Afdelingshoofd kwaliteit bij de Financiële Service Organisatie

Afdelingshoofd kwaliteit bij de Financiële Service Organisatie

Functieomschrijving
De titel zegt het al: Kwaliteit! Van de gehele internationale financiële dienstverlening van Buitenlandse Zaken. Een jaarafsluiting waar geen speld tussen te krijgen is, continue processen verbeteren. In deze functie krijg je veel ruimte voor eigen invulling én de kans om in een veranderende omgeving te laten zien dat je een team inspirerend kunt aansturen. 

Het cluster kwaliteit is ontstaan vanuit de reorganisatie in 2023 en bestaat uit de teams concernadministratie, accountmanagement/servicedesk en opleiding. Gezamenlijk zijn jullie verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gehele internationale financiële dienstverlening van Buitenlandse Zaken. Door het opstellen van een risico analyse plan, monitoren van de veel gestelde vragen van collega’s wereldwijd over de financiële processen en het inzetten van gerichte interne controles weten jullie precies welke verbeteringen en opleidingen er nodig zijn. Samen met de collega’s in de uitvoering zorgen jullie vervolgens dat deze zaken worden opgepakt en tot verbeteringen leiden. De ultieme toets hiervoor voeren jullie jaarlijks uit door het opleveren van de saldibalans ten behoeve van de jaarrekening. 

In deze uitdagende functie, waarbij je als afdelingshoofd inspirerend leiding geeft aan jouw nieuwe afdeling, zorg je voor een veilig werkklimaat en werk je samen met je team continu aan het verbeteren van onze processen. Het is jouw taak om te zorgen dat de teams kunnen samenwerken in een hechte en professionele afdeling.

Een ander onderdeel van je werk is het vertegenwoordigen van de FSO op beleidsmatig niveau waarvoor je input levert bij de ontwikkeling van beleid en doelstellingen van de directie. Ook het stimuleren en borgen van de samenwerking met het postennetwerk en de stakeholders op het departement is een belangrijk onderdeel van deze baan. Als afdelingshoofd ben je het gezicht naar klanten en toezichthouders en daarvoor weet jij jouw communicatieve talenten goed in te zetten. 

Functie-eisen

• Je hebt ruime leidinggevende ervaring.
• Je hebt gedegen kennis van financiële en bedrijfsvoeringprocessen op zowel het gebied van bedrijfsvoering- als programmabudgetten.
• Je geeft coachend leiding en kan vanuit een visie sturing geven aan jouw afdeling. Dit laat je onder andere zien door proactief met ideeën te komen, inlevingsvermogen te tonen en mogelijkheden tot samenwerking, binnen én buiten de FSO, te verkennen en te faciliteren.
• Samenwerken gaat je gemakkelijk af. Door ideeën positief op te pakken, voorstellen aan te dragen voor het behalen van een gezamenlijk resultaat of door je in te zetten voor het belang van anderen. Dit doe je zowel binnen je eigen afdeling als in het MT.
• Je durft standpunten in te nemen en daar zowel intern als extern draagvlak voor te creëren. Je hebt voldoende gewicht om jouw visie door te zetten.
• Doordat jij gemakkelijk contacten legt en partijen weet te verbinden ben jij in staat om op diverse niveaus binnen het ministerie netwerken te onderhouden en uit te breiden. 

Kennis van of affiniteit met de Lean Agile Six Sigma methodiek (diploma) is een pré.

Bijzonderheden

• We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden begin april 2024 plaats.

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige directie
‘Financiële dienstverlening met een glimlach’. De titel van het artikel in het bedrijfsvoeringsmagazine van Buitenlandse zaken. De Financiële Service Organisatie (FSO) is een energieke organisatie, gericht op de gehele financiële keten van het ministerie: van Inkoop tot Payment & Cash. De FSO vervult de controllers taken voor alle directies en posten die geen eigen Control Unit hebben. We vinden het belangrijk dat al onze collega’s, binnen en buiten FSO, ervaren dat wij een prettige werkomgeving bieden waarin Leren, Ontwikkelen en Samenwerken centraal staat. ‘FSO gaat LOS’ is het programma waarin we deze kernwaarden borgen. 

De FSO bestaat uit 6 afdelingen en een stafbureau: Financieel Beheer, Crediteuren Administratie, Payment and Cash Management, Inkoop- en inhuuradvisering, Control & Programma administratie en Kwaliteit. Er werken nu circa 185 medewerkers. FSO is één van de drie directies onder de Hoofd Directie Bedrijfsvoering (HDBV). Directeur Financieel Economische Zaken is de domeinstuurder.

De FSO is gevestigd in Terminal Zuid op de Schedeldoekshaven 101.

Meer over de afdeling Kwaliteit
De afdeling Kwaliteit bestaat uit 19 collega’s die samen de teams concernadministratie, accountmanagement/servicedesk en opleiding bemensen. Als afdelingshoofd van het cluster Kwaliteit leid je samen met de directeur, plaatsvervangend directeur en de overige vijf leden uit het Management Team de Financiële Service Organisatie (FSO) welke in totaal ongeveer 180 FTE omvat. We werken hybride; een mix van thuis en op kantoor.