Directiesecretaresse

Als directiesecretaresse ondersteun je de directie, beheer je agenda’s, plan je effectief en zorg je voor een efficiënte werkdag. Je faciliteert vergaderingen, organiseert evenementen en draagt bij aan besluitvorming. Klaar om jouw organisatietalent in te zetten? Solliciteer nu!

Wat ga je doen?

Je gaat als directiesecretaresse een belangrijke rol spelen in het ondersteunen van de directie. Je werkt mee aan een goed georganiseerde werkdag door de agenda te beheren en afspraken slim te plannen. Het verbeteren van de dagelijkse structuur en het voorkomen van tijdverlies is jouw doel. Je zorgt dat prioriteiten kloppen en iedereen weet waar die aan toe is.

Je bent het aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties. Je werkt mee aan een soepel lopende organisatie. Je zorgt dat e-mails snel en correct worden afgehandeld, en dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert helder en overzichtelijk en houdt acties scherp bij. Zo weet iedereen wat is besproken en wat er moet gebeuren. Je adviseert waar nodig en houdt het overzicht.

Je organiseert bijeenkomsten en evenementen die niet alleen goed verlopen, maar ook bijdragen aan een fijne samenwerking. Met oog voor detail en een praktische instelling zorg je voor een professionele sfeer. Je werkt mee aan verschillende projecten en springt bij waar nodig. Geen dag is hetzelfde. Je houdt van afwisseling en schakelt makkelijk tussen taken.

Jouw doel is om ook bestuurlijke vergaderingen soepel te laten verlopen. Je zorgt dat alles goed is voorbereid en legt besluiten nauwkeurig vast. Hierbij zijn discretie en gevoel voor verhoudingen belangrijk. Je werkt dicht bij het directie en levert een directe bijdrage aan goede besluitvorming. Je hebt daarbij een scherp oog voor vertrouwelijkheid en politieke gevoeligheid.

In deze rol krijg je de ruimte om je talenten te benutten. Je speelt een centrale rol binnen de organisatie. Met jouw inzet, overzicht en enthousiasme zorg je dat alles achter de schermen klopt.

De functie wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo - Do.

Wat bieden wij?

Wij bieden een dynamische werkomgeving. Je komt te werken in een enthousiast team waar samenwerking en professionaliteit centraal staan. Dat reikt verder dan alleen de organisatie zelf, je doet ook werkzaamheden binnen de politieke omgeving van bestuur en opdrachtgevers. We zoeken een nieuwe collega voor 24 tot 32 uur per week.

Wij bieden een salaris van maximaal €3.831 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal7).

Daarnaast bieden wij:

Flexibele werktijden voor een goede werk-privé balans.
17,05% individueel keuze budget (IKB) boven op je salaris.
Betaald ouderschapsverlof.
Een aantrekkelijke pensioensregeling bij het ABP.
Een actieve personeelsvereniging met leuke activiteiten.
Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, voorafgegaan door een jaarcontract.

Wie ben jij?

Wij zijn op zoek naar een directiesecretaresse die niet alleen goed georganiseerd is, maar ook het overzicht behoudt, zelfs als de agenda vol is. Jij bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en weet altijd de juiste prioriteiten te stellen. Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou vanzelfsprekend, en je zorgt ervoor dat alles gestructureerd en accuraat verloopt. Discretie en politieke gevoeligheid zijn voor jou geen probleem. Kennis van de Participatiewet is een pré, maar vooral jouw energie en enthousiasme maken jou de perfecte aanvulling voor ons team!

Verder beschik je over;

een MBO diploma in secretariele/ administratieve richting;
enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie. Bij voorkeur in een politiek bestuurlijke organisatie;
ervaring met MSOffice365.

Wie zijn wij?

Uitvoeringsorganisatie BBS (de gemeenschappelijke regeling Samenwerking Sociaal Domein Baarn, Bunschoten en Soest) verzorgt de taken rondom Werk en Inkomen (Participatiewet), Uitkeringsadministratie en Zorgadministratie (Wmo en Jeugdwet) van de drie deelnemende gemeenten, Baarn, Bunschoten en Soest.

Onze kernwaarden zijn:

Denken in mogelijkheden.
Klantgerichtheid: de klant staat centraal.
Professionaliteit.
Efficiënt werken.
Gericht op samenwerking.

Als werkgever vinden wij het belangrijk dat je op je plek zit en doet wat je leuk vindt om te doen. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je je blijft ontwikkelen in jouw functie en op de hoogte bent van de actualiteit. Wij bieden loopbaanbegeleiding aan via onze HR-afdeling en we verzorgen trainingen via de BBS Academy. Dit doen we zoveel mogelijk ‘in company’ op mooie locaties in Baarn, Bunschoten of Soest, waarbij we maatwerktrainingen aanbieden die passen bij de opleidingswensen van jou en je team.

Informeren & solliciteren

We zijn benieuwd wie je bent! Wil je solliciteren? Upload je motivatie en cv via de sollicitatieknop. Dit kan tot en met 6 mei 2025. De gesprekken vinden plaats op dinsdag 13 mei. Wil je hier alvast rekening mee houden?

Je kunt je motivatie richten aan Tugba Aydemir. Ben je onze gedroomde kandidaat? Dan ontvang je heel snel reactie van ons.

Heb je inhoudelijke vragen over de functie, dan kun je terecht bij Tugba Aydemir, 06-4848868. Je vragen over het sollicitatieproces kun je stellen aan recruitment via solliciterenbijbbs@soest.nl.