Management Assistent Strategie en Opgaven

Jouw rol:
Je komt te werken bij de sector Strategie & Opgaven. De sector Strategie en Opgaven (S&O) is de verbinder in het verder ontwikkelen en realiseren van het strategisch vermogen in de organisatie. De sector S&O is het epicentrum van kennis, kunde en capaciteit waar er invulling gegeven wordt aan alle strategische vragen van ontwikkeling tot realisatie en sturing op realisatie strategische doelstellingen gemeente.

• Je bewaakt hoofdzakelijk de agenda’s van de drie sectormanagers (sectorhoofd en twee afdelingshoofden) en zorgt voor rust en overzicht. Je denkt daarbij vooruit en ontzorgt het management; hiervoor neem je wekelijks deel aan het agenda overleg.
• Je organiseert multidisciplinaire overleggen voor de hele sector, verzorgt waar nodig verslaglegging en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Je verzorgt het proces rondom orders, opdrachtbevestigingen, declaraties en bestellingen voor de sector. Daarnaast ben je factuurmanager voor binnenkomende facturen in de daarvoor bestemde systemen.
• Je verzorgt wekelijks op vrijdag het dossier Bestuurlijke Overleggen, dit doe je samen met één van de afdelingshoofden. Hiervoor verzamel je relevante stukken van collega’s binnen en buiten de sector voor het opstellen van de agenda. Deze lever je tijdig aan zowel fysiek als digitaal. Daarnaast communiceer je hiervan wekelijks het besluit.
• Je beheert het Document Management Systeem; hiervoor check je dagelijks de ingekomen post en zorg je voor verspreiding. Daarnaast maak je registratienummers aan voor correspondentie/dossiers en zorg je voor adequate archivering hiervan na afwikkeling.
• Je organiseert wanneer nodig het proces rondom sollicitatieprocedures. Je maakt meerdere gespreksschema’s, nodigt kandidaten uit en regelt locaties. Daarnaast voer je gegevens van nieuwe medewerkers in, vraag je faciliteiten aan en zorg je voor een warm welkom.
• Je organiseert sector brede bijeenkomsten, borrels en uitjes; daarnaast verzorg je in voorkomende gevallen cadeautjes en bedankjes.

Quote Inge, projectmedewerker en voormalig Management Assistent.
Als management assistent ben je het eerste aanspreekpunt voor managers en directe collega’s op een dynamische afdeling. De afdeling S&O heeft een veelzijdig werkpakket en dat maakt het werk interessant. Je maakt deel uit van het managementteam en weet wat er speelt!

Met wie doe je dat?
Je komt rechtstreeks onder het sectorhoofd S&O te werken. Daar werk je samen met de twee afdelingshoofden en alle medewerkers van de sector.

Dit breng je mee:

• Je hebt minimaal een mbo werk- en denkniveau;
• Je hebt enkele jaren secretariële ervaring op vergelijkbaar niveau in het bedrijfsleven, bij de overheid of andere non-profitorganisaties;
• Je brengt structuur aan en pikt snel nieuwe informatie op en legt snel verbanden. Ook weet je de juiste prioritering aan te brengen en kun je goed zelfstandig werken;
• Je bent vaardig in het eigen maken van geautomatiseerde systemen die binnen de gemeente gebruikt worden voor bijvoorbeeld archivering, facturering en verzuimmanagement;
• Je spreekt en schrijft correct Nederlands en je hebt daarnaast een goede kennis van de Engelse spreek- en schrijftaal;
• Je gaat goed om met vertrouwelijke informatie en bent daarin integer en discreet (een VOG-P verklaring is noodzakelijk);
• Je bent stressbestendig en bij onverwachte gebeurtenissen flexibel.

Wat bieden wij?
Met een baan waarmee je impact hebt op de stad en de gemeente Eindhoven. En een informele organisatiecultuur, waar oog is voor een goede werk- en privébalans. Verder mag je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.666,- en € 3.784,- op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt;
• Een jaarcontract. Als we van beide kanten tevreden zijn, wordt het omgezet naar een vast contract;
• 27 vakantiedagen per jaar (als je fulltime werkt). Hiernaast kun je ADV dagen opbouwen en zo in totaal ongeveer 10 weken verlof opnemen per jaar. Werk je in deeltijd, dan is dat natuurlijk naar rato;
• Boven op je salaris krijg je ons Individueel Keuzebudget van 17,05 %. Dit houdt in dat er elke maand 17,05% van je bruto maandsalaris voor jou wordt gereserveerd. Dit kun je bijvoorbeeld inzetten voor de aankoop van verlofdagen of voor een fietsvergoeding. Ook kun je dit budget (deels) uit laten betalen;
• Een vergoeding als je met het OV reist. Of een vergoeding als je ’groen’ reist. Dus als je wandelt, fietst of per e-bike komt;
• Een groot aanbod aan cursussen en trainingen via de Eindhoven Academie;
• Hybride werken: een mooie mix van werken op een van onze locaties of vanuit huis. We bieden (thuis)werkfaciliteiten aan om je werkplek veilig en gezond in te richten. En voor iedere dag dat je volledig thuiswerkt ontvang je een vergoeding;
• Gratis fruit in onze gebouwen en € 20,- per maand korting op een sportabonnement bij een aangesloten sportschool;
• Toegang tot de digitale versie van het Eindhovens Dagblad en 8 uur per jaar om je in te zetten voor maatschappelijke activiteiten die bijdragen aan de stad.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk https://www.werkenvooreindhoven.nl/over-ons/arbeidsvoorwaarden

Mocht je een interne sollicitant zijn dan ben je al bekend met de arbeidsvoorwaarden en is mogelijk niet de gehele tekst op jou van toepassing.

Kom jij het maken voor Eindhoven?
Wij maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken wij aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis.

Voor de meeste functies, zo ook voor deze functie, geldt dat hybride werken mogelijk is. Medewerkers zullen daarom minder vanuit kantoor en meer online werken. Dit betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen we jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging!

Diversiteit en inclusie vinden we heel belangrijk. Bij ons is ruimte voor iedereen. We zijn blij met de verschillen tussen onze medewerkers. Die hebben we het liefst net zo groot als die in onze stad en regio. Want juist doordat we verschillend zijn, maken we samen onze grote plannen waar. Wil je weten hoe het is om bij ons te werken? Lees dan de verhalen van onze medewerkers op www.werkenvooreindhoven.nl.

Solliciteren?
Reageren kan tot en met 9 mei. Met vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij Joost van den Eijnden, recruiter via 06-24502432. Heb je nog inhoudelijke vragen? Menno Huijs, sectorhoofd S&O staat je graag te woord via menno.huijs@eindhoven.nl. In het kader van ons ‘Gelijke kansen beleid’ en onze objectieve selectieprocedure is de motivatiebrief geen onderdeel meer van ons selectieproces.

Wij hebben donderdag 16 mei en donderdag 23 mei gereserveerd voor de sollicitatiegesprekken.

Acquisitie stellen we niet op prijs.