Projectsecretaris

De afdeling Bestuur en Organisatie heeft een adviserende, faciliterende, regisserende en ondersteunende rol op organisatie brede processen en –ontwikkelingen. Zij adviseert het bestuur en management, draagt bij aan het optimaliseren van de bedrijfsvoering en de processen, ontwikkelt kader- stellend beleid en bewaakt en evalueert de uitvoering. De afdeling streeft permanent naar een goede klanttevredenheid en meet deze ook. Daar waar wenselijk doet zij voorstellen tot bijstelling van beleid.

Voor team Business Support zijn we voor de ondersteuning van Integrale Watersysteem Projecten op zoek naar een:

Projectsecretaris

voor 20 uur per week, standplaats Zwolle

Wat ga je doen?

In deze rol is het belangrijk dat je de belangen van de projectdeelnemers helder krijgt, dit doe je door de discussie inhoudelijk samen te vatten en de discussie te vertalen naar besluiten en actiepunten.

Deze besluiten en actiepunten leg je vast, documenteer en communiceer je naar betrokkenen.

Je stemt de agendering van onderwerpen af op het werkproces van projecten, commissies of overlegsituaties. Je stelt de documenten beschikbaar en stelt samenvattende rapportages en beslisdocumenten op. Vervolgens houd je de status en de beslissingsrijpheid van onderwerpen in beeld. Je coördineert informatiestromen en beoordeelt de consequenties van procedurele verstoringen voor de oplevering van (project)resultaten.

Je adviseert over alternatieve oplossingen voor de voortgang van onderwerpen en stuurt op de tijdige oplevering van deelresultaten. Voor evenementen zorg je eerst dat het doel van het evenement en de activiteiten helder is, rekening houdend met de bestuurlijke context en belangentegenstellingen. Je organiseert inhoudelijk evenementen en maakt, binnen kaders (in afstemming met cluster communicatie), nieuwsbrieven en andere communicatie-uitingen en uitvoeringsafspraken met leveranciers.

Je signaleert en lost knelpunten op tijdens het verloop van evenementen en communiceert resultaten van evenementen aan betrokken deelnemers.

Ten slotte richt je een projectarchief structuur in en houdt hier toezicht op. Je weet het belang van stukken in te schatten en draagt zorg voor samenhang in documenten en correspondentie in relatie tot onderwerpen. Daarbij hoort uiteraard dat het archief toegankelijk en inzichtelijk is.

Wat verwachten wij?

• Je hebt aantoonbaar hbo werk- en/of denkniveau;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol;
• Je hebt kennis van communicatie, projectmatig werken en kantoorautomatisering;
• Je hebt kennis van de projectorganisatie in een politiek bestuurlijke context, de werkprocessen en de besluitvormingsprocedures;
• Sociale vaardigheid voor het sturen op de inhoudelijke en procedurele voortgang van projecten en voor het klantgericht adviseren over oplossingen voor knelpunten in de voortgang van projecten;
• Uitdrukkingsvaardigheid voor het documenteren, vastleggen en communiceren van besluiten en actiepunten en voor het interpreteren en inzichtelijk maken van de stand van zaken.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende en veelzijdige functie binnen een enthousiast en vakkundig team;
• Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 3.170,- en maximaal € 4.159,- (functieschaal 8) bruto per maand op basis van 36 uur;
• Naast je salaris krijg je een individueel keuzebudget (21% van het brutosalaris per maand) waarin de vakantietoeslag en eindejaarsuitkering zijn opgenomen. Als medewerk(st)er beschik je zelf over dit budget en je bepaalt zelf wanneer je welk deel ervan laat uitbetalen, boven op je maandelijkse salaris;
• Wij werken plaats- en tijdonafhankelijk. Om dat goed te kunnen doen liggen een laptop en telefoon voor je klaar. Voor woon-werk geldt een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer; 
• Een thuiswerkvergoeding en de mogelijkheid om je thuiswerkplek Arbo-technisch in te richten; 
• Een jaarcontract met daarna de mogelijkheid op een contract voor onbepaalde tijd; 
• Werken bij ons betekent vooruitdenken. Dat geldt ook voor jouw ontwikkeling. Talent, kwaliteit en ambitie maar ook een goede balans tussen werken en leven staan bij ons centraal. Hiervoor is een persoonlijk basis budget beschikbaar van € 6.000 per 5 jaar;
• De pensioenvoorzieningen zijn verzekerd bij het ABP. Je hebt de mogelijkheid om deel te nemen aan onze collectieve verzekeringen. 

Informatie en sollicitatie:

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Gepke Robijns, Teamleider Business Support via mail gepkerobijns@wdodelta.nl of via telefoonnummer 06?-?3114?4814.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Danny de Boer, Corporate Recruiter via e-mail dannydeboer@wdodelta.nl of via telefoonnummer 06-5001 4425.

Lijkt deze vacature iets voor jou? Solliciteer dan vóór dinsdag 7 mei 2024 via de link www.wdodelta.nl/vacatures en gebruik het sollicitatieformulier onderaan deze pagina en voeg je sollicitatiebrief met CV toe.

De sollicitatiegesprekken zijn gepland op maandag 27 mei 2024 in de middag.

Deze vacature wordt tegelijkertijd in- en extern open gesteld.

Wij kiezen voor gelijke kansen voor iedereen. Bij gelijke geschiktheid geven wij de voorkeur aan hen die in ons arbeidsproces ondervertegenwoordigd zijn.