Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente UtrechtBestuursassistent

Bestuursassistent

Vacature

Dit is je werk

Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek

voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen. Concreet houdt dit in dat jij:
  • Je gemakkelijk en met plezier inwerkt op diverse inhoudelijke thema's zodat je voortdurend goed op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuilles van de bestuurder;

  • Fungeert als sparringpartner en vertrouwenspersoon voor de bestuurder;

  • Kordaat de regie voert over de complexe agenda's en zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;

  • Fungeert als poortwachter voor de mails en verzoeken die binnenkomen voor de bestuurders. Jij maakt een eerste afweging wat er met mails en verzoeken moet gebeuren en zorgt voor een goede afwikkeling daarvan;

  • Overzicht houdt op de workload in een dynamische omgeving, de juiste prioriteiten weet te stellen en daarover snel en helder met de bestuurder en het team communiceert;

  • Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team;

  • Je telkens verder ontwikkelt en vanuit jouw kennis een actieve bijdrage levert aan het teamoverleg met de bestuurs- en communicatieadviseurs.

  • Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team;

  • Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.).

De afdeling Bestuursondersteuning ondersteunt en adviseert het college van B&W. Wij zijn georganiseerd in vijf teams: het kabinet, het stafbureau van de gemeentesecretaris, de bestuursadviseurs en de bestuursassistenten.

Wij werken letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van het Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten.

Dit bieden we je

Bij de gemeente Utrecht zien we graag dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Naast een inspirerende, veelzijdige en flexibele werkomgeving, waar veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling is, bieden wij jou:
  • Een 32-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.591 en € 3.805 op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inschaling in de aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris;
  • Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding klik hier.
Dit vragen we van je
Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig dit gecombineerd met een flinke dosis politieke sensitiviteit. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:
  • Je hebt tenminste HBO werk- en denkniveau en je bent gewend om te werken onder hoge tijdsdruk;

  • Je bent flexibel en kunt gemakkelijk schakelen waarbij overleg met je directe collega's een vanzelfsprekendheid is;

  • Je bent toegewijd, doortastend, accuraat, stressbestendig en kunt zeer goed prioriteiten stellen;

  • Je kan een inhoudelijke afweging maken welke mails direct door een bestuurder moeten worden opgepakt, welke kunnen wachten en welke doorgestuurd moeten worden naar de vakafdelingen;

  • Je bent een teamspeler, representatief, positief ingesteld en je beschikt over een flinke dosis politieke sensitiviteit;

  • Je schept er genoegen in om in een complexe en soms stormachtige setting de rots in de branding te zijn;

  • Je hebt ervaring met werken in een politieke omgeving waar soms direct beslissingen moeten worden genomen en waar die beslissingen direct invloed kunnen hebben op het verdere verloop van de gebeurtenissen en/of de discussie;

  • Je hebt minimaal 5 jaar recente en relevante werkervaring;

  • Natuurlijk ben je zeer digitaal-vaardig en bij voorkeur al bekend met de systemen die gebruikt worden (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza).

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als bestuursassistent aan de slag te gaan? Ben jij geïnteresseerd in deze uitdagende functie? Solliciteer dan direct online,

maar uiterlijk 18 augustus. Naast jouw profiel vinden wij jouw motivatie en persoonlijkheid belangrijke factoren. We lezen graag wat jouw motivatie is om op deze vacature te reageren.

Heb je vragen over de baan of de organisatie? Neem dan contact op met Femke Smith-Kuiper, Teamleider Bestuursassistenten, 06-4216 76 76 of met Jan Willem de Boer, Recruiter, 06 1829 1753.

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismaking.

We zoeken iemand die op korte termijn kan starten en die de vacature kan invullen voor 32 uur per week. Minder uren is helaas niet bespreekbaar. Vakantieverlof dient zoveel mogelijk tijdens de recesperioden te worden opgenomen.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

Utrecht maken we samen met jou!

Wil je werken voor één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland? Dat is ervoor zorgen dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten.

Utrecht groeit. Dat vraagt om nieuwe innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, onder andere op gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid en gezondheid. Wij zoeken mensen met een brede blik om met lef en ambitie te investeren in onze gezonde en aantrekkelijke stad, wijk en buurt van vandaag en morgen. Samen met bewoners, ondernemers en partners bouwen we aan een stad waar mensen oog hebben voor elkaar. Daarbij handelen we naar onze kernwaarden: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar.

Wat in Utrecht nodig is, staat centraal in ons werk. Hierbij gaat onze aandacht naar oplossingen in het belang van bewoners, ondernemers en bezoekers. Dat betekent weten wat er gebeurt, zien wat er nodig is en wie we binnen en buiten onze organisatie nodig hebben om oplossingen te realiseren. Dit vraagt transparante en scherpe afspraken, oog voor de voortgang en focus op resultaat. Er is veel ruimte voor innovatie, experimenten, vernieuwende ideeën en eigen initiatief. Met als doel om de opgaven in de stad te realiseren.

Ons opvallende en moderne stadskantoor staat direct naast station Utrecht Centraal. Dit is de centrale plek waar inwoners snel geholpen worden én het is de plek waar jij lekker kunt werken en collega's kunt ontmoeten. Veel van onze collega's zijn dagelijks zichtbaar in de stad. Daarnaast werken er collega's op verschillende locaties door de hele stad, zoals bij de zwembaden en op de wijkbureaus.

Met ruim 4.000 collega's beschikt onze organisatie over een groot netwerk, zowel in de organisatie en in de stad als op nationaal en internationaal niveau. Die omvang maakt het mogelijk om écht verschil te maken in Utrecht.

We bieden ruimte aan iedereen, met talent als basis en diversiteit als kracht. Je krijgt de ruimte om je talent in te zetten en verder te ontwikkelen. Er zijn volop kansen. Het is aan jou om ze te pakken.
avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met mevr. Linda Horst-Malaihollo van Gemeente Utrecht ()

Foto's van de organisatie

Over de organisatie

Gemeente Utrecht is een aantrekkelijke werkgever. Jouw vak oefen je uit vanuit ons moderne Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Het Stadskantoor is gericht op ontmoeten, kennis delen en flexibel werken voor jou en je 4.000 collega’s. Samen maken we ons hard voor de stad. Dit doen we door vernieuwende initiatieven, een scherpe en open blik, door buiten met binnen te verbinden, door wendbaar en betrouwbaar te zijn en zelf verantwoordelijkheid te nemen.

meer over Gemeente Utrecht

Adres

Stadsplateau 1
3521 AZ Utrecht

030 2860000