistent, en/of relevante werkervaring;
• Je bent digitaal vaardig (o.a. Microsoft Office/ Teams)
• Je kunt bij voorkeur op maandag, woensdagochtend en vrijdagochtend werken;

Wie ben jij?
Je bent flexibel en staat altijd klaar voor een ander. Samen zorg je ervoor dat het werk gedaan wordt. Het is voor jou vanzelfsprekend om collega’s te vervangen bij afwezigheid of om bij te springen wanneer het druk is. Daarnaast kun je goed plannen en organiseren. Je denkt in oplossingen, schakelt snel en laat je niet uit het veld slaan wanneer iets anders loopt dan verwacht. Je bent energiek, alert en werkt nauwkeurig. Collega’s kunnen op je rekenen: je bent betrouwbaar, zorgvuldig en gaat discreet om met informatie.

Wat bieden we je?
Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden wij een passend salaris tussen € 2.840,- en € 4.015,- (schaal 7) bruto per maand (bij een 36-urige werkweek). In sommige gevallen maken we gebruik van een aanloopschaal. We bieden ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de Cao Gemeenten. Zo krijg je een Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is een vrij besteedbaar budget van 17,05% van het bruto jaarsalaris. Je beslist zelf wanneer je dit budget (gedeeltelijk) wilt laten uitbetalen. Ook kun je verlof kopen en verkopen. Je start met een contract van 1 jaar. Bij de gemeente Baarn werken we hybride: je hebt de vrijheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen en krijgt een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag. Bij de gemeente Baarn vinden we het belangrijk om jou te blijven stimuleren en te laten ontwikkelen. Daarom bieden wij jou uitgebreide opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden aan.

Wat je verder kunt verwachten van werken bij de gemeente Baarn
Werken bij de gemeente Baarn betekent samenwerken in een dynamische en ondersteunende omgeving met 175 gedreven collega’s. Onze kernwaarden zijn: samenwerken, verbindend en duidelijk. Dit noemen wij 'het Beste voor Baarn'. Dat is waar we allemaal aan werken, elke dag opnieuw. We streven naar transparantie, betrokkenheid en korte lijnen – jouw input doet er echt toe! Met ruimte voor persoonlijke groei en een leidinggevende die faciliteert, kun jij jouw carrière vormgeven terwijl je impact maakt voor de inwoners van Baarn.

Enthousiast over de rol van Medewerker secretariaat ?
Wij kijken ernaar uit om jou te ontmoeten! Stuur je CV en een korte motivatiebrief. Na een eerste positief gesprek volgt een tweede gesprek, waarna we samen de voorwaarden bespreken. We zorgen voor een snelle en eenvoudige sollicitatieprocedure! Het opvragen van referenties is onderdeel van de selectieprocedure. Houd er rekening mee dat we soms al voor de sluitingsdatum beginnen met de cv selectie.

Heb je inhoudelijke vragen over de functie? Neem dan contact op met Anouk Mostert, manager Dienstverlening, via 06-34615988 of per e-mail: a.mostert@baarn.nl.

Wil je meer weten over de procedure of de organisatie? Neem contact op met onze recruiter Floor Huisman via telefoonnummer 06-14208491 of stuur een e-mail naar f.huisman@baarn.nl.

Integriteit, diversiteit en inclusiviteit

We verwelkomen diversiteit en geloven in een werkomgeving waarin iedereen zichzelf kan zijn. Integriteit is belangrijk, dus een geldige VOG is vereist.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. We komen liever direct in contact met onze toekomstige collega.