Medewerker Bestuurssecretariaat (Secretaresse Burgemeester)

Mbo ▪ schaal 7 ▪ max. € 4.015,- ▪ 32 uur 

Wij zoeken een secretaresse voor de burgemeester die de agenda accuraat beheert en de planning en organisatie van bijeenkomsten en representatieve taken tot in de puntjes verzorgt.

BEN JIJ DIT? 

Je hebt je zaken op orde, je bent gestructureerd en niemand hoeft jou te vragen of je hier of daar al aan hebt gedacht. Je bent ons altijd een stap voor. Je vergeet geen enkel detail en alles is al geregeld voordat er vragen ontstaan. Je raakt niet in paniek als afspraken meerdere keren verschoven moeten worden. Je pakt alle agenda’s erbij en je stemt met iedereen af welk moment het beste past. Last minute wijziging? Je doet het gewoon en je vindt weer een perfect moment voor iedereen. Je draait er je hand niet (meer) voor om, je krijgt er juist energie van! Ook vind je het leuk om kritisch mee te denken. Tot slot kun je goed omgaan met de politieke gevoeligheid binnen deze rol.

Ontzorgen, ontzorgen en ontzorgen
We hoeven jou niet te vertellen dat ontzorgen, plannen en organiseren belangrijk zijn, want dat is wie jij bent. Een stevige, humoristische persoonlijkheid en vooruitdenken is wat bij ons past. We vinden het dan ook belangrijk dat wij als team bij jou passen en andersom natuurlijk ook! 

In ’t kort:

• Je begrijpt politieke- en organisatorische verhoudingen en je voelt aan wat wel en niet kan;
• Microsoft Office programma’s (Outlook, Word, PowerPoint, Excel en Teams) kennen geen geheimen voor jou;
• Ervaring met iBabs is gewenst;
• Het is handig als je eerder bij een gemeentelijke organisatie hebt gewerkt, bij voorkeur in een vergelijkbare rol;
• Je werkt graag samen en je gaat voor gezamenlijk resultaat. 

WAT GA JE DOEN? 

Als secretaresse van de burgemeester ben je niet alleen verantwoordelijk voor secretariële en administratieve werkzaamheden. Naast het complex agendabeheer behoort namelijk ook de coördinatie en organisatie van de kabinetszaken tot jouw taken. Dit doe je samen met drie andere collega’s en in samenwerking met een communicatieadviseur. Ook ondersteun je de burgemeester bij de bewaking van planningen, actiepunten en termijnen en voorbereiding van besluitvorming. Je onderkent hierbij het belang, de vertrouwelijkheid van de te maken afspraken en het vervullen van een bufferfunctie/vertrouwensfunctie. Er wordt van je verwacht dat je vergaderingen organiseert en documenten archiveert.

In ’t kort: 

• Je verzorgt complexe agendabeheer voor de burgemeester;
• Je beheert diverse mailboxen, waarbij je zorgvuldig afweegt wat direct aandacht vraagt;
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen;
• Je bereidt diverse overleggen voor in het programma iBabs.
• Je plant en organiseert diverse evenementen zoals de Lintjesregen en de Nationale Herdenking. 
• Je beheert het proces rondom aanvragen van Koninklijke Onderscheidingen en gemeentelijke onderscheidingen. 
• Je plant en organiseert bezoeken voor diverse jubileumvieringen. 

WAT BIEDEN WIJ JOU? 

Wij willen jou graag de ruimte bieden om je talenten in te zetten, jezelf te ontwikkelen en je eigen ideeën in te brengen. Om dit te bewerkstelligen bieden wij jou het volgende:

• Een salaris van max. € 4.015,- bruto per maand (max. schaal 7 cao SGO bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van jouw opleiding en ervaring); 
• Tijd- en plaats onafhankelijk werken doen wij al sinds 2010. Je werkt thuis of op het gemeentehuis in Oostzaan of Wormer; 
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag; 
• Extra budget van 17,05% per jaar, dat je kunt gebruiken voor o.a. de aankoop van een fiets, een sportschoolabonnement, opleidingen/trainingen, extra verlof of een maandelijkse uitkering; 
• Een jaarcontract; 
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer € 0,23 per km. Er is geen maximum, dus we betalen ook de reiskosten als je verder dan 20 kilometer van de standplaats (Wormer) woont. 
• Volledige ov-vergoeding (2e klasse); 
• Een goede pensioenregeling bij het ABP; 
• Een jaarcontract met na wederzijdse tevredenheid een vast dienstverband
• 28 verlofdagen bij een fulltime dienstverband, met de mogelijkheid om verlof bij te kopen; 
• Een jaarlijkse tegemoetkoming in je zorgverzekeringskosten; 
• Een iPhone en een MacBook (in bruikleen), die je ook privé mag gebruiken.

HEB JE INTERESSE?

Wil jij ons team versterken? Solliciteer dan direct of als je even wil sparren kan dat geheel vrijblijvend met Claire van den Berg (Recruiter) via de telefoon of Whatsapp (06 – 21 34 84 93).

Mocht de geschikte kandidaat zich aanmelden, dan gaan wij direct met elkaar in gesprek. De vacature wordt na invulling eerder offline gehaald. Wees er dus snel bij, wij leren je graag kennen!