Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente WoerdenBestuurssecretaresse

Bestuurssecretaresse

Vacature

Wij zijn op zoek naar een bestuurssecretaresse voor 24 uur per week, met een tijdelijk dienstverband van een jaar (met uitzicht op een vaste aanstelling). Het betreft een duofunctie.

Ben jij een positief ingestelde en zeer nauwkeurige secretaresse? Houd jij van werken in een dynamische en uitdagende omgeving samen met een collegiaal en energiek team? Dan zijn wij op zoek naar jou!  

We werken voor twee gemeentebesturen, Oudewater en Woerden: WOW!

  • We benutten de kracht van de samenleving. Samen met onze inwoners werken we aan onze gemeente. We zoeken het gesprek op. Als het kan, zijn betrokken inwoners zelf aan zet. Er is dan ook ruimte voor initiatieven. We communiceren helder en vriendelijk en verbeteren onze dienstverlening voortdurend.
  • We stellen bestuurders optimaal in staat de samenleving te dienen. Onder andere door goed strategisch advies en door te werken aan maatschappelijke opgaven: de nadruk bij het werk komt meer te liggen op de inhoud van vraagstukken die leven in de samenleving.
  • We willen een organisatie zijn waar medewerkers met plezier werken. Medewerkers worden ingezet op talent en we stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. De organisatie kent een informele werksfeer, de verantwoordelijkheden liggen laag en de lijnen zijn kort. Medewerkers krijgen de ruimte om flexibel te werken aan de resultaten waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Vanuit de organisatievisie willen we de WOW factor! bij onze stakeholders brengen. Door te handelen vanuit onze kernwaarden avontuur, eigenaarschap en samenspel weten we hen te verbazen, verrassen en te verwonderen!

Domein en team in het kort
De gemeente Woerden werkt voor Woerden en Oudewater en bestaat uit 6 domeinen. Het team bestuurs- en directiesecretariaat (BDS) maakt deel uit van het domein bedrijfsvoering. Het team bestaat uit totaal 7 medewerkers.. Het bestuurs- en directiesecretariaat werkt ter ondersteuning van het college van B&W, de gemeentesecretaris en de directieleden van Woerden en het college van B&W en de gemeentesecretaris van Oudewater. Je werkt voor één of meer directieleden en/of bestuurders en je levert een belangrijke bedrage aan het vlot verlopen van zijn of haar dag. Als team zijn we gezamenlijk verantwoordelijk voor het eindresultaat; een goed lopend secretariaat met tevreden klanten en gebruikers!

Heb jij de WOW factor?

  • Avontuur
    Je toont lef en durft innovatief te zijn in je werk. Je kijkt kritisch naar huidige processen, durft anderen aan te spreken en naar buiten te treden.
  • Eigenaarschap
    Je voelt je verantwoordelijk voor de vraag, opgave of taak waaraan je werkt en hierin resultaat te boeken. Je communiceert de verwachtingen met opdrachtgevers, collega’s en externen, durft de confrontatie op te zoeken en zakelijk te zijn. Je neemt verantwoordelijkheid voor je loopbaan.
  • Samenspel
    Je weet die mensen in de organisatie te vinden waarmee je samen sterker staat. Je helpt anderen in het aangaan van het avontuur en leert van elkaars goede resultaten en fouten. Je geeft feedback en staat open om feedback te ontvangen. Je gaat het gesprek aan met het bestuur en de samenleving en werkt samen toe naar resultaat.

De functie
Op het bestuurs- en directiesecretariaat is geen dag hetzelfde: veelvuldig ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak is als vanzelfsprekend. Veerkracht en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Samen met je duo collega zal je meerdere wethouders ondersteunen. Je dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van de wethouders.

Zoals:

  • Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de bestuurder klopt van A tot Z;
  • Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en hier naar handelen;
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
  • Zelfstandige behandeling e-mail van de wethouders;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
  • Vervanging van collega’s van team BDS bij afwezigheid;
  • Alle andere voorkomende secretariële taken.

Jouw kwaliteiten

  • Je hebt een secretariële Mbo-opleiding gevolgd;
  • Je hebt ervaring op secretarieel gebied, bij voorkeur in een politiek/bestuurlijke omgeving;
  • Je bent een zelfstandige collega met organisatorisch inzicht, je weet overzicht te houden en werkt secuur in een digitale omgeving;
  • Je bent klantgericht en kunt uitstekend in teamverband samenwerken;
  • Je kunt prioriteiten stellen, bent representatief en kunt zowel mondeling als schriftelijk goed communiceren;
  • Je hebt goede kennis van en vaardigheid met Outlook, Word en Excel;
  • Je bent positief ingesteld en toont initiatief;
  • Je bent bereid om in ieder geval op woensdag en donderdag (de hele dag) en op vrijdag(ochtend)  op kantoor aan het werk te zijn.

Wat bieden wij jou?
Afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 1.818,- (aanloopschaal 6) en maximaal € 2.986,- (functieschaal 7) bruto per maand bij een werkweek van 36 uur.

Bovenop je maandelijkse salaris beschik je als medewerker van de gemeente Woerden over een Individueel Keuze Budget van 16,8%. Je beheert dit budget zelf en je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit (of een deel hiervan) te laten uitbetalen, er vakantie uren van te kopen, met fiscaal voordeel een fiets aan te schaffen of in te zetten voor fiscaal voordeel op bedrijfsfitness.

Informatie
Neem voor meer informatie over deze functie contact op met Monique de Wit via tel.nr. (0348) 428810.

Sollicitatie
Is jouw interesse gewekt? Je kunt solliciteren tot en met 30 mei.

Functienummer
54.32.36., ondersteunend medewerker A.

Bijzonderheden

Een antecedentenonderzoek kan onderdeel uit maken van het sollicitatieproces. Er kunnen twee referenties opgevraagd worden.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
 

De vacature staat tegelijk intern en extern uit. Bij binnenkomst van sollicitaties wordt rekening gehouden met de status van de kandidaat (intern/regio/extern)

Over de organisatie

Je hebt te maken met twee besturen: het gemeentebestuur van Oudewater en het gemeentebestuur van Woerden. We werken samen voor ruim 60.000 inwoners. We maken interactief beleid: met onze inwoners én ondernemers zorgen we voor co-creatie! Wil jij hier een actieve bijdrage aan leveren? Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving centraal in het Groene Hart. Een korte lijn naar je werkplek en dat geldt ook voor de werkvloer. De gemeente Woerden kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

meer over Gemeente Woerden

Adres

Blekerijlaan 14
3447 GR Woerden

14 0348