Projectondersteuner Gebiedsontwikkeling

Weet jij van aanpakken en vind jij het leuk om als projectondersteuner met activiteiten en projecten voor gebiedsontwikkeling aan de slag te gaan? Dan zoeken we jou! Je bent de rechterhand van de projectleiders.

Werk jij straks hier?
Werken voor Projectmanagement en Advies (PMA) is werken voor het interne projectbureau van de gemeente. Alle unieke en complexe projecten die te groot zijn voor een enkele afdeling pak je binnen PMA op. Hier werk je over de gehele breedte van de organisatie én met externe partijen. Jij helpt de gemeente ondernemen.

Hoe doe jij ertoe:
Als ondersteuner organiseer je, in samenwerking met je projectleider, overleggen en sessies voor de projecten en trajecten binnen de gemeente. Je bereidt ze voor, je zorgt voor actielijsten en zet deze acties uit. Je bent een belangrijke schakel binnen het projectteam en weet overzicht te houden, ook wanneer de werkzaamheden snel veranderen. Je hoofdactiviteiten zijn:

• Plannen en faciliteren van werkgroep- en project overleggen en het bewaken van het tijdig uitvoeren van actiepunten
• Behandelen van de project correspondentie en zorgdragen voor eenduidige archivering van de projectdossiers
• In samenwerking met de projectleider en teamleden, voorbereiden van presentaties en het organiseren van (participatie) bijeenkomsten binnen het project
• Monitoren van facturen en aanvragen van inkoop- en verkoopordernummers
• Coördineren van Woo-verzoeken en afhandelen van verzoeken om informatie

Hoe ziet je dag er uit?
Je begint je werkdag op kantoor en start met het bekijken van je agenda en e-mail. Je brengt in kaart welke werkzaamheden gepland staan en welke nieuwe verzoeken zijn binnengekomen. Op basis van urgentie, impact en beschikbare tijd stel je de juiste prioriteiten en zorg je voor een efficiënte dagindeling. Je verwerkt de laatste updates van de voortgang van de actiepunten van de projectgroep, daarna heb je een overleg met de projectgroep. Tijdens dit overleg wordt de voortgang besproken, je noteert dit, maakt een nieuwe actielijst, en je spreekt af binnen welke termijn acties uitgezocht moeten worden. Na de lunch ga je verder met verzoeken in je mailbox en check je ook de gezamenlijke mailbox van de ondersteuners. Later in de middag ga je aan de slag met het organiseren van een bijeenkomst voor de omwonenden van de projectlocatie. Tussendoor schrijf je nog een opdracht en verwerk je deze in het financiële systeem. De werkdag vliegt voorbij. Voordat je naar huis gaat handel je de laatste e-mails af en sluit je tevreden je werkdag af.

Wat breng je mee?
Om je werk goed én met plezier te doen, heb je het volgende in huis:

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO4-opleiding op administratief gebied en minimaal 2 jaar ervaring met het ondersteunen van projecten, ervaring met ruimtelijke projecten is een pré
• Je maakt gemakkelijk contact, je luistert goed en je communiceert helder in woord en geschrift
• Je bent zorgvuldig, hebt oog voor details en bewaart/bewaakt graag het overzicht
• Daarnaast heb je een goede dosis verantwoordelijkheidsgevoel, ben je een aanpakker en een echte teamplayer
• Je hebt gevoel voor de politiek-bestuurlijke omgeving waarbinnen je werkt en de maatschappelijke impact van projecten
• Je bent bereid om op vrijdag te werken

Wat doen we voor jou?

• Salaris van minimaal €3.568 en maximaal €5.096 per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 9)
• In deze vaste baan start je met een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 12 maanden
• Individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% van het salaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
• Persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden en studiefaciliteiten
• Thuiswerkmogelijkheden, een iPhone en laptop

Goed om te weten

• Voor meer informatie kun je contact opnemen met Ingrid van Fessem (teamleider) via ijj.van.fessem@leidschendam-voorburg.nl of via 070 300 9576
• Reageren kan tot en met woensdag 25 november.

Voor de invulling van deze vacature werken wij niet samen met externe partijen. Acquisitie is daarom niet nodig.