Secretaresse Facilitair Bedrijfsbureau

Ben jij de organisatorische duizendpoot met een hulpvaardige instelling die het leuk vindt collega’s van verschillende afdelingen secretarieel te ondersteunen? Zet jij op enthousiaste wijze jouw kennis en praktische expertise in om collega’s te ondersteunen met plannen en organiseren? Kijk jij er naar uit afwisselende taken uit te voeren in een werkdag en ben je een echte teamspeler? Dan maken wij maken graag kennis met jou!

Wat ga je doen?
Je werkt in deze functie binnen het team Bedrijfsbureau onder de afdeling Facilitaire Zaken. Samen met je team biedt je secretariële ondersteuning richting de verschillende afdelingen van het cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA). Met jouw organisatorische vaardigheden en hulpvaardige instelling ondersteun jij collega’s met onder andere het beheren van agenda’s en mailboxen, het plannen van afspraken, overleggen en bijeenkomsten, het reserveren van interne en externe vergaderruimtes, het bestellen van catering, het behandelen van de post, het maken van planningen en het regelen van attenties.

Kortom, er is een diversiteit aan taken uit te voeren binnen een werkdag wat dit een leuke, afwisselende functie maakt. Je werkt regelmatig ook samen met je directe collega om klussen samen nog beter op te pakken.

De vacature is voor 24 uur per week. Het team heeft dinsdag als vaste dag dat we met z’n allen op kantoor aanwezig zijn en voor deze vacature willen we ook graag dat je op vrijdag werkt. We werken bij gemeente Leiden deels op kantoor en deels vanuit huis, hoe dit voor jou kan werken kunnen we overleggen. Op kantoor werken mag altijd.

Waarom kiezen voor deze functie?
Geen dag is hetzelfde, je werkt voor meerdere afdelingen en schakelt soepel tussen uiteenlopende taken. Jouw overzicht en inzet maken het verschil voor je collega's. Je werkt in een hecht, collegiaal team met korte lijnen en echte samenwerking. En dat alles in het hart van een organisatie die er toe doet: jouw werk maakt Leiden beter.

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van maximaal € 3.696,00 bruto per maand (schaal 6) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een jaarcontract voor 24 uur per week, met uitzicht op een vast contract. Ben je bij gemeente Leiden vast in dienst, dan behoud je je arbeidsrecht.
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, bootcamp en lunchwandelingen.

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.

Dit neem je mee
Jij bent een zeer gemotiveerde proactieve ondersteuner die initiatief neemt en gericht is op samenwerking. Jij bent verbindend en hulpvaardig. Je bent mondeling en schriftelijk communicatief vaardig naar je teamleden en interne opdrachtgevers. Je bent een kei in organiseren, werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail. Je kunt omgaan met vertrouwelijke gegevens.

Daarnaast vragen wij van jou:

• een relevante opleiding of relevante werkervaring op mbo-niveau
• Computervaardigheden: vaardigheden in kantoorautomatisering
• Minimaal 2 jaar ervaring als secretaresse
• Minimaal 2 jaar ervaring met organiseren, agendabeheer, planning en verslaglegging is een must

Hier kom je te werken
Het cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA) is een jong bedrijfsvoering cluster. Het cluster is onderdeel van de gemeente Leiden en werkt ook voor onze partners in de Leidse regio. IDA bestaat uit 7 afdelingen waarvan Facilitaire Zaken er een van is. De afdeling Facilitaire Zaken organiseert alle voorwaardenscheppende, locatie gebonden activiteiten. In het team Bedrijfsbureau dat deel uitmaakt van Facilitaire Zaken is alle secretariële en algemene inhoudelijke en organisatorische ondersteuning voor cluster IDA georganiseerd.

We maken graag kennis met je
We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We ontvangen je sollicitatie graag uiterlijk 10 mei 2026, ter attentie van Michelle Janssen

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 18 mei 2026.

Meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Michelle Jansen via 06 3421 3013. Deze vacature staat gelijktijdig in- en extern uit. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk. Bij indiensttreding wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Typisch Leiden
Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!