Domeinsecretaris

Wat ga je doen?

Als domeinsecretaris ben jij dé persoon waarop ons team kan bouwen. Je staat samen met je collega-domeinsecretaris, aan de zijde van de domeinmanager en de teammanagers en bent hun vertrouwde adviseur en partner in crime. In deze veelzijdige rol ben je cruciaal voor het soepel laten verlopen van onze processen en het behalen van onze ambitieuze doelstellingen. Je fungeert als klankbord voor het managementteam van het domein en ondersteunt ze bij het nemen van beslissingen. Je bent de brug tussen verschillende teams en stakeholders, zowel intern als extern.

En verder:

• Het verzorgen van de interne communicatie binnen het domein BOR;
• Opstellen van heldere kwartaalrapportages van gemelde gebreken in de openbare ruimte, deze analyseren en het doen van verbetervoorstellen. Alsmede het vervaardigen en analyseren van verschillende bedrijfsvoerings- en managementrapportages
• Agendamanagement in een dynamische omgeving;
• Beantwoorden van telefoongesprekken, e-mails en andere correspondentie. Je bent daarbij verantwoordelijk voor de juiste stukkenstroom, archivering en voortgangsbewaking van de (mail)correspondentie;
• Het plannen van afspraken en organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, en ervoor zorgen dat (digitale) vergaderlocaties goed voorbereid zijn. Daarnaast notuleer je tijdens vergaderingen, maak je actielijsten en bewaak en stuur je op realisatie van deze acties.
• Het verdelen van de werkzaamheden met je collega-domeinsecretaris.

Jij?
Bent leergierig en hebt een gezonde dosis nieuwsgierigheid. Hierdoor ben je altijd goed geïnformeerd en kan je je collega’s goed ondersteunen en adviseren. Jouw pro-activiteit laat zien dat je weet welke uitdagingen er liggen in het domein. Verder zijn een goed gevoel voor verhoudingen, representativiteit en discretie een must. Je bent analytisch sterk, kan op niveau meedenken, signaleert actief en kunt, waar nodig, zelfstandig beslissingen nemen. Je staat stevig in je schoenen zodat je als sparringpartner kunt optreden. Je kunt goed omgaan met feedback en geeft zelf feedback waar nodig. Uiteraard beschik je over een gezonde dosis humor en ben je in staat goed te reflecteren en te relativeren.

En verder:

• Minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding;
• Bij voorkeur heb je kennis van bedrijfsvoering en/of ben je financieel onderlegd.
• Je hebt ervaring met samenwerken in Microsoft365.

En wij?
Werken als één werkorganisatie voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het domein Beheer Openbare Ruimte is verantwoordelijk voor het behoud en de verbetering van onze openbare ruimte. Onze collega’s en inwoners werken samen om een schone, veilige en aantrekkelijke omgeving te realiseren. Met 255 medewerkers werken we in 6 teams samen om de 14 buitenlocaties, 28 sportvelden, 8 gemeentelijke begraafplaatsen, 170 gebouwen en 9 kerktorens in ons beheer te onderhouden. De standplaats van ons domein is Castricum, maar als de situatie er om vraagt kan je werken vanuit al onze gemeentehuizen en buitendienstlocaties.

Je start bij ons met een introductieprogramma zodat jij je snel thuis voelt. Wij hebben een eigen BUCH Academie; één plek waar je opleidingen, trainingen en lezingen kunt krijgen én geven. Wij vinden een goede werk – privé balans belangrijk en bieden daarom de mogelijkheid om je werkdagen en -uren in goed overleg flexibel in te richten. Werk je ook (deels) thuis? Dan zorgen wij voor een goede werkplek, onder andere door een bureaustoel en beeldscherm ter beschikking te stellen.

Verder bieden wij:

• Een brutosalaris tussen € 3.014,- en € 4.244,- per maand (schaal 8) bij 36 uur;
• Een individueel keuzebudget van 17,05% per maand boven op je salaris. Je kunt dit op een door jou gekozen moment laten uitbetalen, gebruiken voor het aankopen van extra verlofuren, inzetten voor opleidingskosten of een bijdrage aan je sportabonnement en/of museumjaarkaart.
• Een pensioenregeling via het ABP-pensioenfonds;
• Ruim 5 weken vakantie per jaar;
• Je standplaats is het gemeentehuis Castricum. Wanneer je thuis werkt zorgen wij voor een goede werkplek door je o.a. een bureaustoel en beeldscherm ter beschikking te stellen;
• Een reiskosten- of thuiswerkvergoeding, laptop en telefoon;
• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Leuk?
Leuk! Reageer voor 13 juni a.s. Wil je eerst nog wat meer informatie? Bel of app met Armağan Babaoğlu, domeinmanager, op 06 24402714

Matchen we?
Zijn we allebei enthousiast, dan bellen wij jou om je uit te nodigen voor een gesprek op maandag 24 juni 2024. Hierna volgt eventueel een 2e sollicitatiegesprek op donderdag 27 juni en we ronden de procedure af met een arbeidsvoorwaardengesprek.