Projectsecretaresse

Wat ga je doen?
In jouw rol als projectsecretaresse ben je van onschatbare waarde voor de vloeiende voortgang van onze projecten. Jouw kennis van Microsoft Office en jouw waanzinnige vaardigheden in Outlook, maakt je een expert in complexe agenda- en e-mailbeheer. Hiermee faciliteer je effectieve communicatie binnen onze teams. Daarnaast wordt van je verwacht dat je:

• Met SAP werkt voor een gestroomlijnd beheer van rekeningen en orders en andere gegevens, een cruciaal element voor het succes van onze projecten.
• Onze projectmanagers en -medewerkers ondersteunt door administratieve taken uit te voeren.
• Op verzoek én proactief overleggen/bijeenkomsten plant, afstemt en organiseert en zorgt voor de benodigde faciliteiten;
• Notuleert tijdens overleggen en daarbij de essentie van wat besproken is weet samen te vatten in een beknopt verslag.
• Een proactieve instelling hebt, waarbij je niet schroomt collega’s te benaderen om te zorgen voor juiste data-aanlevering. Dit versterkt de onderlinge samenwerking en draagt bij aan het bereiken van onze doelstellingen.

Waarom kiezen voor deze functie?

• Je gaat werken in een leuk en hardwerkend team. De projectmanagers hebben oog voor hun mensen.
• Je komt terecht op een afdeling die interessante projecten realiseert in onze mooie unieke Stad.
• Je werkplek? Het mooie Stadhuis van Leiden. Dichtbij alle leuke winkels en restaurantjes in het centrum.

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van maximaal € 4.015,00 bruto per maand (schaal 7) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract. Ben je bij gemeente Leiden vast in dienst, dan behoud je je arbeidsrecht.
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, bootcamp en lunchwandelingen.

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.

Dit neem je mee
Als de ideale projectsecretaresse ben je goed in het werken met moderne kantoorsoftware. Je bent ook bereid om nieuwe systemen te leren en je vaardigheden verder te ontwikkelen. Jouw manier van precies werken en aandacht voor detail maken je onmisbaar in onze werkomgeving die steeds in beweging is. Iedere dag en elk project brengen weer nieuwe uitdagingen met zich mee.
Om die reden zoeken wij dan ook iemand die het liefst:

• Een proactieve en servicegerichte houding heeft, met plezier in het ondersteunen van collega's en een natuurlijke neiging om initiatief te nemen.
• Minimaal 2 jaar ervaring heeft als secretaresse, bij voorkeur bij een (gemeentelijke) overheid.

Daarnaast herken je jezelf in de volgende eigenschappen:

• Je organisatorische vaardigheden stellen je in staat om in een dynamische omgeving te werken, waar je vaak meerdere projecten en taken tegelijkertijd beheert.
• Je communicatieve vaardigheden zijn zowel mondeling als schriftelijk sterk ontwikkeld, waardoor je effectief kunt samenwerken en duidelijk kunt communiceren met collega's op alle niveaus.

Jouw bijdrage aan ons team gaat verder dan alleen je taken; het gaat om het brengen van een positieve instelling en een bereidheid om anderen te helpen en te ondersteunen waar nodig. Ben jij klaar om deze uitdaging aan te gaan en een sleutelrol te spelen in ons succes?

Hier kom je te werken
Wij zijn onderdeel van het Projectbureau van de Gemeente Leiden. Wij zijn verantwoordelijk voor de integrale aansturing van complexe en multidisciplinaire projecten, processen en programma’s. Het gaat hierbij vooral om gebiedsontwikkeling, vastgoedprojecten, infrastructurele werken en inrichting openbare ruimte. Een greep uit de projecten: de ontwikkeling van het Stationsgebied, Leiden Bio Science Park, Programma Autoluw, Leidse Ring Noord, Knooppunt Leiden Centraal, groenprojecten, sportaccommodaties. Het team bestaat uit gedreven en betrokken professionals die met elkaar willen bijdragen aan het beter en mooier maken van de stad Leiden. Projecten worden in nauwe samenwerking met specialisten van verschillende gemeentelijke teams en met partners in de stad voorbereid en uitgevoerd. Klik hier voor meer informatie over het Projectbureau.

Onder andere word je ingezet voor het programma Knooppunt Leiden Centraal. Dit is het openbaar vervoersknooppunt van Leiden dat zich ontwikkelt als mobiliteitsknooppunt en als aantrekkelijk intensief verstedelijkt gebied. Het ministerie van I&W, Provincie Zuid-Holland, Gemeente Leiden, ProRail, NS en LUMC zijn partners in het gebied en gaan een met elkaar een plan ontwikkelen hoe het Knooppunt zich de komende jaren kan ontwikkelen. Het gaat om grootschalige aanpak van het station, busstation de stedelijke verbindingen in relatie tot gebiedsontwikkeling. Het project is onderdeel van de zogenoemde MIRT-verkenning Oude Lijn die rijk en regionale partners samen uitvoeren.

We maken graag kennis met je
Enthousiast geworden? We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We zien je sollicitatie graag tegemoet.

Wil je liever eerst meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Marjolein Steinebach, manager PPPM, via 06 36110806.

Deze vacature staat gelijktijdig in- en extern uit. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk. Bij aanname wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Zodra we een geschikte kandidaat vinden, sluiten we de vacature.

Typisch Leiden
Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!