Secretaresse

Wat ga je doen?
Als secretaresse ondersteun je, samen met je collega’s, het management van cluster Participatie en Maatschappelijke ontwikkeling (PMO). Dit is een stevige en zelfstandige functie, waarbij jij er samen met je collega’s voor zorgt dat alles op rolletjes loopt voor de twee afdelingsmanagers van BMO (Beleid en Maatsschappelijke Ontwikkeling). Je werkt in een dynamische omgeving met korte lijnen en persoonlijk contact. Het grootste gedeelte van je werkdagen ben je aanwezig op het Stadskantoor in Leiden, waardoor je het vaste gezicht en eerste aanspreekpunt bent voor collega's, bezoekers en managers.

Je brengt orde in de complexe agenda's van onze managers. In een dynamische omgeving waar prioriteiten dagelijks verschuiven, breng jij met jouw overzicht rust en structuur. Je anticipeert op veranderingen, plant afspraken slim (rekening houdend met locaties, digitale/fysieke overleggen en reistijd) en zorgt dat de managers optimaal kunnen werken. Dit vraagt puzzelwerk, maar geeft ook veel voldoening wanneer alles soepel loopt.

Een greep uit jouw overige werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Het zelfstandig plannen, voorbereiden, ondersteunen en notuleren van vergaderingen.
• Je herkent prioriteiten en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken.
• Het organiseren van (team)bijeenkomsten en werksessies en het ontvangen van bezoek.
• Signaleren van knelpunten en een actieve bijdrage leveren aan verbeteracties – je adviseert gevraagd en ongevraagd.
• Verwerken verzuim- en herstelmeldingen.

Waarom kiezen voor deze functie?
Iraida Ishaak (directeur): ‘Als secretaresse bij PMO werk je samen met bevlogen medewerkers en betrokken managers. Het is heel mooi om te zien hoe iedereen zich dagelijks inzet voor de inwoners van de stad en het realiseren van de ambities van ons college. Als directeur heb ik het genoegen om dit cluster aan te mogen sturen. En dit doe ik met veel plezier. De ontwikkelingen in het cluster, in de stad en ook in de regio brengen vaak wel een dynamiek met zich mee. Deze dynamiek vraagt vooral veel flexibiliteit.

Mijn managers en ik zijn vooral geholpen met een secretaresse die soms in de waan van de dag de rust en orde kan bewaken en ons kan ontzorgen. Tot slot vind ik het belangrijk dat iedereen in het cluster zichzelf kan en mag zijn en dat we ons gezamenlijk blijven inzetten voor alle vraagstukken die er zijn.

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van maximaal € 4.015,00 bruto per maand (schaal 7) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een jaarcontract voor 32-36 uur per week, met uitzicht op een vast contract. Ben je bij gemeente Leiden vast in dienst, dan behoud je je arbeidsrecht.
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• Een samenwerk-functie met de mogelijkheid om in overleg met je collega’s één thuiswerkdag per week te plannen.
• Je ontvangt een laptop en telefoon én een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag voor de dagen die je thuis werkt.
• Tegemoetkoming in je reiskosten of NS-Business Card.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof boven op de wettelijke regeling.
• Vitaliteitsmogelijkheden zoals stoelmassage, bootcamp en lunchwandelingen.

Meer weten? Bekijk het overzicht van alle arbeidsvoorwaarden.

Dit neem je mee
Je bent een enthousiaste, stressbestendige professional die hoofd- en bijzaken kan scheiden en goed kan samenwerken, maar ook zelfstandig kan opereren. Je hebt een talent voor plannen en organiseren met oog voor detail en prioriteiten. De agenda's zijn dagelijks onderhevig aan veranderingen en jij ziet dit als een uitdaging die je proactief oppakt. Je blijft kalm onder druk en vindt het leuk om puzzelend met prioriteiten en planning orde te creëren in complexiteit. Je combineert flexibiliteit met nauwkeurigheid en integriteit. Je bent samenwerkingsgericht en communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.

Verder vragen wij van jou:

• Een afgeronde relevante mbo-opleiding en minstens 3-5 jaar secretariële ervaring.
• Ervaring bij een gemeente of andere (semi-)publieke organisatie is een pré, maar geen must.
• Je kunt goed overweg met in elk geval MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Je bent bereid om op locatie te werken op het Stadskantoor in Leiden, waarbij incidenteel thuiswerken in overleg mogelijk is.

Hier kom je te werken
Het cluster Participatie en Maatschappelijke Ontwikkeling (PMO) bestaat uit vier afdelingen: Ondersteuning PMO, Beleid Maatschappelijke Ontwikkeling, Werk & Inkomen en Maatschappelijke Ondersteuning & Schuldhulpverlening. We houden ons bezig met onder andere de volgende beleidsterreinen: jeugd en onderwijs, bestaanszekerheid, kansengelijkheid, gezondheid en sportstimulering, maatschappelijke ondersteuning, werk & inkomen, en schuldhulpverlening.

PMO maakt het beleid, voert dit voor een deel zelf uit en besteedt daarnaast een deel van de uitvoering uit naar ons sociaal ontwikkelbedrijf DZB/ Re-integratie Leiden en (gesubsidieerde) partners in de stad. De functie van secretaresse is ondergebracht in de afdeling Ondersteuning PMO.

We maken graag kennis met je
We ontvangen graag uiterlijk dinsdag 17 februari je sollicitatie, ter attentie van Maarten Sick. De sollicitatiegesprekken vinden zo snel mogelijk daarna plaats. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. Neem voor meer informatie contact op met Maarten Sick, manager ondersteuning Bmo, via tel. 06 – 5245 1683. Hij beantwoordt graag al je vragen.

Deze vacature staat tegelijk in- en extern uit, waarbij interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang hebben. Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk. Bij indiensttreding wordt de aanvraag hiervoor door ons opgestart. De kosten hiervan worden door ons vergoed.

Typisch Leiden
Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!