Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente TilburgOndersteuner kabinet, representatie en events

Ondersteuner kabinet, representatie en events

Vacature

Tijdelijk dienstverband voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

Informatie
Ben jij een dienstverlener pur sang en houd je van afwisselend werk in een dynamische omgeving, dan hebben wij de ideale baan voor je. Voor het cluster Kabinet, Representatie en Events zoeken we een medewerker ondersteuning. In deze functie draag je zorg voor de efficiënte en effectieve voorbereiding en uitvoering van diverse administratieve en ondersteunende taken. De gevarieerde taken bevatten aspecten van onder meer agendabeheer, inkoop, administratie, logistiek en procesbewaking, waarbij je ook zelfstandige taken hebt. Ben jij iemand die gevoel heeft voor verhoudingen, die graag initiatief toont, zelfstandig werkzaamheden kan plannen en organiseren en een flexibele werkhouding heeft, dan maken we graag nader kennis met je!
Een greep uit de voorkomende werkzaamheden:
  • Coördinatie van felicitaties voor huwelijksjubilea + 100-jarigen in de stad, het plannen van felicitatiebezoeken van de burgemeester in nauw overleg met de bestuurssecretaresse, het bestellen van bloemen, het maken van briefings voor de burgemeester en het bijhouden van kwartaaloverzichten.
  • Ondersteuning bij de voorbereiding en organisatie van Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen en de lintjesregen, zoals adresbestanden en uitnodigingsbrieven maken, overzichten bijhouden, benodigde informatie opvragen, gepersonaliseerde mailings verzorgen, fotograaf regelen en uittreksels opvragen.
  • Beheer van de Representatie-agenda, zoals het inplannen van de activiteiten van de jaarkalender, versturen van vergaderverzoeken aan het college, afstemmen met het bestuurssecretariaat.
  • Ondersteuning bij strategische relatie-evenementen, zoals het versturen van uitnodigingen, bijhouden van aanmeldingen en versturen van toegangskaarten voor een evenement.
  • Voorbereiding en ondersteuning van bezoeken van wethouders in de stad en in de wijken.
  • Opstellen van gegevens- en informatieoverzichten ter controle van de voortgang.
  • Eenvoudige correspondentie en verzorgen van mailings, zowel op papier als digitaal.
  • Werken met en beheren van een relatiebeheersysteem.

Functie-eisen
  • Minimaal een mbo-diploma.
  • Minimaal 5 jaar werkervaring met ondersteunende werkzaamheden, zoals agendabeheer en andere secretariële taken.
  • Goede kennis van de gemeentelijke organisatie.
  • Goede kennis van Word en Excel.
  • Een representatieve persoon in woord en beeld.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.
  • Ervaring met het werken voor directie of bestuur of kabinetwerk.
Jij bent iemand die
  • Bestuurs- en organisatiesensitief is.
  • Communicatief vaardig is.
  • Accuraat, precies en zorgvuldig werkt.
  • Zelfstandig kan werken en prioriteiten kan stellen.
  • Proactief is; initiatief toont en enthousiast is.
  • Kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Rust brengt en stressbestendig is.
  • Flexibel is.
  • Interesse heeft in activiteiten in de stad.
Jij beschikt over deze competenties
  • Samenwerken
  • Resultaatgerichtheid
  • Oog voor detail
  • Planmatig werken

Arbeidsvoorwaarden
Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 7 (aanloopschaal 6). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 1.915,- en maximaal € 3.145,- bruto per maand.
  • Goede werk-privébalans.
  • Tijdelijk dienstverband voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
  • Een individueel keuzebudget van 17,05 % wat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt.
  • Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).
  • Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg.
  • Een functie bij de beste overheidsorganisatie van het jaar (2019).

Contactinformatie
Solliciteer via de onderstaande button. Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Nicole Haarsma, teammanager Communicatie, via 06 - 15 47 94 16. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar personeel@tilburg.nl onder vermelding van vacaturenummer: COM20-03e.

Aantrekkelijke stad
De stad Tilburg en de dorpen Udenhout en Berkel-Enschot liggen in het Hart van Brabant, waar het leven goed is en mensen zich snel thuis voelen. Tilburg is met 219.000 inwoners een stad van formaat. Ondernemend, actief, innovatief. Hard werken gaat hier hand in hand met gezelligheid. Cultuurliefhebbers komen volop aan hun trekken bij de vele evenementen en musea. Door de vele ontwikkelingen in de Binnenstad, Spoorzone en Piushaven wordt het stadshart steeds aantrekkelijker. De prachtige groene omgeving met veel bos nodigt uit om heerlijk te ontspannen. Er zijn prima onderwijsinstellingen op alle niveaus en er is een breed aanbod op het vlak van sport, horeca, zorg en welzijn.

Professionele netwerkorganisatie
Gemeente Tilburg: 1900 professionals en een jaarbegroting van 985 miljoen euro. Een flinke organisatie dus, met een uitgebreid takenpakket en alle uitdagingen die horen bij een grote gemeente. Een organisatie ook, die in beweging is en steeds meer aansluit bij initiatieven, ideeën en energie in de samenleving. Met een duidelijk doel: samen met inwoners en bedrijven zorgen dat mensen in Tilburg gezond en gelukkig kunnen zijn, nu en in de toekomst. De lijnen zijn kort, de sfeer is toegankelijk. Gewoon, mouwen opstropen en aan de slag om slimme oplossingen te bedenken, ook voor complexe problemen. De gemeente Tilburg loopt graag voorop. Niet voor niets morgen wij ons de beste overheidsorganisatie van het jaar noemen. Verbindend, daadkrachtig en vernieuwend, dat is typisch Tilburgs. Binnen de gemeentegrenzen, maar ook vaak daarbuiten, samen met de andere gemeenten in Brabant.

De afdeling Communicatie
Voor een communicatieafdeling is dat een heerlijke setting, want het schept een omgevingsgerichte cultuur waar het draait om samenwerking én de inhoud. Er staat een professionele afdeling waar de basis uitstekend op orde is, wat ruimte geeft voor vernieuwing, voor experimenten en voor initiatief. De afdeling Communicatie ondersteunt het college en de organisatie bij hun externe en interne communicatie. Als afdeling zetten wij ons in voor een communicatieve organisatie, een organisatie die omgevingsbewust is en de inwoners en opgaven van de stad centraal stelt. Wij helpen bestuurders en collega's aan te sluiten bij de agenda van de wijken en de stad. De afdeling bestaat uit drie teams: Strategie en Bestuurswoordvoering, Beleidscommunicatie en Concern- en interne communicatie.

Bij dat laatste team ga jij aan de slag als ondersteuner van het cluster Kabinet, Representatie en Events om jouw collega's en het college te ondersteunen bij hun representatieve activiteiten in de wijken van de stad. Dit cluster houdt zich bezig met de ondersteuning van burgemeester en wethouders in de uitvoering van hun representatieve taken. Zo zijn ze verantwoordelijk voor relatiebeheer en relatie-events, herdenkingen en vieringen in de stad, bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders en Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen. Jouw werk draagt bij aan de trots op Tilburg en het gevoel van Tilburgers dat zij ertoe doen. Wat ons bindt? De blik naar buiten, passie en natuurlijk liefde voor de stad Tilburg en haar inwoners.
avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met Nicole Haarsma van Gemeente Tilburg ()

Over de organisatie

In Tilburg werken we vraaggericht. De vraag van de klant staat centraal. Daar zijn we permanent mee bezig. Dat betekent dat we de organisatie steeds opnieuw willen aanpassen aan veranderingen in de maatschappij en aan de wensen van de burger. Onze ambities zijn hoog: een gemeente die staat voor openheid en resultaat, waar je met plezier en met trots werkt. Het is niet altijd bekend, maar Tilburg loopt in veel ontwikkelingen voorop. Het kan altijd beter en daar streven we dan ook naar.

Werken bij de gemeente Tilburg betekent een goede balans tussen werk en privé én een prima pakket arbeidsvoorwaarden. Dat mag je verwachten van een grote en moderne werkgever. Je krijgt veel ruimte. Bijvoorbeeld om je uren naar eigen inzicht in te plannen. Ook als het nodig en handig is om thuis te werken. Daarnaast werkt maar liefst 30% van alle medewerkers in deeltijd. Uitstekende arbeidsvoorwaarden op jóuw maat.

meer over Gemeente Tilburg

Adres

Spoorlaan 181
5038 CB Tilburg

14 013