Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente TilburgSecretaresse (4 vacatures)

Secretaresse (4 vacatures)

Vacature

Externe kandidaten komen in dienst voor de duur van 1 jaar via payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.

Informatie
Voor het team Secretaresses zijn wij op zoek naar enthousiaste secretaresses. We hebben op dit moment verschillende vacatures tussen de 20 en 28 uur beschikbaar. Dit team bestaat uit ongeveer 55 medewerkers. Door de secretaresses als team te laten functioneren, wordt flexibiliteit en continuïteit, professionaliteit en efficiëntie van secretaressediensten gerealiseerd. Goed samenwerken en flexibiliteit staan dan ook hoog in het vaandel. Als secretaresse biedt je secretariële ondersteuning aan meerdere teammanagers. Je bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt.
Belangrijkste taken zijn:
  • (complex) agendabeheer van teammanagers.
  • opstellen agenda, notuleren en voortgangsbewaking actiepunten ten behoeve van diverse overleggen.
  • verzorgen correspondentie: in- en uitgaande post (inl. DIS (registratie en voortgangsbewaking), redigeren stukken/brieven etc., mailbeheer, postverdeling.
  • telefoonbehandeling: eerste opvang inkomende telefoongesprekken en het eventueel zelfstandig afhandelen van deze telefoontjes.
  • administratieve ondersteuning, zoals: ziek - en betermeldingen, bestellen van bloemetjes en relatiegeschenken, reserveren kamers/ruimten in en extern, notaproces, organiseren bijeenkomsten in- en extern, ontvangen bezoekers, archivering + dossiervorming van stukken die op afdelingsniveau gemaakt zijn.

Functie-eisen
Werk en denkniveau: MBO
Afgeronde opleiding: MBO secretaresse

Wij vinden het belangrijk dat:
  • Je beschikt over een MBO opleiding tot secretaresse (harde eis).
  • Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse, bij voorkeur meer (harde eis).
  • Stressbestendigheid en flexibiliteit zijn voor deze functie van groot belang.
  • Affiniteit met ICT. Naast goed kennis van het MS officepakket ben jij niet bang om in aanraking te komen met nieuwe systemen en termen.
  • Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal.
  • Je hebt een grote mate van zelfstandigheid en je kunt proactief werken, je bent zeer accuraat en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Het betreffen verschillende functies tussen de 20 en 32 uur per week.
  • De werktijden zijn in overleg met de opdrachtgever.
  • Bij goed functioneren kan deze doorlopen tot twee jaar.
  • Vermeld in je motivatiebrief voor hoeveel uur je beschikbaar bent.
Competenties:
  • resultaatgericht
  • samenwerken
  • flexibel
  • stressbestendig
  • initiatiefnemer
  • zelfstandig
  • proactief
  • accuraat
  • integer

Arbeidsvoorwaarden
Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 6 (aanloopschaal 5). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 1.705,- maximaal € 2.729,- bruto per maand op basis van 36 uren per week. Externe kandidaten komen in dienst voor de duur van 1 jaar via payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.

Contactinformatie
Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Wilma Dingemans, Teammanager Secretaresses, telefoonnummer 013-542 8277 . Voor overige vragen kun je bellen met het Servicepunt te bereiken tussen 07.30 en 17.00 uur via 013-542 9898, onder vermelding van het vacaturenummer: FAC17-13-16e. Solliciteren kun je door hieronder op ´solliciteer´ te klikken.

Over Gemeente Tilburg
Aantrekkelijke stad
De stad Tilburg en de dorpen Udenhout en Berkel-Enschot liggen in het Hart van Brabant, waar het leven goed is en mensen zich snel thuis voelen. Met bijna 215.000 inwoners is Tilburg de zesde stad van het land. Ondernemend, actief, innovatief. Hard werken gaat hier hand in hand met gezelligheid. Cultuurliefhebbers komen volop aan hun trekken bij de vele evenementen, musea en gevarieerde optredens. Door de vele ontwikkelingen in de Binnenstad, Spoorzone en Piushaven wordt het stadshart steeds aantrekkelijker. De prachtige groene omgeving met veel bos nodigt uit om heerlijk te ontspannen. Er zijn prima onderwijsinstellingen op alle niveaus en er is een breed aanbod op het vlak van sport, horeca, zorg en welzijn.

Professionele netwerkorganisatie
Gemeente Tilburg: 1800 professionals en een jaarbegroting van 859 miljoen euro. Een flinke organisatie dus, met een uitgebreid takenpakket en alle uitdagingen die horen bij een grote gemeente. Een organisatie ook, die in beweging is en steeds meer aansluit bij initiatieven, ideeën en energie in de samenleving. Per opgave bepaalt de gemeente haar rol, met oog voor de belangen die daaromheen spelen. Met een duidelijk doel: samen met burgers en bedrijven zorgen dat mensen prettig in Tilburg kunnen wonen, werken en verblijven. De gemeentelijke organisatie bestaat uit 18 afdelingen en een griffie. De sfeer is ontspannen, de lijnen zijn kort en er kan veel. Maar er wordt ook veel verwacht van de medewerkers. Ze zijn klantgericht en resultaatgericht en ze kunnen prima samenwerken. We vragen lef en passie, en uiteraard liefde voor de stad.

De afdeling Faciliteiten
De medewerkers van de afdeling Faciliteiten zorgen voor goede werkruimtes, een passende inrichting, een veilige werkomgeving, telefoon en digitale werkplek. Het gemeentelijke wagenpark, de dienstfietsen en post/repro zijn ook hun verantwoordelijkheid. Wie secretariële ondersteuning nodig heeft krijgt deze van de afdeling Faciliteiten. En (interne) verhuizingen verlopen zo geruisloos mogelijk met de inzet van de medewerkers van deze afdeling. Kortom, voor een aangename en functionele werkomgeving zijn de collega's van Faciliteiten nodig.

Het team Secretaresses bestaat uit alle secretaresses die werkzaam zijn voor de directeuren, de afdelingshoofden, teammanagers, burgemeester en wethouders. Zij doen het agendabeheer, de secretariële ondersteuning, verzorgen correspondentie en houden zich bezig met het opstellen van agenda's, notulen en planningen. De secretaresses zitten decentraal dicht bij de managers waarvoor ze werkzaam zijn.
avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met mevr. Marjon Kriellaars-Helden van Gemeente Tilburg ()

Over de organisatie

In Tilburg werken we vraaggericht. De vraag van de klant staat centraal. Daar zijn we permanent mee bezig. Dat betekent dat we de organisatie steeds opnieuw willen aanpassen aan veranderingen in de maatschappij en aan de wensen van de burger. Onze ambities zijn hoog: een gemeente die staat voor openheid en resultaat, waar je met plezier en met trots werkt. Het is niet altijd bekend, maar Tilburg loopt in veel ontwikkelingen voorop. Het kan altijd beter en daar streven we dan ook naar.

Werken bij de gemeente Tilburg betekent een goede balans tussen werk en privé én een prima pakket arbeidsvoorwaarden. Dat mag je verwachten van een grote en moderne werkgever. Je krijgt veel ruimte. Bijvoorbeeld om je uren naar eigen inzicht in te plannen. Ook als het nodig en handig is om thuis te werken. Daarnaast werkt maar liefst 30% van alle medewerkers in deeltijd. Uitstekende arbeidsvoorwaarden op jóuw maat.

meer over Gemeente Tilburg

Adres

Stadhuisplein 130
5038 TC Tilburg

14 013