Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente UtrechtManagementassistent voor het team Onderwijs

Managementassistent voor het team Onderwijs

Vacature

Dit is je werk

De organisatie-eenheid Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) is verantwoordelijk voor beleidsontwikkeling en projecten in het sociale domein en stuurt op een goede besteding van subsidiegelden. De afdeling bestaat uit de teams 'Meedoen naar Vermogen', 'Jeugd, Zorg en Veiligheid', 'Sport en Samenleving', 'Onderwijs', 'Leerlingzaken' en het Subsidiebureau. Deze teams werken nauw samen in hun aanpak van de maatschappelijke vraagstukken.

Concreet houdt dit in dat jij:
De manager en het team Onderwijs ondersteunt op een breed scala aan administratieve en assistent taken.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
  • complex agendabeheer (veel parttimers);
  • zelfstandig afhandelen en uitwerken van correspondentie, afspraken en mail;
  • proactief signaleren van acties voortkomend uit de mail en de manager en het team hierop attenderen;
  • projecten/evenementen en vergaderingen organiseren en ondersteunen (eventueel notuleren);
  • visitekaartje voor het team door dienstverlening en (telefonische) bereikbaarheid;
  • ondersteunen bij logistieke en administratieve handelingen (o.a. aanvragen account, reserveren zaal, personeelsmutaties);
  • werken met het zaaksysteem, MUIS en SAP.
Dit is jouw werkplek

Het Office-managementteam telt tien medewerkers en valt onder het Subsidiebureau. Bij MO werken we slagvaardig, uitvoeringsgericht en zijn we in staat om flexibel in te spelen op nieuwe vragen vanuit samenleving en bestuur.

Dit bieden we je
We willen dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Dit bieden wij jou:
  • Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2040 en € 2986 op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.
Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding klik dan hier.

Dit vragen we van je
Je werkt zorgvuldig, accuraat en klantgericht

Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau aangevuld met meerdere jaren recente ervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.

Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Je kunt goed omgaan met contacten op zowel bestuurlijk, management- als uitvoerend niveau. Je bent in staat op een zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega's en klanten te communiceren.

Je hebt een zelfstandige werkhouding, bent proactief, ondernemend en integer. Je kunt snel schakelen en denkt mee.

Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten en geen problemen met het leren van nieuwe systemen. Gedegen ervaring met complex agendabeheer in Outlook is een vereiste.

Het is een pre wanneer je ervaring met MUIS, SAP en het zaaksysteem hebt.

Je bent een collegiale, representatieve en verantwoordelijke assistent die met veel enthousiasme ondersteuning wil bieden binnen het team.

Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als assistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, maar uiterlijk 16 oktober 2018. Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Linda Kanaar, teamleider, 030 - 2862669. Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Matchpunt, 030 - 286 11 75.

De werkdagen voor onze nieuwe collega zijn vastgesteld op maandag, dinsdag, donderdag, vrijdag van 08.30 - 17.00 uur. Dit kunnen we niet aanpassen in verband met bezetting.

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismaking.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

Over Gemeente Utrecht
Utrecht is een van de grootste steden van Nederland. Met ongeveer 4.000 medewerkers zetten we ons in voor de stad en de mensen die er wonen, werken en op bezoek komen.

Mensen maken de organisatie

De gemeente Utrecht wil in direct contact staan met de bewoners van de stad. We werken voor en samen met hen aan een gezonde, slimme en inclusieve stad. Voor een inclusieve stad hebben we ook een inclusieve organisatie nodig. We willen dan ook graag dat de samenstelling van onze organisatie een afspiegeling van de stad is.

We letten op het geven van gelijke kansen bij vacatures. Kwaliteiten en talenten bij mensen zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, handicap, etnische afkomst of nationaliteit.
avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met dhr. Chawa Verwer van Gemeente Utrecht ()

Foto's van de organisatie

Over de organisatie

Gemeente Utrecht is een aantrekkelijke werkgever. Jouw vak oefen je uit vanuit ons moderne Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Het Stadskantoor is gericht op ontmoeten, kennis delen en flexibel werken voor jou en je 4.000 collega’s. Samen maken we ons hard voor de stad. Dit doen we door vernieuwende initiatieven, een scherpe en open blik, door buiten met binnen te verbinden, door wendbaar en betrouwbaar te zijn en zelf verantwoordelijkheid te nemen.

meer over Gemeente Utrecht

Adres

Stadsplateau 1
3521 AZ Utrecht

030 2860000