Junior Medewerker Documentmanagement

‘Hoe zie jij dat?’
Die vraag wordt bij ons vaak gesteld. Hou jij ervan om elke dag bezig te zijn met het beheren en implementeren van de informatiestromen (zowel digitaal als fysiek). Ga jij nieuwe ontwikkelingen niet uit de weg en wil jij de medewerkers van de gemeente ondersteunen bij de overgang naar een nieuw zaaksysteem? Word dan medewerker Documentmanagement bij Gemeente Westland.

Hoe een werkdag er ongeveer uitziet
’s Ochtends check je jouw mail en TopDesk. In TopDesk staan (zoek)vragen van interne klanten die je gaat beantwoorden. Na het afronden van de TopDesk meldingen bekijk je de beheerkalender waar de te controleren processen op staan. Je controleert digitale dossiers en documenten op o.a. de voortgang van afhandeling en compleetheid en koppelt je bevindingen terug aan de informatiespecialist. Deze gaat hier verder mee aan de slag, informeert de vak afdeling en komt bij je terug met de vervolgacties voor jou. Tussendoor ontvang je nog een telefoontje met een vraag van een collega. Uiteraard pak je dit zo snel mogelijk op. Je informeert bij team registratie of je inzet daar gewenst is en springt bij, indien nodig. Na de lunch pak je de draad weer op. Met nog een onverwacht telefoongesprek tussendoor vliegt de tijd. Je bekijkt de af te sluiten dossiers op compleetheid of vult deze aan door middel van het invoeren van de benodigde metadata waarna ze afgesloten worden. Verder denk je mee over digitale dossierstructuren en maak je waar nodig nieuwe dossiers aan. Daarna bespreekt je nog een actiepunt met de informatiespecialist. Tevreden sluit je je laptop af. Morgen weer een nieuwe dag vol uitdagingen!

Jouw team

• Onderdeel van het cluster Bedrijfsvoering, team IB

Wat we verwachten

• Je hebt een MBO werk- en denkniveau op DIV-vakgebied;
• Je hebt 3 jaar relevante ervaring;
• Je hebt ervaring met digitale documentstromen bij voorkeur bij een gemeentelijke organisatie;
• Digitale vaardigheden zijn essentieel voor het uitvoeren van je taken;
• Wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer en archivering zijn voor jou niet onbekend en je hebt kennis van zaakgericht werken;
• Je bent servicegericht en je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Je bent een enthousiaste teamspeler die stevig in zijn schoenen staat.

Wat we je bieden

• Een salaris van maximaal € 4.052,00 bruto (bij 36 uur), volgens de cao van de gemeente;
• Een prettige, informele werksfeer waarbij je gemakkelijk contact legt met je collega’s;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken;
• Een laptop en een mobiele telefoon van de zaak;
• Een individueel keuzebudget van 17,05% met o.a. de mogelijkheid tot koop van vakantie-uren en aanschaf van een fiets;
• Een pensioenregeling via het ABP waarbij Gemeente Westland 2/3e deel zal betalen;
• Een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een reiskostenvergoeding en een mogelijkheid van een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
• Volop ontwikkelingsmogelijkheden.

Solliciteren?
Als je interesse hebt in deze functie voor 28-32 uur, solliciteer dan vóór 9 juni 2023. Meer weten? Neem contact op met Annelies Burchartz-Vree Teammanager IB: bel 06-12625008 of stuur een bericht via WhatsApp.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Over gemeente Westland
Westland. De Glazen Stad. Dankzij de meest innovatieve agri-sector ter wereld zijn we de vijfde economie van Nederland. Met meer dan 110.000 inwoners die hier wonen, werken, leren en recreëren. In een omgeving die snel verandert, zoeken we steeds opnieuw naar een nieuwe balans. Een balans tussen een groeiende economie en leefbaarheid. Tussen bereikbaarheid en een gezond leefmilieu. En tussen investeren in nieuwe ontwikkelingen en zorgen voor mensen die het moeilijk hebben. Als je werkt bij gemeente Westland bouw je mee aan onze gemeentelijke organisatie en aan de groei van dit unieke gebied. De uitdagingen zijn groot. De kansen om te groeien ook.