Secretariaatsmedewerker bestuur en directie

Vaste formatie, 24 uur, schaal 7

Geen dag is hetzelfde in deze rol. Sterker nog, geen uur is hetzelfde! Als secretariaatsmedewerker voor het bestuur bij een middelgrote en dynamische gemeente gebeurt er namelijk altijd wel iets waar jij mee te maken hebt. Je bedient het gehele college van B&W van a tot z. Van agendabeheer, zakelijke bijeenkomsten verzorgen tot het begeleiden en faciliteren van het besluitvormingsproces en alles ertussenin. Als echte jongleur houd je alle ballen hoog. Mocht je er één laten vallen, dan zijn jouw vier collega’s er om ze voor je op te vangen. Andersom doe je dat namelijk ook.

De basis van jouw werk zit in agendabeheer voor een wethouder. Daarnaast ben je goed in het ondersteunen bij de voorbereiding van (bestuurlijke) bijeenkomsten. Je bent accuraat, stressbestendig, flexibel en houdt van dynamiek. Jij ademt dienstverlening en zet je kwaliteiten graag in voor ons secretariaat; een belangrijk knooppunt voor het bestuur, de stad en de organisatie.

Samen met het team ga je aan de slag met het:

• ontzorgen en ondersteunen van de leden van het college van B&W en de directie.
• verwerken van in- en uitgaande post en e-mail. Daarbij signaleer je bijzonderheden en mogelijke verbanden met de actualiteit en je zorgt voor de voortgangsbewaking van uitgezette acties.
• ondersteunen bij het voorbereiden en organiseren van bestuurlijke presentaties, bijeenkomsten en vergaderingen.
• zelfstandig afhandelen van vragen en verzoeken.
• ontvangen van bezoekers en gasten.
• met je collega’s geven jullie vorm aan de permanente doorontwikkeling van het bestuurssecretariaat.
• notuleren van actiepunten uit het MT-overleg, ondersteunen van voorbereiding van het MT-overleg.

Je doet het samen
Je vervangt collega’s op het bestuurssecretariaat bij afwezigheid. Dat betekent dat je in voorkomende gevallen ook de collega vervangt die de verantwoordelijkheid heeft voor het ondersteunen van de gemeentesecretaris en Concerncontrol waar het gaat om het voorbereiden en begeleiden van het gehele besluitvormingsproces rondom de B&W vergadering tot en met de overdracht van stukken aan de Griffie ter behandeling in de gemeenteraad. Na de collegevergadering bewaak je de vervolgacties en zorg je voor tijdige publicatie van de besluitenlijst.

Wat breng jij mee?
Wij zoeken iemand waarmee het leuk is om samen te werken. Dat betekent open, toegankelijk, laagdrempelig, gericht op meedenken en meedoen. Jij ademt dienstverlening, maar weet ook jouw grenzen te bewaken. En die van het college van B&W, want jij weet dat goed agendabeheer niet bestaat uit een zo vol mogelijke agenda. Je staat midden in de organisatie en weet wat er speelt. Jouw organisatiesensitiviteit zorgt ervoor dat je alles overziet. Daarnaast kan je goed schakelen en communiceren op alle niveaus.

Dat je digitaal vaardig moet zijn spreekt tegenwoordig vanzelf. Je bent in ieder geval 2 dagen aan het werk op ons mooie stadshuis, meer kan altijd. En soms is meer nodig. In dat geval ben je (ook) flexibel. Het team stemt de aan- en afwezigheid in goed onderling overleg af waarbij het uitgangspunt is dat er altijd 2 collega’s fysiek op kantoor zijn. Voor nu zijn de voorkeursdagen de maandag eventueel thuis, woensdag en donderdag op kantoor.

Verder heb je:

• Een mbo+-diploma.
• Relevante ervaring, bijvoorbeeld in de functie van medewerker bestuurssecretariaat of managementassistent.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal.
• Ervaring met managementondersteuningsprogramma’s (bijvoorbeeld IBabs).

Wat krijg je daarvoor terug?
Het secretariaat is een belangrijk knooppunt voor het bestuur, de stad en de organisatie en het werk van het secretariaat wordt door velen sterk gewaardeerd. Het is een leuk team waarin je goed kunt samenwerken met collega’s die belangstelling hebben voor elkaar en naar elkaar omkijken. Er is aandacht voor de ontwikkeling van het werk, het team en jou als collega.

Verder hebben we voor je:

• Een salaris (afhankelijk van ervaring) van maximaal €4.065, - bruto/maand bij een 36-urige werkweek (schaal 7, CAO Gemeenten);
• Na één jaar, en bij goed functioneren, een vast contract;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je brutosalaris dat je vrij kunt besteden aan de beschikbare doelen, passend bij jouw persoonlijke wensen;
• Een professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling;
• Een laptop en telefoon van de zaak;
• Aandacht voor werk/privé balans en de mogelijkheid om deels thuis te werken;
• Prima secundaire arbeidsvoorwaarden.

Overige informatie
Voor meer informatie kun je contact opnemen met het secretariaat: Frances Geerlings op 06-50088167 of met Mireille Ultee op 06-25300802.

Direct solliciteren?
Heb je zin om als secretariaatsmedewerker bestuur en directie aan de slag te gaan? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.

Je kunt tot en met zondag 30 augustus 2026 reageren op deze vacature.
De sollicitatiegesprekken worden gepland op maandagochtend 7 september 2026 of woensdagmiddag 9 september 2026.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.