Officemanager Griffie

Ben jij die flexibele duizendpoot met humor die het heerlijk vindt als geen dag hetzelfde is? Geniet je ervan als het huishouden van de gemeenteraad op rolletjes loopt en je collega’s achter de schermen hun werk optimaal kunnen doen? Dan ben jij degene die we heel graag uitnodigen voor een gesprek met een kop koffie of thee om je te leren kennen. Bel of mail je ons?

Hier ga je werken
De raadsgriffie ondersteunt en adviseert de gemeenteraad. De griffie werkt onafhankelijk van de ambtelijke organisatie en is de schakel tussen de gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie. We doen ons werk met energie, plezier en leveren kwaliteit. De griffie is het aanspreekpunt voor inwoners en ambtelijke organisatie voor vragen over de gemeenteraad. De gemeenteraad bestaat uit 21 leden. Het team griffie bestaat uit op dit moment uit een griffier, een junior raadsadviseur en een raadsondersteuner. De griffier is verantwoordelijk voor het griffieteam en de eerste adviseur van de gemeenteraad. De werkgeverscommissie van de gemeenteraad voert namens de raad het werkgeverschap uit ten opzichte van de griffier.

De officemanager is de stille kracht achter de schermen die ervoor zorgt dat de gemeenteraad en de griffie collega’s hun werk kunnen doen. Door jou kunnen de andere medewerkers van het team zich volledig focussen op de inhoudelijke advisering van de raad, doordat de officemanager de zaken omtrent het secretariaat en organisatorische aangelegenheden oppakt. De officemanager is het eerste aanspreekpunt, voor zowel de interne als de externe klant. De officemanager neemt (naar eigen inzicht) aanvragen, verzoeken en adviezen in behandeling en beoordeelt deze op inhoud.

Alles draait bij ons om samenwerken. Samen met collega’s, ketenpartners, inwoners en ondernemers bereik je meer dan alleen.

Meer informatie over werken bij de gemeente Ermelo.

Dit ga je doen
In de dynamische omgeving van de griffie ben jij de stabiele en verbindende factor. Dit vraagt om een scherp oog voor detail en een hoge mate van accuratesse. Jij bent de rots in de branding die zorgt dat de logistieke en administratieve processen vlekkeloos en foutloos verlopen. Tegelijkertijd begrijp je dat de griffie een plek is waar hard gewerkt wordt, maar waar de sfeer minstens zo belangrijk is.

Je bent het organisatorische en secretariële hart van de griffie en de gemeenteraad. Je takenpakket is breed: je biedt inhoudelijke en secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs en voert administratieve en organisatorische taken uit voor de raad en de griffie als geheel. Daarnaast treed je op als gastvrouw tijdens politieke avonden en organiseer je diverse bijeenkomsten en activiteiten, inclusief de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda's. Je zorgt ook voor alle facilitaire benodigdheden bij de installatie van nieuwe raadsleden, wethouders of fractievertegenwoordigers en verzorgt de correspondentie en tekstverwerking.

Een belangrijk deel van je functie richt zich op het beheer van het raadsinformatiesysteem (zoals Notubiz). Je bent de bewaker van processen en administratieve kwaliteit. Je signaleert proactief knelpunten in de werkprocessen van de raad en de griffie en doet verbetervoorstellen. Bovendien bewaak en verzorg je het proces rondom de voortgang en afdoening van besluiten, inclusief voortgangscontroles en het bewaken van planningen en afspraken.

Tot slot ben je verantwoordelijk voor de financiële afhandeling binnen de griffie, waaronder de maandelijkse afhandeling van de presentiegelden voor de fractievertegenwoordigers en de aanlevering, afhandeling en verrekening van de fractievergoedingen.

Jouw talenten
Je brengt een gezonde dosis humor mee en beschikt over de zelfrelativering om de hectiek van de dag in perspectief te plaatsen.Juist die eigenschappen maken jou tot een goede officemanager, zeker in combinatie met:

• Accuratesse.
• Klantvriendelijkheid en gastvrijheid.

Dit krijg je van ons
Afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris in schaal 8 van minimaal € 3.206 en maximaal € 4.499 bruto per maand op basis van 36 uur per week.

Daarnaast kent de gemeente Ermelo ook nog uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden:

• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%, dat is opgebouwd uit onder andere een eindejaarsuitkering en vakantiegeld. Naast dat je dit kan laten uitbetalen kan je ook gebruik maken van een fiscaal voordeel door gebruik te maken van bijvoorbeeld ons fietsplan of jouw sportabonnement.
• Plaats- en tijdonafhankelijk werken en daarnaast ook goede thuiswerk voorzieningen.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per km (max. 40 km enkele reis, mogelijkheid om fiscaal uit te ruilen met je IKB) of je volledige reiskosten als je met het ov reist.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP inclusief een extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.

Bekijk alle arbeidsvoorwaarden.

Laten we kennismaken
Zijn wij op zoek naar jou? De vacature staat open zonder einddatum. Vinden we jou een geschikte kandidaat dan nodigen we je snel uit voor een gesprek!

Vragen over de inhoud van de vacature stel je aan Jannelies Vissers, raadsgriffier via 06-43204302. Onze HR adviseur Ingeborg van Wijk beantwoordt graag vragen over de sollicitatieprocedure via 085-1108232.

Voor elke medewerker die bij ons komt werken vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag aan (VOG). Hierin maken wij onderscheid tussen een VOG en een VOG-P (Verklaring Omtrent het Gedrag-Politiegegevens). Het is afhankelijk van de functie, welke VOG van toepassing is.