Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente VelsenOfficemanager Griffie

Officemanager Griffie

Vacature

Officemanager griffie Velsen (32-36 uur) gemeente Velsen
Krijg jij energie van het op tijd in goede banen leiden van de voorbereiding en afhandeling van de raadsvergaderingen? Kun jij werken in een politiek-bestuurlijke omgeving waar geen dag hetzelfde is? Zorg jij ervoor dat de bijeenkomsten en administratie tot in de puntjes verzorgd zijn?
Dan bieden we jou één van de mooiste rollen van de griffie: Office manager.

Team griffie: werken in het hart van de democratie in Velsen
Als officemanager versterk jij de griffie en ben jij de spil in het team. Je weet wat er speelt in de griffie en de raad. Je bijt je vast in het beheren, onderhouden en optimaliseren van administratieve processen. Je organiseert de processtromen, volgt deze op en plant activiteiten en handelt deze af. Je werkt nauw samen in een team van 5 enthousiaste collega's die dag in dag uit klaar staan om de gemeenteraad te adviseren en te ondersteunen. Je bent de gastheer/vrouw van de griffie voor interne en externe contacten van de griffie en de raad.

Zomaar een dag van de officemanager
De dag is nog maar net begonnen en een raadslid belt je met vragen over een raadsbijeenkomst. Uiteraard had je deze bijeenkomst al geruime tijd tevoren tot in de puntjes verzorgd en kost het je geen moeite om het raadslid vriendelijk te woord te staan. In het overleg met de griffier bespreek je de lopende zaken, zoals de agenda voor het werkoverleg, de ingekomen brieven, budgetoverzicht en de processen ten aanzien van de voorbereiding voor de raadsvergadering. Terloops neem je ook even wat andere zaken mee waarvan jij vindt dat je de griffier op moet attenderen. Gedurende de dag check je de inbox van de griffie en beoordeel je de afhandeling van de mails. Van een van de raadsadviseurs krijg je het verzoek om een bijeenkomst voor de raadsleden over de omgevingswet te organiseren. Na de lunch met collega's verwerk je de aanmeldingen voor de 'Gast van de Raad'. Ook check je of alle stukken voor de raadsvergadering aanwezig zijn en zet ze door naar de raadsadviseurs. Uiteraard houd je ze scherp dat jij aan het einde van de week de stukken met hun advies in het informatiesysteem moet plaatsen. Als afsluiter van de dag controleer je nog een aantal uitgaande brieven op juistheid en check je of de raadzaal gereed is. Tevreden sluit je je computer af, wetende dat je collega's die vanavond bij de raadsbijeenkomst zijn blind op je voorbereiding kunnen vertrouwen.

Wat vragen we van jou?
Je hebt een MBO+/HBO werk- en denkniveau en een hands-on mentaliteit. Je hebt een aantal jaren gewerkt bij een gemeente of bestuurlijke organisatie. Je hebt organisatietalent en gevoel voor het werken in een politieke omgeving. Je neemt de regie bij het verbeteren van onze werkprocessen en blijft kalm en objectief functioneren onder tijdsdruk of bij tegenslag. Je werkt nauwkeurig en bent alert op de kwaliteit van de uitvoering van jouw werkzaamheden. Je werkt zelfstandig , bent stressbestendig en neemt initiatief. Je bent een organisatietalent, kunt goed samenwerken en werkt plan- en projectmatig. Je bent communicatief, discreet, betrouwbaar en representatief.

Arbeidsvoorwaarden
Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 3.376, - bruto per maand (schaal 8) bij een 36-urige werkweek. De uren (32-36 uur) worden over vier of vijf dagen, waaronder in ieder geval de dinsdag en donderdag.

Contactinformatie
Informatie over deze functie is te verkrijgen bij Ruurd Palstra, griffier, telefoon 06-18498109 .

Wil je solliciteren op deze functie? Reageer uiterlijk 1 mei via onderstaande button. De gesprekken staan gepland op donderdag 9 mei.

Een kort, door het team Human Resources afgenomen, e-assessment maakt deel uit van de procedure. Interne kandidaten hebben voorrang bij gelijke geschiktheid.

Gemeente Velsen
Van levendige havens met industrie tot brede duinen en watersport: de gemeente Velsen heeft inwoners, ondernemers en bezoekers veel te bieden. De ongeveer 500 medewerkers van de gemeente zetten zich dagelijks in om al dat moois te behouden en verder te ontwikkelen. Samen werken wij voor bijna 70.000 Velsenaren aan een vitale en leefbare gemeente.

De griffie werkt voor de gemeenteraad aan de versterking van de lokale democratie en het lokale bestuur. Van de griffie wordt hier een leidende rol verwacht. Bij de griffie zijn naast de griffier vijf medewerkers werkzaam. De huidige gemeenteraad bestaat uit 33 raadsleden verdeeld over 10 fracties. De raad heeft naast de formele commissies, zoals de agendacommissie, ook informele werkgroepen die bijdragen aan het functioneren van de raad.
avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met dhr. afdeling HR afdeling HR van Gemeente Velsen ()

Over de organisatie

Van levendige havens met industrie tot brede duinen en watersport: gemeente Velsen heeft inwoners, ondernemers en bezoekers veel te bieden. De ongeveer 500 medewerkers van de gemeente zetten zich dagelijks in om al dat moois te behouden en verder te ontwikkelen. Samen werken wij voor bijna 70.000 Velsenaren aan een vitale en leefbare gemeente.

De gemeentelijke organisatie heeft een platte structuur waarin verantwoordelijkheden laag zijn uitgezet. Bij ons passen mensen die integriteit, kwaliteits-, klant- en resultaatgerichtheid hoog in het vaandel hebben. Zeker als zij die kwaliteiten kunnen combineren met visie, creativiteit en (vak)kennis.

meer over Gemeente Velsen

Adres

Dudokplein 1
1971 EN IJmuiden

14 0255