Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente TilburgSecretaresse - directiesecretaresse

Solliciteer

Solliciteer voor woensdag 8 augustus

Solliciteer

Secretaresse - directiesecretaresse

Vacature

Externe kandidaten komen in dienst via payroll-organisatie 18K. Verlenging of omzetting naar een ambtelijk dienstverband is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.

Informatie
Voor het team Secretaresses zijn wij op zoek naar een enthousiaste directiesecretaresse voor 32-36 uur per week. Als directiesecretaresse bied je specifiek secretariële ondersteuning aan één directeur. Je bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt.

Belangrijkste taken zijn:
  • Agendabeheer; de agenda van de directie heeft veel complexe afspraken.
  • Zorgdragen voor de juiste relevante stukken ten behoeve van afspraken en deze in een digitaal systeem (ibabs) plaatsen.
  • Mede verantwoordelijk voor de afhandeling en voortgangsbewaking van de mail van de directeur.
  • Verzorgen van correspondentie.
  • Opstellen agenda, notuleren, voortgangsbewaking actiepunten ten behoeve van diverse overleggen.
  • Telefoonbehandeling: eerste opvang inkomende telefoongesprekken en het eventueel zelfstandig afhandelen van deze telefoontjes.
  • Verzorgen planningen: jaarplanningen maken, inplannen vergaderingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken voor directeur.
  • Signaalfunctie.

Functie-eisen
We vinden het belangrijk dat:
  • Je met een grote mate van zelfstandigheid en proactief kunt werken, zeer accuraat bent en goed kunt omgaan met vertrouwelijke informatie. Je toont eigen initiatief.
  • Je oordelend vermogen alsmede je tactisch inzicht goed ontwikkeld zijn. Je hebt sensitiviteit op het gebied van politiek, bestuur en ambtelijk apparaat en je handelt daar ook naar.
  • Je bij voorkeur bekend bent met een ambtelijke en bestuurlijke organisatie.
  • Je interesse hebt voor de inhoud.
  • Je zorgt voor een optimale samenwerking met de andere afdelings-, directie- en bestuurssecretaresses zodat bijvoorbeeld overleg tussen directie / afdelingshoofden / burgemeester & wethouders vlekkeloos verloopt.
  • Je bij afwezigheid andere secretaresses van het directiecluster vervangt.
  • Je capabel bent op het gebied van verhoudingen, weerbaarheid en integriteit.
Betrokkenheid bij de stad Tilburg is een pré.

Wat is de basis voor deze functie?
  • Een relevante opleiding en werk/denkniveau MBO+.
  • Geen 9 tot 5 mentaliteit.
  • Goede kennis van en ervaring met automatisering. Het MS-Office pakket, met name Outlook en Word heeft voor jou geen geheimen. Ook ben je in staat om de applicaties waarmee de gemeente Tilburg werkt, je snel eigen te maken.
  • Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
Competenties:
  • Resultaatgerichtheid
  • Samenwerken
  • Flexibel
  • Organisatiesensitiviteit
  • Initiatief

Arbeidsvoorwaarden
Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 7 (aanloopschaal 6). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 1.818,-- en maximaal € 2.986,-- bruto per maand.
  • Goede werk-privébalans; een 36-urige werkweek is een fulltime dienstverband.
  • Een dienstverband dat start op payrollbasis, gebaseerd op een tijdelijk contract van 1 jaar. Verlenging of omzetting naar een ambtelijk dienstverband is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.
  • Een individueel keuzebudget van 17,05 % wat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt.
  • Reis je met openbaarvervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).
  • Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg.

Contactinformatie
Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Erica de Bresser, Senior team Secretaresses, telefoonnummer 06 25 68 76 70 . Voor overige vragen kun je bellen met het Servicepunt te bereiken tussen 07.30 en 17.00 uur via (013) 542 9898, onder vermelding van het vacaturenummer: FAC18-06e.

Aantrekkelijke stad
De stad Tilburg en de dorpen Udenhout en Berkel-Enschot liggen in het Hart van Brabant, waar het leven goed is en mensen zich snel thuis voelen. Tilburg is met 215.000 inwoners de zesde stad van het land. Ondernemend, actief, innovatief. Hard werken gaat hier hand in hand met gezelligheid. Cultuurliefhebbers komen volop aan hun trekken bij de vele evenementen, musea en gevarieerde optredens. Door de vele ontwikkelingen in de Binnenstad, Spoorzone en Piushaven wordt het stadshart steeds aantrekkelijker. De prachtige groene omgeving met veel bos nodigt uit om heerlijk te ontspannen. Er zijn prima onderwijsinstellingen op alle niveaus en er is een breed aanbod op het vlak van sport, horeca, zorg en welzijn.

Professionele netwerkorganisatie
Gemeente Tilburg: 1900 professionals en een jaarbegroting van 859 miljoen euro. Een flinke organisatie dus, met een uitgebreid takenpakket en alle uitdagingen die horen bij een grote gemeente. Een organisatie ook, die in beweging is en steeds meer aansluit bij initiatieven, ideeën en energie in de samenleving. Per opgave bepaalt de gemeente haar rol, met oog voor de belangen die daaromheen spelen. Met een duidelijk doel: samen met burgers en bedrijven zorgen dat mensen prettig in Tilburg kunnen wonen, werken en verblijven.
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 18 afdelingen en een Griffie. De sfeer is ontspannen, de lijnen zijn kort en er kan veel. Maar er wordt ook veel verwacht van de medewerkers. Ze zijn klantgericht en resultaatgericht en ze kunnen prima samenwerken. We vragen lef en passie, en uiteraard liefde voor de stad.

De afdeling
De medewerkers van de afdeling Faciliteiten zorgen voor goede werkruimtes, een passende inrichting, een veilige werkomgeving, telefoon en digitale werkplek. Het gemeentelijke wagenpark, de dienstfietsen en post/repro zijn ook hun verantwoordelijkheid. Wie secretariële ondersteuning nodig heeft krijgt deze van de afdeling Faciliteiten. En (interne) verhuizingen verlopen zo geruisloos mogelijk met de inzet van de medewerkers van deze afdeling. Kortom, voor een aangename en functionele werkomgeving zijn de collega's van Faciliteiten nodig.

Het team
Het team Secretaresses bestaat uit ongeveer 55 secretaresses die werkzaam zijn voor de burgemeester en wethouders, directeuren, afdelingshoofden en teammanagers. Het cluster directiesecretaresses bestaat nu uit vijf secretaresses. De secretaresses zitten decentraal dicht bij de managers waarvoor ze werkzaam zijn. Door de secretaresses als team te laten functioneren, wordt flexibiliteit en continuïteit, professionaliteit en efficiëntie van secretaressediensten gerealiseerd. Goed samenwerken en flexibiliteit staan dan ook hoog in het vaandel.
avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met mevr. Nataly Eugenia van Gemeente Tilburg ()

Over de organisatie

In Tilburg werken we vraaggericht. De vraag van de klant staat centraal. Daar zijn we permanent mee bezig. Dat betekent dat we de organisatie steeds opnieuw willen aanpassen aan veranderingen in de maatschappij en aan de wensen van de burger. Onze ambities zijn hoog: een gemeente die staat voor openheid en resultaat, waar je met plezier en met trots werkt. Het is niet altijd bekend, maar Tilburg loopt in veel ontwikkelingen voorop. Het kan altijd beter en daar streven we dan ook naar.

Werken bij de gemeente Tilburg betekent een goede balans tussen werk en privé én een prima pakket arbeidsvoorwaarden. Dat mag je verwachten van een grote en moderne werkgever. Je krijgt veel ruimte. Bijvoorbeeld om je uren naar eigen inzicht in te plannen. Ook als het nodig en handig is om thuis te werken. Daarnaast werkt maar liefst 30% van alle medewerkers in deeltijd. Uitstekende arbeidsvoorwaarden op jóuw maat.

meer over Gemeente Tilburg

Adres

Spoorlaan 181
5038 CB Tilburg

14 013