Medewerker Kabinet en Representatie 24 uur per week

Bij de gemeente Voorschoten zijn we volop bezig met de ontwikkeling en verdere professionalisering van onze organisatie. We werken toe naar een klantgerichte organisatiestructuur die klaar is voor de toekomst. Het doel? Samen met plezier en betrokkenheid werken aan een gemeente waarin vertrouwen en verantwoordelijkheid centraal staan. We bouwen aan een organisatie die niet alleen de inwoners centraal stelt, maar ook jou de ruimte biedt om bij te dragen aan innovatieve en duurzame oplossingen.

Daarom zijn wij op zoek naar een Medewerker Kabinet en Representatie voor 24 uur per week die zich wil ontwikkelen tot Adviseur Kabinet en Presentatie.

Werken in Voorschoten, de Parel aan de Vliet
Onze groene gemeente, gelegen in de Leidse regio, staat bekend om haar hechte gemeenschap, brede maatschappelijke betrokkenheid en sterk lokaal bestuur. We bieden onze ruim 26.000 inwoners efficiënte en persoonlijke dienstverlening met korte communicatielijnen en een mensgerichte aanpak. We zijn trots op onze organisatie en onze medewerkers die zich dagelijks inzetten voor het welzijn van onze inwoners en ondernemers.

Voorschoten, de Parel aan de Vliet, is sterk in ontwikkeling en de drijvende kracht is ons hechte team van mensen die onze gemeente en alle Voorschotenaren glans geven. Door onze compacte organisatiestructuur kunnen we de lijnen kort houden en snel mooie dingen voor elkaar krijgen. Dat vraagt zelfstandigheid en biedt tegelijk veel vrijheid.

We werken vanuit vier kernwaarden: Vertrouwen, Verantwoordelijkheid, Betrokkenheid en Plezier. Deze waarden helpen ons om goed samen te werken, zowel binnen de organisatie als met inwoners, ondernemers en andere partners. Vertrouwen vormt de basis van onze samenwerking. Verantwoordelijkheid betekent dat we de impact van ons werk serieus nemen. Betrokkenheid zorgt ervoor dat we actief bijdragen aan teamdoelen, en plezier stimuleert een positieve werkomgeving.

Jouw uitdaging
Als Medewerker Kabinet en Representatie ondersteun je de burgemeester en de organisatie bij werkzaamheden op het gebied van representatie, protocol en onderscheidingen. Minimaal één dag per week word je begeleid door onze ervaren adviseur Kabinet en Representatie, zodat je kunt groeien in je rol. Je zorgt ervoor dat representatieve activiteiten, officiële momenten en bestuurlijke aangelegenheden zorgvuldig worden voorbereid en uitgevoerd. Daarbij heb je veel contact met inwoners, verenigingen, bestuurders en externe relaties. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en zorgt ervoor dat afspraken en processen goed verlopen.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:

• De organisatie van officiële evenementen en ontvangsten. Je plant, organiseert en coördineert jaarlijks terugkerende en bijzondere evenementen, zoals de Lintjesregen, het Koningsdagdefilé, de Oranjeborrel, Dodenherdenking, Veteranendag Voorschoten en de oudjaarsbijeenkomst voor relaties en inwoners. Ook organiseer je officiële ontvangsten en bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders aan de gemeente.
• De behandeling van Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen. Je behandelt aanvragen voor onderscheidingen, coördineert het proces van aanvraag tot uitreiking en verzorgt de voorbereiding van speeches, correspondentie en persberichten. Hierbij werk je met verschillende digitale systemen en heb je contact met diverse externe instanties.
• Het beheer van het representatiebudget. Je bewaakt het budget, verwerkt facturen en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling van representatieve uitgaven.
• Het opstellen, beheren en actualiseren van beleid. Je ondersteunt bij het opstellen en actualiseren van beleid en richtlijnen op het gebied van onder andere veteranen, rouwprotocol, relatiegeschenken en vlaggen.
• Overige representatieve werkzaamheden. Denk hierbij aan het opstellen van het wekelijkse persoverzicht, contact met jubilerende bruidsparen en inwoners die 100 jaar of ouder worden en het bijhouden van uitnodigingen voor het college van B&W.

De functie vereist een flexibele inzetbaarheid, aangezien werkzaamheden regelmatig buiten de gebruikelijke kantooruren plaatsvinden en ook in de avonduren en weekenden kunnen voorkomen. Wat zoeken wij in jou?

Je bent een representatieve en dienstverlenende collega die gemakkelijk schakelt tussen organiseren, coördineren en administratieve werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, bent discreet en voelt goed aan wat bestuurlijk en maatschappelijk passend is.

Je hebt:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring met het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, evenementen of representatieve activiteiten;
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail;
• Goede communicatieve vaardigheden en een klantgerichte houding;
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en integriteit in de omgang met vertrouwelijke informatie;
• Werkervaring binnen een gemeente die aansluit op dit profiel.

Wat bieden wij jou?
Wij bieden je meer dan alleen een baan. Bij ons werk je in een dynamische omgeving waar ruimte is voor groei, ontwikkeling en een goede werk-privébalans. Sluit je aan bij ons team en bouw mee aan onze gemeente!

• Een dynamische werkplek in een gemeente die zelfstandig vooruit wil, met ruimte voor eigen initiatief.
• Een informele werksfeer met sterke collegialiteit, teamgevoel en maatschappelijke betrokkenheid.
• Een betekenisvolle functie in een compacte, zelfstandige gemeente met een breed takenpakket en korte lijnen naar een toegankelijk bestuur.
• Flexibele werktijden en hybride werkmogelijkheden die aansluiten bij jouw werk-privébalans.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, waaronder een mooie leergang samen met collega’s. Daarnaast de kans om jezelf te ontwikkelen van medewerker naar adviseur op het gebied van Kabinet en Representatie.
• 28 vakantiedagen (bij fulltime dienstverband).
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%, waarmee je zelf extra’s kunt kiezen.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een laptop, mobiele telefoon, een vitaliteitsbijdrage.
• Een goed pensioen bij ABP, waarbij de gemeente 70% van de premie betaalt.
• Deze functie is gewaardeerd in schaal 8 (maximaal tot € 4.556,00 bruto bij een 36-urige werkweek) en geeft potentie om door te ontwikkelen naar schaal 9.
• Een inspirerende werkomgeving, centraal gelegen met gratis parkeergelegenheid, een groen park voor ontspannende wandelingen en een bedrijfsrestaurant voor een heerlijke lunch. Boodschappen na werktijd? De supermarkt is om de hoek.

Gedetailleerdere informatie over onze arbeidsvoorwaarden tref je hier.

Solliciteren?
Ben jij de Medewerker Kabinet en Representatie die wij zoeken en herken jij jezelf in het Voorschoten-gevoel waar je wordt gewaardeerd om wie je bent en wat je bijdraagt? Voor deze uitdagende rol ontvangen wij graag jouw sollicitatie. Reageren kan tot en met 29 juli 2026. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdag 4 augustus 2026 en donderdag 6 augustus 2026. Een eventueel tweede gesprek en aanvullend klikgesprek met de Burgemeester volgen in de week van 10 augustus 2026 tot en met 13 augustus 2026.

Als je vragen hebt, kan je contact opnemen met(Sylvia Faijdherbe (Teamleider Bestuursondersteuning) via 06-50055882/ sfaijdherbe@voorschoten.nl of met Liesbeth de Ruyter (Senior adviseur HR) en 06-50073046 of ldruyter@voorschoten.nl.

Je komt te werken binnen de afdeling Bestuur. Deze afdeling bestaat uit de teams Beleid, Projecten en Bestuursondersteuning.

Als medewerker van het team Bestuursondersteuning werk je samen met collega's van de agendakamer (ondersteuning van het bestuurlijk besluitvormingsproces), kabinetszaken, bestuurssecretariaat, managementondersteuning en communicatie. Samen zorgen jullie ervoor dat het bestuur, management en de organisatie optimaal wordt ondersteund.

Kijk voor meer informatie over onze organisatie op deze pagina.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern gepubliceerd, bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

De gemeente Voorschoten organiseert recruitment op haar eigen wijze. Acquisitie door leveranciers wordt daarbij niet op prijs gesteld.