Bestuurssecretaresse

Kun je je goed inleven in de verschillende belangen die rondom het college kunnen spelen? Heb je een klantgerichte instelling, ben je flexibel inzetbaar en beschik je over een gezonde dosis humor? Dan is deze functie zeker iets voor jou!

Wat ga je doen?
Als bestuurssecretaresse ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. In samenwerking met woordvoerders en concernadviseurs ondersteun je één of meerdere bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega’s de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.

Je werkzaamheden:

• Proactief complex agendabeheer;
• Voorbereiding van afspraken;
• Acties uitzetten in de organisatie en deze bewaken;
• Post- en e-mailbehandeling;
• Ontvangst bezoek;
• Aannemen van telefoongesprekken.

De bestuurssecretaresses vervangen elkaar onderling bij afwezigheid. Dankzij jouw inzet zorgen we samen voor sterke ondersteuning voor ons college en een goed functionerend secretariaat.

Wie zoeken wij?
Wij zoeken een collega met organisatorisch talent. Je houdt overzicht in een dynamische omgeving, denkt vooruit en speelt flexibel in op veranderende prioriteiten. Ook zorg je daarbij dat alle stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn.

Je hebt goede communicatieve vaardigheden. Je bent een stevige verbindende gesprekspartner tussen bestuurders, collega’s, externe partners en inwoners. Als eerste aanspreekpunt communiceer je helder en snel over afspraken en lopende zaken, en kun je je moeiteloos aanpassen aan de doelgroep. Je bent proactief, neemt initiatief en denkt vooruit. Je signaleert knelpunten in agenda’s en werkprocessen en komt met praktische oplossingen.

Verder zien we graag:

• mbo/hbo werk- en denkniveau;
• ruime relevante werkervaring in het ondersteunen van een bestuurder;
• ervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie is een pré, maar geen harde eis;
• digitale vaardigheden en bekend met de systemen die gebruikt worden (Outlook, iBabs en Teams), of je kunt je deze snel eigen maken.

Voldoe je niet aan bovenstaande wensen maar denk je toch een goede match te zijn? Dan ontvangen we graag ook jouw sollicitatie met een duidelijke motivatie.

Werkdagen:
Beschikbaarheid op maandag tot en met vrijdagochtend is een eis voor deze vacature.

Dit bieden wij jou
Bij Gemeente Alphen aan den Rijn kom je terecht in een hecht en ondersteunend team waar open communicatie en samenwerking centraal staan. Onze collega's zijn niet alleen toegankelijk, maar ook enthousiast om hun kennis te delen en met jou te sparren over uitdagende vraagstukken. We geloven in een cultuur van vertrouwen en moedigen een positieve werkomgeving aan waar ruimte is voor humor en een glimlach. We streven ernaar om elkaar te inspireren en te ondersteunen, in een hybride werkomgeving.

Wij leren door te doen. Dat geldt dus ook voor jou, je krijgt bij ons de ruimte om te proberen, leren en je verder te ontwikkelen. Wij durven vernieuwend te zijn, jij ook?

Verder bieden we je:

• Salaris in schaal 8 van de CAO Gemeenten max. € 4.556 o.b.v. 36 uur;
• Een individueel keuzebudget van 17,05% met o.a. de mogelijkheid tot het kopen van vakantie-uren en financiering van een (elektrische) fiets;
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een pensioenregeling via het ABP, waarbij Gemeente Alphen aan den Rijn het grootste deel betaalt;
• Flexibele werktijden en alle faciliteiten om hybride te werken, waaronder een smartphone en een laptop;
• Diverse opleidingsmogelijkheden zodat je jouw potentie verder kunt ontwikkelen;
• Een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een reiskostenvergoeding en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Onze visie en cultuur zie je terug in onze manier van werken, ons transparante gemeentehuis en dynamische werkomgeving. We hebben flexibele werkplekken en een werkcafé; dé plek voor een inspirerend werkoverleg en toevallige ontmoetingen.

Kijk voor meer informatie over onze secundaire arbeidsvoorwaarden op www.werkenbijalphenaandenrijn.nl/arbeidsvoorwaarden.

Dit is jouw werkomgeving
Het bestuurssecretariaat verzorgt de secretarieel-organisatorische ondersteuning voor het college van B&W. Het secretariaat is de verbindende schakel tussen het college, de organisatie, de inwoners en externe organisaties en overheden.

Dit is Gemeente Alphen aan den Rijn
Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren betrouwbare en transparante dienstverlening met een menselijke maat en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Interesse?
Wil je meer weten?
Voor vragen over deze vacature kun je contact opnemen met Ismail Kocyigit, Teammanager Bestuurs- en Organisatieondersteuning, bereikbaar op 06 46 97 32 22.

Enthousiast geworden?
Voel jij je aangesproken? Dan zien we je korte motivatie en cv graag tegemoet. Solliciteren kan via de solliciteerknop bovenaan deze webpagina. Wij vragen je om in je motivatie aan te geven over welke competenties jij beschikt en hoe die een verschil gaan maken binnen onze organisatie.

De gesprekken vinden plaats op woensdag 24 juni en donderdag 25 juni tussen 09:00 en 12:00.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. Interne kandidaten behouden conform ons wervings- en selectiebeleid hun formele voorrangspositie.

Een antecedentenonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.