Functioneel Beheerder Zaaksysteem (32-36 uur)

Wat leuk dat je deze vacature bekijkt! We zoeken voor ons team Proces- en Informatiemanagement (PIM) een Functioneel Beheerder Zaaksysteem.

Waarom hebben we jou nodig:

Er is steeds meer informatie in de wereld, onze vraagstukken worden steeds complexer. Om in deze context ons niveau van dienstverlening op peil te houden en te blijven verbeteren, werken we steeds meer digitaal en zaakgericht.

Op 7 december 2020 namen we een nieuw zaaksysteem in gebruik; zaaksysteem.nl. Dit systeem is positief ontvangen ten opzichte van het vorige systeem, maar biedt nog veel meer potentie. Samen met de andere beheerder, de informatie adviseurs, procesadviseurs en de inhoudelijk betrokkenen zorg jij voor de doorontwikkeling van dit systeem. Je vertaalt de wensen van de gebruikers in de inrichting van het systeem. Denk aan het inrichten van processen, velden en sjablonen, en het bouwen van e-formulieren. Je luisterende oor naar gebruikers en begrip van gemeentelijke processen vormen een kritische succesfactor.

Samen met de andere functioneel beheerder van het zaaksysteem beheer je ook (de koppeling met) Xential, en iBabs. En vervul je de rol van key user rondom Kofax.

Met de andere functioneel beheerders in onze organisatie en de ICT regisseur stem je ontwikkelingen en updates af in relatie tot de Regionale ICT Dienst (RID).

Elke dag is verschillend. Concreet zijn dit jouw werkzaamheden:

Verzorgen van het dagelijks beheer van het zaaksysteem, Xential en iBabs. Signaleren en oplossen van storingen, testen van nieuwe versies, bevorderen van gegevensbeveiliging, verzorgen van autorisaties;
Inplannen en afstemmen van upgrades met leverancier, ICT regisseur en andere functioneel beheerders, en technisch specialisten van de Regionale ICT Dienst;
(Actief) Communiceren met individuele gebruikers en gebruikersgroepen bij storingen en ontwikkelingen;
Adviseren en ondersteunen, en beantwoorden van vragen van gebruikers;
Verzorgen van de gebruikersdocumentatie en kennisoverdracht naar collega’s
Deelnemen aan sessies met gebruikersgroepen, samen met adviseurs continu verbeteren ophalen van wensen en behoeften van de gebruikers en die vertalen in mogelijkheden binnen het zaaksysteem en in de aansluiting met andere systemen;
Meewerken aan projecten om verdere digitalisering te bevorderen.

Wat krijg je ervoor terug:

Maximaal € 4.048 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (functieschaal 9). Ook is afhankelijk van je opleiding en ervaring een toelage bespreekbaar.
We starten met een tijdelijke overeenkomst voor één jaar. Bij goed functioneren en onveranderde omstandigheden, zetten we dit om naar een vast contract.
Een Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is 17,05% over je salaris. Met het IKB heb je zelf de keuze over deze financiële ruimte. Dit sluit aan bij jouw levensfase, persoonlijke wensen en doelen.
Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals flexibele werktijden (zijn in overleg in te vullen). Mogelijkheid tot thuiswerken. Betaald ouderschapsverlof. Mogelijkheid tot het kopen en verkopen van verlofuren. Bedrijfsfitness en tegemoetkoming in reiskosten woon-werkverkeer.

Wanneer zijn we een match

Wij zoeken natuurlijk de gedroomde kandidaat! In ons perfecte plaatje heb je als Functioneel Beheerder Zaaksysteem werkervaring als Functioneel Beheerder, bij voorkeur met een zaak- of workflowsysteem bij de (gemeentelijke) overheid. Ook heb je een geschikte opleiding op Mbo+ of Hbo niveau in het vakgebied, eventueel aangevuld met specifieke relevante trainingen en opleidingen (BISL/ITIL). Kennis en ervaring op het gebied van processen, scrum en zaakgericht werken zijn een pré, net als affiniteit met applicaties als Zaaksysteem.nl, Xential, iBabs of vergelijkbaar. Werken voor Soest betekent dat je in contact staat met onze inwoners, het bestuur en partners. Jij legt makkelijk de verbinding. Je weet jouw expertise en vakkennis in te brengen bij de actuele situaties. Je voelt je eigenaar van het goed werkend houden van de applicaties die je beheert, kunt goed samenwerken in teamverband en hebt goede communicatieve vaardigheden.

Voldoe je niet aan al deze punten, maar ben je er wel van overtuigd dat je met jouw ervaring en kennis ons kan helpen? Laat het weten in jouw motivatie!

Waar werken we aan in Soest

Werken voor de gemeente betekent werken voor onze inwoners. Als gemeente ondersteunen we op allerlei gebieden de samenleving.. Wij werken aan de leefbaarheid van onze gemeente en kijken daarbij naar de lange termijn. Op dit moment spelen een aantal belangrijke projecten. Zo werken we hard aan de energietransitie voor een duurzame, toekomstbestendige gemeente. We zijn bezig met het maken van een omgevingsvisie als onderdeel van de Omgevingswet. Verschillende bouwprojecten zijn in ontwikkeling en ook versterken we de sport in onze gemeente met allerlei projecten. Meer weten? Lees het Coalitieakkoord 2018-2022.

Dit zijn wij

We vormen samen met 230 professionals onze organisatie. We zijn open, sociaal en ontwikkelingsgericht. De organisatievisie 2020 is voor ons een belangrijke basis. Om onze inwoner, maatschappelijke partijen en ondernemers zo goed mogelijk te helpen, houden we de lijnen kort, het werk efficiënt en de oplossingen professioneel. Het ontwikkelen van onszelf en de organisatie vinden we erg belangrijk. Ons doel is om een wendbare en rolbewuste organisatie te zijn die in verbinding staat met de omgeving.

Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Als Functioneel Beheerder Zaaksysteem ben je onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering en maak je deel uit van het team PIM. Als Bedrijfsvoering en PIM verzorgen we niet alleen de bedrijfsvoering voor de gemeente Soest, maar ook voor de gemeenschappelijke regeling BBS (Baarn Bunschoten Soest). In het team, dat in 2017 is opgericht, komen alle 28 medewerkers samen die het vormgeven van processen en informatiestromen als kerntaak hebben. Denk daarbij aan informatie adviseurs, adviseurs Continu Verbeteren, medewerkers Informatiebeheer en Geo-informatie. Je werkt samen met onze andere functioneel beheerder van het zaaksysteem en hebt korte lijnen met nog meer functioneel beheerders in de organisatie, onze ICT regisseur, de informatie adviseurs, en natuurlijk de gebruikers van het systeem. Het is dan ook belangrijk dat je goed in teamverband kunt werken, maar ook dat je zelfstandig aan de slag kunt gaan.

Informeren & solliciteren

We zijn benieuwd wie je bent! Wil je solliciteren? Upload je motivatie en cv via de sollicitatieknop. Dit kan tot en met zondag 7 februari 2021. Je kunt je motivatie richten aan Floris Herrman, teamleider.

De kennismakingsgesprekken zullen in de week van 15 februari plaatsvinden. Wil je hier alvast rekening mee houden?

Heb je inhoudelijke vragen over de functie, dan kun je terecht bij Floris Herrman via 0642806742. Voor vragen over het sollicitatieproces kun je contact opnemen met HR Office / Recruitment, via 035 - 60 93 033.

*Elke sollicitatie behandelen wij volgens de NVP sollicitatiecode