Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente ZaanstadBestuurssecretaresse

Bestuurssecretaresse

Vacature

Wegens interne personele verschuivingen zijn wij op zoek naar een nieuwe bestuurssecretaresse die het enthousiaste team komt versterken.
 
Als bestuurssecretaresse bied jij ondersteuning aan één van de wethouders. Jij geeft de wethouder gevraagd en ongevraagd advies als het gaat over de ondersteunende werkzaamheden. Een goede samenwerking met de wethouder is hierbij van belang. In deze verantwoordelijke functie ben je de schakel tussen de bestuurders en de ambtelijke organisatie.

Wat ga je doen?
  • Het beheren van de complexe agenda van de wethouder; het plannen, bewaken en nakomen van afspraken en het zorgen voor de juiste prioriteitstelling
  • Het opstellen, coördineren en bewaken van programma's voor (werk)bezoeken van de wethouder
  • Het adviseren van zowel externen als medewerkers binnen de ambtelijke organisatie over de te volgen processen en procedures,  bijvoorbeeld het bestuurlijk besluitvormingsproces
  • Het voor de wethouder bewaken van het proces rondom de bestuurlijke besluitvorming
  • Het organiseren van de logistieke planning van afspraken
  • Het verrichten van diverse correspondentie
  • Het toetsen van de inhoud van documenten voor de wethouders t.b.v. gesprekken en vergaderingen
  • Het verzorgen van inkomend telefoonverkeer en de (digitale) postbehandeling
  • Het signaleren van knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en administraties en het komen met verbetervoorstellen
  • Het ondersteunen van de wethouder bij de voorbereiding van overleggen, het zorgdragen voor tijdige aanlevering van stukken en het plannen en organiseren van bijeenkomsten
Als bestuurssecretaresse ben je gehuisvest op de bestuursvleugel, waar jij nauw samenwerkt met collega bestuurssecretaresses en elkaar vervangt indien nodig. Het behoort tot de mogelijkheden dat je rouleert binnen het secretariaat en dat je de secretaresse van de gemeentesecretaris vervangt bij afwezigheid. Binnen het team BMO (Bestuur- en Managementondersteuning) werken wij zo veel mogelijk digitaal en daarmee papierloos.
  • HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 3 jaar ervaring als secretaresse bij een overheidsinstantie
  • Politiek en bestuurlijk sensitief ingesteld
  • Vakvolwassen, adequaat, accuraat en beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel
  • Sterk dienstverlenend karakter
  • Proactieve en resultaatgerichte werkhouding
  • Representatief: een persoon die stevig in de schoenen staat en houdt van aanpakken
  • Teamplayer
  • Perfect Nederlands in woord en geschrift
Zaanstad groeit snel. Nu wonen er 155.000 mensen, over twintig jaar naar verwachting meer dan 200.000. Die groei biedt kansen om de stad te moderniseren en de leefbaarheid te verbeteren. En het biedt jou kansen om jezelf te ontwikkelen binnen onze organisatie. Wij geven veel aandacht aan persoonlijke groei en ontplooiing. Binnen de gemeente Zaanstad krijgt iedereen de ruimte en de kans om het beste uit zichzelf te halen.
  •  Een zelfstandige en brede functie, waarin zowel je organisatietalent als je pro-activiteit goed kwijt kunt.
  • Het salaris bedraagt max. €3376 bruto per maand (o.b.v. 36 uur per week, schaal 8). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
  • Een aanstelling voor de duur van een jaar met de intentie om bij wederzijdse tevredenheid daarna om te zetten naar een vaste aanstelling.
  • Een functie voor 32 uur per week.
  • Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is 17,05% van je salaris en is opgebouwd uit vakantiegeld, eindejaarsuitkering, levensloopbijdrage en bovenwettelijk verlof. Je kunt jouw IKB (maandelijks) laten uitbetalen of besteden aan een aantal bestedingsdoelen zoals verlof, studie (indien niet vergoed door Zaanstad), fiscaal voordeel woon-werkverkeer, fietsregeling
  • Het basisverlof bedraagt 161,6 uur per jaar bij een fulltime aanstelling Daarnaast ontvang je 2-3 extra verlof dagen per jaar en is het mogelijk om verlofdagen te (ver)kopen.
  • Een uitstekende pensioenvoorziening.
  • Goede bereikbaarheid per openbaar vervoer. Op basis van fiscale uitruil wordt er tegemoet gekomen in de reiskosten.
Een uitgebreid overzicht van onze arbeidsvoorwaarden kun je vinden op www.werkenbij.zaanstad.nl/arbeidsvoorwaarden

Meer informatieHeb jij interesse in de functie van bestuurssecretaresse bij de gemeente Zaanstad? Wij zien jouw reactie graag tegemoet. Heb jij vragen? Neem gerust contact met ons op. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Carla Reus, teamleider BMO, via 075 6816074. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Ramona Iannotti, Corporate Recruiter via 075-6552046.
 
De vacature sluit op woensdag 3 april 2019. De sollicitatiegesprekken staan gepland op:
  •  Woensdag 10 april (ochtend) - 1e gesprekken
  •  Woensdag 17 april (ochtend) - 2e gesprekken
  •  Donderdag 25 april (middag) – klikgesprek wethouder + arbeidsvoorwaardengesprek
Ben jij niet beschikbaar op deze dagen, maar heb je wel interesse in de vacature? Neem contact op met Ramona Iannotti.
 
N.B. Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.
 
  • Op acquisitie door bureaus zal niet worden ingegaan.


Klik hier om te solliciteren.

Foto's van de organisatie