Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente TilburgProcesbeheerder Recordmanagement

Procesbeheerder Recordmanagement

Vacature

Je komt in dienst via payrollorganisatie 18K voor de duur van maximaal 2 jaar. Bij voldoende functioneren wordt dit contract omgezet naar een ambtelijke aanstelling.

Informatie
Het beheer van digitale documenten en bestanden wordt steeds prominenter binnen de primaire werkprocessen, complexer en kent een aanzienlijk groter afbreukrisico. Digitale informatie is onmisbaar in het totale werkproces zoals dat plaatsvindt in de organisatie en voor de verantwoording- en bewijsplicht achteraf. De processen dienen vanaf de start goed beheerd te worden; hierdoor ontstaat een beter proces aan het einde. Betrouwbare gegevens en documenten en de duurzame toegankelijkheid vormen daar een onderdeel van. Het team DIV is verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid, compleetheid, authenticiteit en vindbaarheid van die documenten en het adviseren hierover.
Voor DIV-medewerkers betekent dit dat het accent steeds meer bij beheer en inrichting van een toenemend aantal digitale archieven/bestanden is komen te liggen en dat er een verschuiving heeft plaatsgevonden van uitvoerende taken naar ondersteunende en adviserende taken. Daarnaast ontstaat een toename van monitoring- en controletaken die vereist worden vanuit de Archiefwet.

Voor het beheer en inrichting van de processen scannen, registreren en recordbeheer zoeken wij een nieuwe collega. Het accent in deze functie ligt vooral op het inrichten, stroomlijnen en verder professionaliseren van processen binnen DIV zelf (maar wel met oog voor en in samenwerking met de business) én kwaliteitsbewaking/kwaliteitszorg van recordbeheer. Het betreft recordbeheer binnen het zaaksysteem (Exxellence), DMS/RMA (FileNet) en het vergunningensysteem (SquitXO). Dit wordt naar de toekomst verder uitgebreid.

Je takenpakket ziet er als volgt uit:
  • coördineren, plannen, sturen, rapporteren, bewaken en controleren van het proces recordbeheer;
  • recordbeheer in projecten (als vervanger);
  • postselectie;
  • monitoring / kwaliteitsbewaking conform handboek kwaliteitszorg (in ontwikkeling).
Je werkt in een team van vier procesbeheerders, met een gezamenlijke opdracht en verantwoordelijkheid, maar wel met ieder een eigen accent daarbinnen. De werkzaamheden zijn ingekaderd door (landelijke en lokale) voorschriften, afspraken en procedures, zoals bijvoorbeeld Kaders en Richtlijnen (lokaal) en de Archiefwet/selectielijst.
In jouw functie ben je gericht op verbetering en efficiency en loop je hierbij voorop. Je bent gericht op vernieuwing van werkmethoden. Compliancy, awareness en integere bedrijfsvoering m.b.t. informatie- en recordmanagement vormen je uitgangspunt.
Maar er is meer nodig. Vaardigheden zijn belangrijk in contacten met je collega's DIV, afnemers in de business en andere betrokkenen. Je moet acceptatie van je voorstellen kunnen bewerkstelligen. Daarnaast ben je vaardig met ICT gebruik.

Functie-eisen
Werk en denkniveau: HBO
Afgeronde opleiding: studierichting - of specialisatie in record management / informatiemanagement

Kennis van:
  • Archief wet- en regelgeving;
  • de ontwikkelingen op het gebied van digitale documenthuishouding;
  • de verschillende digitale ordeningstechnieken;
  • projectmatig werken;
  • lean is een pré.
Ervaring binnen een gemeente is een pré. Je bent pragmatisch, flexibel en kwaliteitsbewust.

Competenties:
  • Resultaatgericht
  • Samenwerken
  • Plannen en organiseren
  • Voortgangscontrole
  • Oordeelsvorming

Arbeidsvoorwaarden
Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 9(aanloopschaal 8). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 2.335,- maximaal € 3.805,- bruto per maand bij een werkweek van 36 uur.

Contactinformatie
Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Irmgard van Himbergen, teammanager, telefoonnummer 06-51530099. Voor overige vragen kun je bellen met het Servicepunt te bereiken tussen 07.30 en 17.00 uur via (013) 542 9898, onder vermelding van het vacaturenummer: INF18-01e. Solliciteren kun je door hieronder op ´solliciteer´ te klikken.

Aantrekkelijke stad
De stad Tilburg en de dorpen Udenhout en Berkel-Enschot liggen in het Hart van Brabant, waar het leven goed is en mensen zich snel thuis voelen. Met bijna 215.000 inwoners is Tilburg de zesde stad van het land. Ondernemend, actief, innovatief. Hard werken gaat hier hand in hand met gezelligheid. Cultuurliefhebbers komen volop aan hun trekken bij de vele evenementen, musea en gevarieerde optredens. Door de vele ontwikkelingen in de Binnenstad, Spoorzone en Piushaven wordt het stadshart steeds aantrekkelijker. De prachtige groene omgeving met veel bos nodigt uit om heerlijk te ontspannen. Er zijn prima onderwijsinstellingen op alle niveaus en er is een breed aanbod op het vlak van sport, horeca, zorg en welzijn.

De afdeling
Voor de afdeling Informatievoorziening is het verzamelen van gegevens en deze beschikbaar stellen aan anderen de belangrijkste taak. Dat klinkt eenvoudiger dan het is. De afdeling verzamelt gegevens, maar bewerkt deze zodanig dat ze waardevol en bruikbaar zijn voor de andere afdelingen binnen de gemeente én voor externe partners. Ze worden geanalyseerd, geïnterpreteerd, verrijkt en actief verspreid. De afnemers van de informatie moeten ervan op aan kunnen dat de gegevens betrouwbaar, compleet én ook gemakkelijk vindbaar zijn. Ook helpt de afdeling met het onderhoud en beheer van een aantal informatiesystemen. En ze verzorgt onder andere de post, het archief, het betalingsverkeer en de salarisadministratie. De afdeling heeft bovendien een incassobureau.
De afdeling Informatievoorziening bestaat uit het cluster Financiën en Administratieve Ondersteuning (met daaronder vier teams), het cluster Basisadministraties (met daaronder twee teams) en het team Informatie en Kenniscentrum.

Team DIV
Het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) valt onder het cluster Financien en Administratieve Ondersteuning en is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van informatie aan collega's van de gemeente, maar indirect ook aan burgers van de stad. Bijna alle gegevens zijn digitaal opgeslagen. Er zijn wettelijke regels rond het beheren van archieven, en DIV zorgt dat daar aan wordt voldaan. Vanzelfsprekend zijn de documenten gemakkelijk en snel terug te vinden. De 35 medewerkers zijn er ook verantwoordelijk voor dat de gemeente voldoet aan de eisen van de Archiefwet: de verantwoordings- en bewijsplicht én het borgen van informatie voor historisch onderzoek.
avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met mevr. Marjon Kriellaars-Helden van Gemeente Tilburg ()

Over de organisatie

In Tilburg werken we vraaggericht. De vraag van de klant staat centraal. Daar zijn we permanent mee bezig. Dat betekent dat we de organisatie steeds opnieuw willen aanpassen aan veranderingen in de maatschappij en aan de wensen van de burger. Onze ambities zijn hoog: een gemeente die staat voor openheid en resultaat, waar je met plezier en met trots werkt. Het is niet altijd bekend, maar Tilburg loopt in veel ontwikkelingen voorop. Het kan altijd beter en daar streven we dan ook naar.

Werken bij de gemeente Tilburg betekent een goede balans tussen werk en privé én een prima pakket arbeidsvoorwaarden. Dat mag je verwachten van een grote en moderne werkgever. Je krijgt veel ruimte. Bijvoorbeeld om je uren naar eigen inzicht in te plannen. Ook als het nodig en handig is om thuis te werken. Daarnaast werkt maar liefst 30% van alle medewerkers in deeltijd. Uitstekende arbeidsvoorwaarden op jóuw maat.

meer over Gemeente Tilburg

Adres

Spoorlaan 181
5038 CB Tilburg

14 013