medewerker Bureau Agenderen Notuleren (BAN)

Wil je een belangrijke rol spelen in het proces van de bestuurlijke besluitvorming en als eerste op de hoogte zijn van wat er allemaal in de stad speelt? Dan hebben wij dé vacature voor jou!

Jouw rol:
Als medewerker BAN maak je deel uit van het Bureau Agendering en Notulering (BAN). Hier werken in totaal drie personen, waarvan 1 fulltimer (jij) en twee parttimers. BAN is onderdeel van de afdeling Bestuurszaken. vanwege de ontwikkeling van een nieuw systeem hebben we tijdelijk extra capaciteit nodig.

BAN zorgt ervoor dat alle dossiers op een juiste wijze de procesmatige routing volgen en worden afgehandeld. Je kunt secuur werken (juiste versie, juiste bijlagen) en je kunt verbanden leggen (er wordt gemaild over dossiers, stukken wijzigen). Daarnaast kun je omgaan met deadlines en goed prioriteren (het kan druk zijn). Je Je denkt altijd twee stappen vooruit!

• Je verzorgt de administratieve ondersteuning van het bestuurlijk besluitvormingsproces. Dit betekent dat je dossiers verzamelt, op een goede manier ordent en agendeert in geautomatiseerde systemen. Je overlegt met de betrokken collega’s en afdelingen om het college op tijd van de juiste stukken en informatie te voorzien;
• Je bewaakt het proces rondom de dossiers vanaf het moment dat BAN een dossier krijgt aangeboden totdat het besluit is genomen en het wordt gepubliceerd;
• Je bewaakt deadlines en prioriteert. Je zorgt voor een goede en soepele doorstroom;
• Je zorgt voor de met termijnbewaking en administratieve verwerking van de Burgemeester- en Portefeuillehouders-dossiers;
• Je verzorgt de administratieve afhandeling van de informatiestromen tussen college en raad. Met de griffie van de raad en de bestuursadviseurs stem je af over dossiers die door het college behandeld zijn en naar de raad gaan. Je hebt een nauwe afstemming met de griffie;
• Na besluitvorming verzorg je o.a. de publicatie (op het RIS: Raads Informatie Systeem) van de Openbare Besluitenlijsten (OBL) en van de raadsstukken die in de B&W dossiers voorkomen. Verder verzorg je de administratieve afwikkeling van de B&W dossiers. Je houdt overzicht op de openstaande mandaten, je zorgt voor de archivering en je bewaakt de termijnen m.b.t. openbaarmaking van stukken;
• Je helpt mee met de verdere digitalisering van BAN.

Met wie werk je samen?
Je werkt nauw samen met je collega’s van team BAN, met de bestuursadviseurs van de wethouders, de adjunct-secretaris en de griffie. Ook heb je breed contact met collega’s uit de hele organisatie die dossiers aanleveren.

Dit breng jij mee:

• Je hebt afgeronde mbo opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau.
• Je werkt graag procesmatig en gestructureerd en verwerkt documenten in verschillende geautomatiseerde systemen (zaaks-, document en archiefsystemen).
• Je hebt kennis van bestuurlijke organisaties en je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt goed samenwerken en in afstemming met je collega’s zorg je ervoor dat deadlines gehaald worden.
• Je werkt zeer nauwkeurig, hebt oog voor details en je bent zorgvuldig.
• Je bent communicatief sterk en je denkt procesmatig; je bent concreet, je komt snel tot de kern van de situatie en kunt dit helder verwoorden.
• Je bent stressbestendig en bewaart de rust tijdens de piekmomenten.
• Je bent indien nodig flexibel in je werktijden en beschikbaarheid. De vast werkdagen zijn op maandag, dinsdag en donderdag.

Misschien heb je niet alle competenties maar zie je jezelf wel aan de slag als medewerker BAN? Ook dan nodigen we je graag uit om te reageren op deze vacature. Samen met jou bekijken we hoe we je kunnen ondersteunen om in de rol te groeien.

Wat bieden wij?
Een baan waarmee je impact hebt op de stad en de gemeente Eindhoven. En een informele organisatiecultuur, waar oog is voor een goede werk- en privébalans. Verder mag je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.700 en €3.831 (36-urige werkweek), afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
• Een tijdelijk contract van zes maanden met de mogelijkheid dat het contract nog een keer verlengd wordt met zes maanden.
• 28 vakantiedagen per jaar (fulltime). Mogelijkheid om ADV dagen op te bouwen, met in totaal ongeveer 10 weken verlof per jaar (naar rato bij deeltijd).
• 17,05 % Individueel Keuzebudget (IKB), te besteden aan bijvoorbeeld verlofdagen, fietsvergoeding of uitbetalen. Dit houdt in dat er elke maand 17,05% van je bruto maandsalaris voor jou wordt gereserveerd.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP - waarvan de werkgever 70% betaalt - inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.
• Reiskosten:
  
  • Openbaar vervoer? Volledige OV-vergoeding.
  • Auto? Reiskostenvergoeding van € 0,23 per km (woon-werkafstand) vanaf 7.5 km t/m 40 km enkele reis.
  • Fiets/e-bike of te voet? Vergoeding van € 0,23 per km zonder maximum.
• Hybride werken: een balans tussen flexibele werkplekken op kantoor en thuiswerkfaciliteiten met een thuiswerkvergoeding. De inwerkperiode vindt volledig op kantoor plaats.

Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden?
Bekijk deze op de pagina over arbeidsvoorwaarden.

Mocht je een interne sollicitant zijn dan ben je al bekend met de arbeidsvoorwaarden en is mogelijk niet de hele tekst op jou van toepassing.

Waar kom jij voor staan?
Eindhoven barst van de energie. Onze stad is de laatste jaren flink gegroeid en blijft groeien. Elk jaar komen er meer mensen om te wonen, leren, werken, verblijven en recreëren. Dat brengt veel moois met zich mee. En ook uitdagingen. We ontwikkelen een stad voor alle Eindhovenaren, van nu en de toekomst. Een stad waarin iedereen een plek heeft en zich thuis voelt, waar je ook vandaan komt. Waarin ondernemers hun dromen kunnen waarmaken en kennis, innovatie en design alle ruimte krijgt. Want mensen maken de stad. Het vraagt veel van onze organisatie om dat waar te kunnen maken. We versterken daarom onze organisatie en maken ‘m samen toekomstbestendig voor de grote opgaven waar we als stad en regio voor staan. Eindhoven, werk waar je voor staat.

Voor de meeste functies, zo ook voor deze functie, geldt dat hybride werken mogelijk is. Medewerkers zullen daarom minder vanuit kantoor en meer online werken. Dit betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen we jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging!

Diversiteit en inclusie vinden we heel belangrijk. Bij ons is ruimte voor iedereen. We zijn blij met de verschillen tussen onze medewerkers. Die hebben we het liefst net zo groot als die in onze stad en regio. Want juist doordat we verschillend zijn, maken we samen onze grote plannen waar. Wil je weten hoe het is om bij ons te werken? Lees dan de verhalen van onze medewerkers op www.werkenvooreindhoven.nl.

Geïnteresseerd?
Wij zijn benieuwd naar jou! Reageren kan tot en met 31 juli.

Vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden? Neem contact op met Werner Töller, Recruitment Businesspartner, op 06-54630871. Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij Martijn Schavemaker, Afdelingshoofd bestuurszaken op 06- 11903047.

In het kader van ons ‘Gelijke kansen beleid’ en onze objectieve selectieprocedure is de motivatiebrief geen onderdeel meer van ons selectieproces, zie de pagina over solliciteren voor meer informatie.

Selectie proces
Om onze enorme ambities voor de korte- en lange termijn te realiseren zijn we op zoek naar extra versterking. Daarom zetten we alles op alles om ook ons selectieproces te optimaliseren en te versnellen. Heb je interesse in deze functie? Wacht dan niet tot de sluitingsdatum, maar solliciteer zo snel mogelijk!

Wordt jouw cv geselecteerd? Dan starten we direct de sollicitatieprocedure op. Dit kan zelfs vóór de sluitingsdatum zijn.

Let op: Bij voldoende kandidaten sluiten we de procedure eerder dan de gestelde sluitingsdatum.

De gesprekken worden gepland voor 20 augustus in de ochtend. Dan kun je deze alvast vrijhouden.

Acquisitie stellen we niet op prijs.