Managementassistent bestuurssecretariaat

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Bestuur en Communicatie maken we impact. De afdeling Bestuur en Communicatie is de schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren. De medewerkers van onze afdeling hebben altijd de buitenwereld op het netvlies. Zij zijn er om het gesprek met de stad en het dorp mede te initiëren en te faciliteren. De medewerkers op deze afdeling zijn de oren en ogen voor het bestuur en de ambtelijke organisatie. Je komt te werken in een hecht team van vijf ondersteuners. Jullie nemen elkaars taken waar en zorgen er samen voor dat het bestuurssecretariaat soepel blijft draaien.

Je gaat werken voor een van de wethouders in Haarlem. Dankzij jou loopt alles op rolletjes. Je regelt, plant, organiseert, beantwoordt telefoontjes, e-mails en notuleert. Als je jezelf herkent in de eigenschappen secuur, proactief en nieuwsgierig, lees dan vooral verder!

• Je ondersteunt de wethouder samen met je collega's van het bestuurssecretariaat, de bestuursadviseur en bestuurscommunicatieadviseur.
• Je beheert de agenda van de wethouder tot in de puntjes en je schakelt snel bij onverwachte veranderingen. Het is belangrijk dat je verbanden weet te leggen en verschillende belangen en consequenties kan inschatten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van acties uit de staven. 
• Je beheert de agenda's en e-mailboxen.
• Je bent aanspreekpunt voor vragen uit de organisatie.

• Je bent een professional met ruime ervaring op een bestuurssecretariaat (of hebt ervaring met het werken voor de top van organisaties). Heb je minder ervaring, maar heb je een nieuwsgierige aard en heb je een open blik en de wens om te leren? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren.
• Je hebt een afgeronde mbo 4-opleiding.
• Je kunt goed notuleren en je hebt ervaring met Outlook, Word en iBABS, WhatsApp en social media.
• Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen en hebt affiniteit met de politieke arena. Interesse in de onderwerpen van de wethouder is een pré, zodat je afspraken en inkomende correspondentie goed kunt doorgronden.
• Je kunt zelfstandig, proactief, gestructureerd en zorgvuldig werken en bent bestand tegen hoge werkdruk.
• Je bent integer en houdt van dynamiek in je werk.

Wij waarderen, omarmen en benutten de verschillen en talenten van mensen. Wij bieden een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Daar maken wij ons hard voor. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem' en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement
• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.499 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega's
• Goede arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van de CAO Gemeenten

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken.