Secretaresse Bestuurssecretariaat

Secretaresse Bestuurssecretariaat 
Van complex agenda- en mailbox beheer, tot administratieve ondersteuning, tot het verzorgen van (online)bijeenkomsten binnen en buiten de organisatie en het verplaatsen van afspraken: je kunt het allemaal en soms zelfs allemaal tegelijk! Houd jij je hoofd koel in een hectische en dynamische politieke omgeving? Zie jij jezelf dit wel doen? Dan past deze baan bij jou!

Wat houdt je functie in?
Je bent de rechterhand en assistent van één wethouder in het huidige college. In deze rol ben je een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve en secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspeekpunt is van alle in- en externe vragen. In deze uitdagende en pittige functie ontzorg je de wethouder op de manier die bij hem past. Van jou wordt verwacht dat je goed in staat bent om als een spin in het web, zelfstandig en vaak onder hoge tijdsdruk invulling te geven aan je taken waarbij complex agendabeheer de kern van je werk is. Meedenken wordt zeer gewaardeerd. Je monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert met veel plezier. Maar je kunt ook kritische vragen stellen als dat nodig is.

Daarnaast ben je een belangrijke schakel met de gemeentesecretaris, concerndirecteur, managers, bestuursadviseurs, bestuurscommunicatie-adviseurs en externe instanties en relaties. Je bent op de hoogte van zaken die spelen in de portefeuille van de wethouders en daardoor weet je wat urgent is en opgepakt moet worden en kunt schakelen met de juiste stakeholders. Je signaleert vroegtijdig knelpunten zowel organisatorisch als agenda technisch en denkt mee in mogelijke oplossingen.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming en je bent bewust van de complexiteit daarvan.

Wat breng je mee?

• Je hebt een hbo werk- en denkniveau. Bij voorkeur een afgeronde opleiding richting Directiesecretaresse of Management assistente;
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie opgedaan in een dynamische en complexe werkomgeving op bestuursniveau;
• Je beheersing van de Nederlandse taal is uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Office 365 en Ibabs hebben voor jou geen geheimen. Je weet hoe Microsoft Teams werkt en je maakt je nieuwe computerprogramma’s snel eigen;
• Je hebt een scherp gevoel voor politieke- en bestuurlijke verhoudingen (politieke en bestuurlijke sensitiviteit);
• Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• Je bent een teamplayer.

Wie ben je?
Jij vindt het een mooie uitdaging om alles in goede banen te leiden. Je voelt je verantwoordelijk en zet graag dat extra stapje om alles goed te plannen en organiseren waardoor je de wethouders ondersteunt en ontzorgt. Ook al is het nog zo hectisch, jij blijft kalm, denkt in mogelijkheden en weet goed prioriteiten te stellen. Je bent in staat om problemen of belemmeringen te signaleren en draagt snel een oplossing aan. Aan een veranderende omgeving pas je je gemakkelijk aan. Als iets spoed heeft dan schroom je niet om dit eerst af te maken alvorens je, je werkdag afsluit. Je ziet kansen en signaleert verbetermogelijkheden. Je kunt goed luisteren, denkt graag mee en je spant je in om een gezamenlijk resultaat te bereiken. Je staat stevig in je schoenen en je humor wordt gewaardeerd.

Sleutelwoorden die op jou van toepassing zijn: discreet, flexibel, proactief, humor, daadkracht, representatief, betrouwbaar, een tikkeltje onverstoorbaar en incasseringsvermogen.

Hoe ziet je nieuwe team eruit?
Je komt te werken op het bestuurssecretariaat met 4 bevlogen en leuke collega’s. Samen met hen ondersteun je de 5 wethouders, de burgemeester, de gemeentesecretaris en de concerndirecteur. Jullie werken onderling nauw samen voor een soepel verloop op het bestuurssecretariaat en vervangen elkaar tijdens vakanties en ziekte. Samen zorgen jullie voor de planning en onderlinge bezetting. Gezien de bezetting op het secretariaat is het wenselijk dat de maandag en vrijdag werkdagen zijn.

Het team wordt aangestuurd door Teammanager Ingelou Nagel.

Gemeente Hilversum, mediastad in het groen.
‘Zorgen voor nu en werken aan morgen’
Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Wat bieden wij je?

• Een contract van 36 uur;
• In eerste instantie krijg je een jaarcontract met de intentie die na een jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Jouw salaris valt in schaal 8, wat loopt van €3.014,- tot en met €4.244,- bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou schalen we je in, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Aanvullend krijg je iedere maand nog een Individueel Keuzebudget (IKB) tot je beschikking van 17,05%. Per maand is dit minimaal € 513,89 tot maximaal € 723,60  bruto bovenop je salaris. Dit budget kun je uit laten betalen of kun je inzetten voor verschillende doeleinden;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden en doorgroeimogelijkheden;
• Wij hebben een breed aanbod aan opleidingsmogelijkheden op vakgebied en persoonlijke ontwikkeling. De Hilversum Academie is een platform waar de gemeente Hilversum trainingen, workshops en e-learnings aanbiedt voor alle medewerkers. Vanaf je eerste werkdag kun je hier zelf gebruik van maken;
• Een gezonde werk- en privébalans vinden wij belangrijk! Afhankelijk van je functie kun je bij ons hybride werken. Omdat we onderlinge verbinding belangrijk vinden is ons uitgangspunt dat je de helft van je werktijd op een werklocatie werkt.

Die baan wil ik!
Dat snappen we heel goed. Voor nu heb je de mogelijkheid om uiterlijk zondag 17 maart te reageren. Als er voor die tijd kandidaten reageren die goed aansluiten bij het profiel dan gaan wij met diegene alvast in gesprek.

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie, bel gerust even met Ingelou Nagel (Teammanager) op 06-54900059. Over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Marc Lesschen (Recruiter) via 06-41174827.

Een VOG is onderdeel van de procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Nee hoor, dank je wel!