Teammanager Facilitair, Evenementen en Secretariaat

Heb jij een duidelijke visie op de ondersteuning van ons management met het agenda- en mailbeheer en de facilitaire ondersteuning van alle medewerkers in hun gebruik van het gebouw en andere bedrijfsmiddelen? Ben jij in staat om de ambities van onze organisatie – zorgen voor een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving – te vertalen naar concrete doelen en taken op teamniveau? 

Herken jij jezelf in bovenstaande, dan kunnen we jouw expertise goed gebruiken als Teammanager Facilitair, Evenementen en Secretariaat. 

Dit nieuwe team is per 1 januari 2024 ontstaan door het samenbrengen van alle facilitaire en secretariële taken. Het secretariaat is een team met 11 secretaresses en bestaat in zijn huidige vorm al geruime tijd. Facilitaire zaken, nu 5 medewerkers, is sterk in ontwikkeling mede door de groei van de organisatie en het “hybride” werken en de behoefte aan een proactieve, excellente facilitaire dienstverlening. Het onderdeel Evenementen is meer en meer belangrijk geworden in het functioneren van de OD, maar moet nog professioneel ontwikkeld worden.

Bekijk de uitdaging

In het Noordzeekanaalgebied wordt het steeds drukker: meer industrie, meer mobiliteit en een forse woningbouwopgave. Bij de OD NZKG werken zo’n 600 bevlogen collega’s aan vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) op het gebied van bodem, bouw en milieu. Denk aan werkzaamheden rond de A9, bij Tata Steel of op Schiphol en aan uitdagende bouwprojecten zoals op de Zuidas.

Ons werk heeft dus directe invloed op de omgeving. Om een beeld te geven: we voeren jaarlijks zo’n 5.000 milieucontroles uit en verlenen rond de 1.500 vergunningen. We adviseren gemeenten en provincies over bijvoorbeeld verduurzaming, energiebesparing, luchtkwaliteit of veiligheid. Ook behandelen we duizenden meldingen van voornamelijk omwonenden over overlast van bedrijven. 

Het Team Facilitair, Evenementen en Secretariaat richt zich op de interne ondersteuning van onze managers bij complex agenda- en mailbeheer en de ondersteuning van alle medewerkers bij het optimaal benutten van ons gebouw en andere facilitaire middelen. Deze taken zijn sterk in ontwikkeling, zeker door de sterke groei van onze organisatie en de toegenomen verwachtingen van medewerkers. Maar niet alleen dat!  De behoeftes van de organisatie zijn ook sterk in ontwikkeling door een ander manier van kijken door o.a. het “Hybride Werken”. Dit vraagt om een heldere visie op het secretariaat en facilitaire dienstverlening in een regieorganisatie. 

Je bent in deze veelomvattende en brede positie verantwoordelijk voor het creëren, uitdragen en uitvoeren van deze  visie.  Als teammanager besteed jij veel aandacht aan deze ontwikkeling, de verdere professionalisering van het team en de plek binnen onze organisatie. Jij begeleidt het team bij de dagelijkse werkzaamheden. 

Dat gaat om onder meer het voortdurend in gesprek zijn met de secretaresses over de ondersteuning van alle managers, het signaleren en waar nodig opschalen van knelpunten, het maken van afspraken over werkverdeling en het bewaken van de kwaliteit van het werk.

Op facilitair gebied ben je in gesprek met je medewerkers over het beheer van ons gebouw en het uitvoeren van alle facilitaire taken. Je hebt de verantwoordelijkheid voor diverse contracten met leveranciers en zorgt voor de naleving. En je adviseert de organisatie op diverse facilitaire ontwikkelingen.

Daarbij bereid je medewerkers voor op wettelijke, organisatorische en maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed zijn op hun werk.

Je coacht het team op het uitvoeren van hun werk conform onze kernwaarden: gezamenlijk, open, onafhankelijk en deskundig. 

Naast de aansturing van je team werk je mee aan de strategische opgaven van de OD NZKG en geef je sturing aan de concern brede opgave. Je bevordert proactieve samenwerking met en kennisuitwisseling tussen jouw team en de rest van de organisatie. Alle teams dragen immers bij aan hetzelfde doel: zorgen voor een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving.

Wat breng jij mee?

Als Teammanager Facilitair, Evenementen en Secretariaat
weet je wat er inhoudelijk op de verschillende fronten en deze vakgebieden speelt en kijk je over de werkvelden heen. Je bent ook goed op de hoogte van politieke en maatschappelijke vraagstukken en kunt verschillende belangen op strategische wijze met elkaar verbinden.

Je weet een goede balans te vinden tussen coachen, leiden en managen. Je weet uiteraard wat je team nodig heeft, individueel en als geheel, en je ondersteunt de medewerkers optimaal in hun werk en persoonlijke groei. Jouw deur staat altijd open.

Je hebt een visie op de inhoud van de werkzaamheden van het, Team Facilitair, Evenementen en Secretariaat en stuurt op de kansen die je ziet en zorgt voor onderlinge samenhang. Daarnaast ben je goed in het stellen van prioriteiten en behouden van overzicht. Daarmee ondersteun je het team in het onderscheiden van hoofd- en bijzaken en het bewaken van de rode draad.

Je inspireert, je stimuleert dat mensen elkaar opzoeken en net als jij het grotere geheel gaan zien. Daarbij ligt de focus op de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het resultaat en de kwaliteit hiervan. 

Verder vragen wij: 

• WO/HBO werk- en denkniveau;
• Managementvaardigheden, sterk in beheer, plannen en organiseren;
• Goed kunnen schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau;
• Affiniteit met en passie voor facilitaire- en secretariële zaken; 
• Bestuurlijke sensitiviteit en omgevingsbewustzijn;
• Meerjarige ervaring met leidinggeven.

Ons aanbod

Wij werken hybride. Waar je ook werkt: op kantoor, thuis of op een andere locatie, wij bieden je de apparatuur en faciliteiten om je werk goed te kunnen uitvoeren. Verder bieden wij een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden. 

Tel daarbij op een Individueel Keuze Budget (IKB) van maar liefst 22,37%, waarmee jouw jaarsalaris uitkomt op maximaal € 100.661,-.

Solliciteer en kom werken aan de toekomst

We stellen deze functie expliciet ook open voor aankomend leidinggevenden. Herken jij jezelf in de omschrijving en spreekt de functie je aan? Klik dan op de sollicitatiebutton en upload je motivatiebrief en cv.

Deze vacature heeft geen einddatum, dus reageer zo snel mogelijk. Zodra een geschikte kandidaat zich aandient, sluiten we de vacature. En de startdatum? Die stemmen we graag met je af. 

Wil je eerst meer informatie over de functie of de organisatie? Neem dan contact op met Sjouke Dijkstra via Sjouke.Dijkstra@odnzkg.nl of 06 18971338

Verder is het goed om te weten dat een selectie-assessment onderdeel is van het sollicitatieproces.